人員配置システムとは? 人員配置の目的、考え方、最適化の方法について

人員配置システムとは、従業員や事業に関わる人の配置を可視化したシステムのことです。ここでは人員配置の目的や最適化の方法などについて解説します。

1.人員配置システムとは?

人員配置システムとは、従業員やスタッフの配置を可視化し、生産性の高い組織を構築するためのマネジメントシステムです。

人員配置システムを活用すると、部門や支店、プロジェクトごとの現状を把握できたり、配置変更後の組織図を感覚的にシミュレーションしたりできます。

人員配置システムを使うメリットとは

人員配置システムを使うと、従業員一人ひとりの現状を把握しやすくなります。従来の勤務表では、「誰がどこにいるか」「どのような業務にあたっているか」「どのようなスキルを持っているか」といった情報を把握するのが困難でした。

しかし人員配置システムを活用すると、こうした情報を一元管理できるため、把握しやすくなるのです。

生産性の高い組織を構築するためには、人員配置システムの活用が欠かせません。タレントマネジメントとも呼ばれる人員配置は、日本だけでなく海外でも主流な人事施策として重要視されています。

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2.システムを使った「人員配置」とは?

人員配置とは、「組織内の人数」「人員構成」「スキルや適性」「配置状況」などを最適化して、生産性の高い組織を構築する人事マネジメントのこと。組織は人員配置システムを活用して、戦略的な人事異動を行う必要があります。

人員配置には種類がある

一言で「人員配置」といってもそこにはさまざまな手法が含まれています。人員配置のなかでも代表的なものが、以下の2つです。

  • 異動:従業員のスキルや知識、経験などを加味して行う人員配置
  • 配置転換:同一の組織内で、長期にわたって職務内容や勤務場所などが変更される人員配置

人員配置には、ほかにも次のような施策が含まれています。

組織・雇用体制の変更

ベンチャー企業やスタートアップ企業などに多く見られるのが、組織全体の業務効率を改善するために行う人員配置。企業は現状課題の解決、生産性向上のため、戦略的に組織体制の変更を行う必要があります。

組織体制の変更に伴う人員配置は企業全体の命運を分ける可能性があるため、時間やコストを十分にかけて慎重に行わなければなりません。

新規採用

既存従業員の配置変更はもちろん、新しい風を組織内に取り入れるための新規採用も人員配置のひとつです。新卒採用には組織にフレッシュさをもたらし、将来の幹部候補を育成できるといったメリットがあります。

また中途採用で経験豊富な従業員を雇用できれば、教育にかかるコストを削減しながら即戦力を確保できるのです。

役職変更や昇進

人員配置には、役職変更や昇進などを通じて従業員のモチベーションを高める方法も含まれています。従業員は会社からの評価を目に見える形で受けられるため、仕事上の責任感が増し、高いモチベーションを維持できるようになるのです。

なお役職変更を行う際は、従業員がプレッシャーを感じすぎないよう企業側から適切なフォローを入れましょう。

雇止め

人員配置のなかにはポジティブな施策だけでなく、ネガティブな施策もあります。雇止めや契約の解除、リストラなどがその例です。

業績悪化や従業員の就業態度の悪さなど合理的な理由がある場合、企業はやむを得ず従業員を退職させることになります。またリストラや雇止めにあう本人だけでなく、まわりの従業員が異動になる場合もあるでしょう。

いずれもポジティブな人員配置とはいえないため、これらの施策を行う際は正当な理由と周囲への配慮が不可欠です。

人員配置の目的を理解する

人員配置を行う際は、施策の目的を正しく周知、理解してもらう必要があります。人員配置の大きな目的は、組織内における業務の適正化と効率化を実現すること。

「従業員を適材適所に配置・異動して、組織として最大限のパフォーマンスを発揮する・組織全体としての利益を追求して目標を実現する」これが人員配置の目的です。

事業計画を達成させる

人員配置の目的についてもう少し掘り下げてみましょう。人員配置により組織業務の適正化・効率化が実現できると、組織の生産性や業績向上など組織全体としての利益追求が可能になります。

注力したい事業や部門に人的リソースを投入したり、従業員の適性や経験に応じた適材適所な配置を行ったりしてパフォーマンスを最大限に引き出すのです。これにより事業計画の達成につながるでしょう。

人材を効率的に育成する

企業は自社の人材育成計画にもとづいて、戦略的な人事異動を行う必要があります。ここで注目されているのが「ジョブローテーション」と呼ばれる人事異動。複数の職務を経験させることで従業員の能力を開発させ、同時に業務の属人化を防ぎます。

ジョブローテーションによって部署間の連携が円滑になったり、新たなアイデアやイノベーションを生むきっかけになったりする場合もあるのです。

システムを使った人員配置にはさまざまな手法があります。自社の目的や課題、現状を正しく踏まえたうえで実施しましょう

3.システムで人員配置を進めるときの考え方4つ

システムを活用して人員配置を行う際、どのような流れで進めていけばよいのでしょうか。ここでは人員配置を進める際の考え方を、以下4つの計画に分けて解説します。

  1. 定員計画で大枠を決める
  2. 要員計画で必要な人数を割り出す
  3. 人員計画で人員の配置を計画する
  4. 代謝計画で差分を埋める

①定員計画で大枠を決める

「定員計画」とは、必要な人員数を計画として取りまとめること。人員配置を進める際はまず、会社の年度目標などを達成するために必要な人員数を大枠で決めていきます。

目標達成のために、会社全体として人員数を増やしたいのか減らしたいのか、もしくは維持したいのかを定めていく段階です。おおよその人員数が決まれば、人件費の試算も可能になります。

②要員計画で必要な人数を割り出す

続いて、現在の人員数や予算などをもとに、各部門に必要な人員数を計画する「要員計画」を立てます。

「新規事業や業績のよい部門には要員数を厚く」「収益性のよくない部門や直接収益に結びつかない部門などは、外注に出して定員を少なく見積もる」など、定員計画から一段階掘り下げた、雇用形態別の人員数や外注化による人件費も盛り込んだ段階です。

③人員計画で人員の配置を計画する

要員計画で雇用形態別の人件費や人員数を算出したら、その計画を個人レベルに落とし込んでいきます。要員計画にもとづき、異動や配置転換、昇進などを個人単位で検討する段階を「人員計画」と呼ぶのです。

人員計画は、企業が中長期的に立てた事業計画や労働市場の状況を踏まえて作成された要員計画に則って策定されます。目的は、「採用や異動、配置をどのように行うか」「そのコストはどうするのか」などを個人単位で計画し、企業目的の実現を図ることです。

④代謝計画で差分を埋める

人員配置はこれらの計画を立て、一度実行すれば終わりというものではありません。結果的に人員が足りなくなったり、予想していた以上に効果が見込めなかったりと、要員計画の段階では発覚しなかった問題が起こる状況も考えられるでしょう。

そこで「代謝計画」と呼ばれる要員計画と人員計画との差を埋めるための計画を立てるのです。「異業種での経験がある人材を採用して新たなアイデアの創出を期待」「同業他社の経験がある人材を採用して戦力を増やす」などが具体的な方法として挙げられます。

人員配置を進める際は、「定員計画」「要員計画」「人員計画」「代謝計画」の4つの計画を立てて、適切に進めていくとよいでしょう。

4.人員配置システムで人員を適材適所に配置するときのポイント4つ

人員配置の最適化を図るためには、適材適所の人員配置が必要です。ここでは以下4つの観点から、人員配置のポイントについて見ていきましょう。

  1. 従業員一人ひとりのデータを適切に把握する
  2. 現状と目標を明確にする
  3. 事前にヒアリングする
  4. 配置後に効果を測定する

①従業員一人ひとりのデータを適切に把握する

失敗として多いのが、現場の監督者しか従業員に関するデータを持っていなかったというケース。これは人員配置だけでなく、適切な評価を妨げる要因にもなります。

人員配置システムを活用して、「採用時の面接情報」「資格取得履歴」「研修の受講履歴」「人事面談のログ」などについて一元管理・分析できる環境を整えておきましょう。

②現状と目標を明確にする

最適な人員配置の実現には、現状と目標の明確化が欠かせません。以下を見ながら、業務と人員のバランスを見極めましょう。

  • 業務量に対するマンパワーは適切か
  • 必要なスキルや経験を持つスタッフは在籍しているか

現状に対して目標を立てる際は、1か月や6か月、1年など期間を区切り、それぞれの範囲で売上実績や目標達成度などを管理・確認していくとよいでしょう。

③事前にヒアリングする

人員配置の適材適所を実現させるには、従業員の声にしっかりと耳を傾ける必要があります。

  • 現在担当している業務の内容や量に不満はないか
  • 現在の業務に関する不安や疑問などはないか
  • 担当している業務以外で興味のある仕事はあるか

ヒアリングを行う際は、圧迫感によって本音を話しにくい雰囲気にならないよう注意しましょう。

④配置後に効果を測定する

人員配置の効果があったかどうかは、配置後の効果測定を行わなければ判断できません。人員配置をする前と後で、以下にどのような変化があったかを分析しましょう。

  • 従業員満足度の変化
  • 人員数と業務量のバランスは適切か
  • 部署内の人間関係やチームワークはどのように変化したか
  • 生産性やエラー率に変化があったか

効果測定の結果、人員配置による効果が薄まってきたと感じた場合は再実施も検討しておくとよいでしょう。

効果測定の結果は次回の人員配置における新たな指標にもなります。面談での調査やヒアリングが難しい場合は、アンケートを活用するとよいでしょう

5.システムで人員配置をおこなうメリット

システムを利用して最適な人員配置を行うと、以下4つのメリットが得られます。

  1. 生産性の向上
  2. 従業員のストレス軽減
  3. 人件費の削減
  4. 従業員のモチベーションアップ

①生産性の向上

従業員のスキルや経験、キャリアなどの特性が配置先業務とマッチすれば、効率よく業務を実施できるため、生産性も向上しやすくなります。

一方、人員配置を行っても生産性が上がらない、かえって下がってしまった、といった場合は人員配置に問題のある可能性が高いです。人員配置は業績や周囲の状況に応じて流動的に再構築していきましょう。

②従業員のストレス軽減

組織内におけるメンタルヘルス不全の原因は、「業務量」「業務の質」「人間関係」の3つに分かれます。

人員配置ではこの3つの原因に対する多角的なアプローチが可能です。適材適所な人員配置により仕事の負荷が適切なものになれば、給与面や環境面での不満が減るため、従業員のストレス軽減につながります。

③人件費の削減

適切な人員配置ができていれば、必要以上に従業員を雇う必要がなくなります。部署や業務ごとに適切な従業員を配置して人員配置を適正化すると、業務量と質を最低限の人員数で回せるようになるのです。そしてこれが人件費の削減にもつながります。

最適な人員配置は無駄な人件費を削減し、収益性を改善することでもあるのです。

④従業員のモチベーションアップ

従業員が希望する部署や働き方を尊重した人員配置は、従業員満足度の向上につながります。言い換えれば、従業員が希望しない業務を担当させるとモチベーションが低下し、生産性の低下、離職につながるのです。

生産性の高い良好な人間関係、業務と希望がマッチした人員配置は離職防止の効果もあるといえます。

人員配置システムを活用すると、「生産性の向上」「従業員のストレス軽減」「人件費の削減」「従業員のモチベーションアップ」といったメリットが得られます

6.人員配置表・図の作成について

適切な人員配置を実現させるには「人員配置表(図)」の作成が有効です。作成の方法は、有料から無料までさまざまあります。最後に人員配置表(図)の作成方法や、作成における注意点について解説しましょう。

人員配置表・図の作成項目を知る

人員配置表(図)とは、従業員一人ひとりの特性を組織図のような配置図に落とし込み、視界的に理解しやすくした図表のこと。人員配置表(図)の項目には、「仕事内容」「配置人数」「勤怠」「雇用形態」「シフト」などさまざまな種類があります。

これらの項目を自社の環境や課題に合わせてピックアップした図表を作ると、現在の組織業務とそれに携わる人員を正確に把握できるのです。

作成するときの注意点

人員配置表(図)を作成する際は、従業員が将来的に希望するキャリアプランやニーズを確認し、配置後はフォローとフィードバックを行いましょう。

人員配置を実施する前に、「どの部署で実施するのか」「どの業務に対して実施するのか」「対象となる役職はどこか」「いつ配置を行うのか」などを取りまとめて、該当する配置先と共有し検討するのです。

人員配置後のフォローとフィードバックには、「人事のブラックボックス化を防ぐ」「部署別の人事ノウハウを蓄積する」といった目的もあります。

人員配置表(図)を作成し、組織を俯瞰してみましょう。全貌を見ていくと、人事業務の効率化、適材適所の人員配置が実現できます