人員配置計画とは? 目的、考え方、最適化の方法、人員配置表について

人員配置計画は、企業の事業を拡大するためには必要不可欠です。人員配置計画の目的や効果的な実施方法について、見ていきましょう。

1.人員配置計画とは?

人員配置計画とは、社員それぞれの特性を見極め、社内のあらゆる部署へ人材を適材適所に配分すること。業務の最適化を図るための戦略的人事異動で、人事マネジメント手法のひとつです。

人員配置計画は、昨今の人材不足問題を解決する戦略的かつ効率的な人材活用戦略の1つとして、大きな注目を集めています

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2.人員配置計画の目的について

人員配置計画の目的は、下記の3つです。

  1. 企業目標の達成
  2. 労働環境の改善
  3. 社員の離職防止

目的を達成するには、社員を適材適所に配置する必要があります。ただしその際、一方的な人員配置を押し付けるのではなく、社員それぞれのニーズに応えることも重要です。

企業目標の達成

各企業が掲げた経営計画や事業計画の達成が、人員配置計画における最大の目的です。社員のこれまでの経験やスキル、特性を見極めて適材適所で人員配置計画を行う必要があります。

人員配置計画には、「不足部署へ余剰人員を配置」「課題解決のため優秀社員を配置」「事業縮小による人員削減」など、さまざまなケースがあるのです。

労働環境の改善

働きやすい社内の環境を整え、また適切な役割を与えると、社員は個々の力を組織内で十分に発揮できます。終身雇用制度が事実上崩壊したため、社員の仕事に対する意識は多様化。

人員配置計画においては、社員それぞれの思いに耳を傾けることも重要です。若手社員を中心に長期に渡って活躍してもらうためにも、社員のニーズをふまえて配置状況の見直しや再配置も検討しましょう。柔軟かつ適切に対応していくことが大切です。

離職防止

適切な人員配置が行われないと、離職につながってしまう可能性があります。十分にスキルを発揮できなかったり、人間関係のミスマッチなどが起こったりして、社員のモチベーションが下がってしまうためです。

十分なスキルをもつ優秀な社員ほど、現状を早々に見極めます。そして自分に合う企業へ転職を検討して、早期退職につながるケースも少なくありません。

多様化する社員のニーズに柔軟に対応して適切な人員配置計画を行うと、人材流出を防ぎ、企業目標の達成に貢献できます

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3.人員配置計画の種類

人員配置計画には、いくつか種類があります。そのときの会社の状況や人材特性に鑑みて、さまざまな人員配置方法を組み合わせると、戦略的かつ効果的に業務遂行を図れるでしょう。最終的には事業計画の達成や利益向上につながります。

  1. 人事異動
  2. 新卒・中途採用
  3. 職位の変更
  4. 雇用形態や勤務時間の変更
  5. 解雇

①人事異動

よく耳にする人事異動は人員配置計画のひとつで、ひんぱんに行われる場合も多いです。異なる部署に配属され新しい知識や経験を得て、モチベーションの向上につなげます。

社員のスキルや知識、経験や勤務態度を分析・考慮したうえで、部署と調整しながら進めていくとよいでしょう。

②新卒・中途採用

新卒や中途採用など新しく人材を採用して各部署に配属させることも、人員配置計画のひとつです。新卒と中途では企業側の採用目的がそれぞれ異なります。

新規採用には欠員補充という目的だけでなく、新しい風を入れて会社全体の活力を維持する目的もあるのです。新規採用した人材には、既存社員との兼ね合いや育成計画などをふまえた配置にしましょう。

③職位の変更

社員のモチベーションアップ効果が期待できる人員配置計画に、職位を上げる昇格や昇進があります。

「社員からリーダー」「課長から部長」など職位が上がると、スキルアップはもちろん、モチベーションアップやパフォーマンスの向上、業務効率化が期待できるのです。

④雇用形態や勤務時間の変更

雇用形態の変更も、人員配置計画のひとつです。新卒で入社して定年まで働き続ける終身雇用の時代は終わり、スキルやライフスタイルに合わせてアルバイトや契約社員、派遣社員などの正社員以外の雇用形態を選べるようになりました。

契約社員から正社員へ雇用形態を変更するケースでは、給料だけでなく業務範囲も広がるため、社員のモチベーション向上につながるでしょう。

⑤解雇

人員配置計画には、雇用を維持しながら適材適所に人材配置をする方法だけでなく、経営不振や組織再構築を理由に、経営維持のために社員を解雇するという判断も含まれます。企業が生き残っていくための手段として利用される場合もあるでしょう。

ただし日本では、法的に見て社員の解雇はかんたんに実施できません。また実際に解雇するまでにはいくつかの手順と時間を要するため、ある種最終手段といえます。したがって企業は、解雇を回避するためにさまざまな企業努力を行う必要があるのです。

人員配置計画と呼ばれる人事マネジメントには、ポジティブなものからネガティブなものまで5つの方法があります。目的によって使い分けましょう

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4.人員配置で重要となる4つの計画とは?

5つの人員配置計画を戦略的かつ効率的に実行するためには、事前の計画が重要となるのです。実行前に必要な計画を4つ、解説します。

  1. 定員計画
  2. 要員計画
  3. 人員計画
  4. 代謝計画

①定員計画

定員計画とは、企業の年度目標に合わせて必要な人員数を算出すること。人員配置を検討するうえで最初に計画する内容となり、社員それぞれの階級や役職、雇用形態に応じて給与を計算し、大枠の人件費の見込みを立てるのです。

人件費の決定は社員の給与に影響するもの。モチベーションの低下につながらないか、よく検討しましょう。

②要員計画

要員計画とは、企業の経営計画や事業計画を達成するために、適切な人員配置や採用活動に関する計画のこと。企業を取り巻く環境の変化も想定し、必要な人員数だけでなく、どのようなスキルや特性をもった人材が必要かどうかまで、考慮する必要があるのです。

要員計画は、中長期的な経営計画と連動して策定することが望ましいでしょう。

③人員計画

人員計画とは、要員計画を実施するための計画です。経営計画や事業計画によって作られた要員計画をもとに社員一人ひとりに対して、異動や配置転換、昇進や雇用形態の変更などを考慮したうえで計画を作ります。

社員数のみならず、人件費や教育研修費などのコスト面、新しい役職や部署などの企業体制にもかかわるため、全体のバランスを考えて策定しましょう。

④代謝計画

代謝計画とは、必要な人員数を計画した要員計画と、社員一人ひとりを対象にした人員計画とのギャップを埋めるための計画のこと。

計画を進める際、どんなに綿密な計画を策定しても人手不足が発覚する場合もあります。このようなときに、新卒や中途採用、部署異動といった代謝計画を策定するのです。

4つの計画を適切に進めるためには、企業側が必要とする経営計画上の数値を見ながら、合理的に立案しましょう。社員との軋轢を生じさせないため、普段から密なコミュニケーションを取ることも重要です

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5.効果的な人員配置計画を行うには?

効果的な人員配置計画を行うためには、下記4つのポイントが重要となります。それぞれについて見ていきましょう。

  1. 社員データの共有
  2. 人事評価を行う
  3. 社員の意見を反映
  4. 人員配置計画後の効果を測定

①社員データの共有

企業によっては、「年度ごとの評価や資格取得状況、異動歴など社員の情報が一元管理されていない」「現場の上司や監督者のみしか情報を知らない」という状況も少なくありません。

このような状況では人事部側にて正当な評価や分析ができず、全社的な適材適所の人員配置ができなくなってしまいます。社員情報の見える化と一元管理によって、人員配置の効果や効率が高まるでしょう。

②人事評価を行う

人事評価結果や目標達成率、面談のフィードバックなどの情報をもとに、「実施した人員配置計画が適性だったか・効果があったか」検証しましょう。同時に「現状の社内のニーズや課題を明確にする」「掲げられていた課題が解決されていたかの確認」も重要です。

③社員の意見を反映

より適切で効果的な人員配置を行い、社員のパフォーマンスをより一層高めるには、社員の考え方や価値観、意見などに寄り添うことも必要となります。

「現在の業務量や業務に対する不安や疑問」「今後のキャリアプラン」「企業に対して期待する事柄」などより本音を引き出すには、アンケートの実施や話しやすい環境作りなどの工夫が有効です。

④人員配置計画後の効果を測定

人員配置計画を行ったあと、人員配置計画がどれだけ会社に効果をもたらしたか、検証します。人員配置前後の部署や業務ごとの売上高や契約数、利益率など経営上必要な情報を数値化して、効果測定を行いましょう。

これら以外にも必要な項目があればできる限り数値化し、その効果を測定すると人員配置計画の効果をより詳しく把握できます。数字だけでなくアンケートなどで意見を吸い上げるのも有効な方法です。

効果的な人員配置を実現するためにも、社員一人ひとりの細かな情報を収集・管理し、「計画」「実行」「評価」「改善」いわゆるPDCAサイクルを適切に回しましょう

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6.人員配置計画表・人員配置計画図の作成とは?

人員配置計画表とは、対象となる人員や部署、役職やタイミングなどの情報をまとめて、分かりやすく図表化したものです。部署内での人員のバランスと業務内容との相性の両方に配慮しながら作成することが、重要となります。

収集すべき項目がある

人員配置計画表や計画図の作成に必要な項目は、各企業によってさまざまです。「人件費」「稼働人員数」「年齢」「雇用形態」「経歴や実務経験」「勤怠や労働時間」「売り上げ目標」「販売数」など、自社に適した項目の選択が必要となります。

エクセルなどで作成した表もよいですが、組織図のような配置図として整理すると見やすくなるでしょう。

人材管理システムやアプリなどで作ると効率的

人員配置計画表はあらゆる情報が必要となるため、作成に時間がかかりがちです。人事管理システムやアプリを利用して全社員データを一元管理すれば、必要なときに必要な情報を取り出せるため、作成をスムーズに進められるでしょう。

こうしたシステムやアプリでは、「入社や退社の推移」「役職や年齢の割合」「社員のパフォーマンス」などをグラフにて可視化できます。

また勤続期間などの推移や人件費などの数値も含めて、より複雑にシミュレーションできる場合もあるのです。人員配置計画表は、人事管理システムやアプリの機能を利用するとよいでしょう。

人員配置で最適な計画を施策するためには、社員情報の収集や分析が欠かせません。人事管理システムやアプリなどの機能を利用すると、作業を簡便に行えるでしょう