人員配置アプリとは? 人員配置の目的、考え方、最適化の方法について

企業の事業拡大には欠かせない人員配置。効率よく実施するには、目的や考え方を知ったうえで、人員配置アプリを活用するとよいでしょう。

1.人員配置アプリとは?

人員配置アプリとは、人員配置をサポートできるアプリのこと。社員やスタッフの配置を可視化できるため、業務の効率化や最適化を図れます。

部門や支店、プロジェクトなどといったグループ別管理や、配置を移動させるシミュレーション機能などが使用できる場合もあるようです。

ほかの情報と連携して横断的に人材検索できる

人員配置アプリを利用すると、ほかの情報と連携して横断的な人材検索が可能になります。たとえば勤務表だけでは「誰がどこにいるか」「どのような業務にあたっているか」「どのようなスキルを持っているか」が把握しにくいでしょう。

人員配置アプリならシフトや社員情報などと連動できるため、PCやスマートフォンからこれらの情報を把握しやすいのです。

人材不足を早めに感知しやすい

人員配置アプリは、人材不足を早めに感知しやすいといった特徴を持ちます。シフトとの連動が可能な人材配置アプリには、人員不足を知らせるアラート機能などがついている場合もあるのです。

この機能によって人員不足になっている支社や部門などを早い段階で把握できるため、早めに人材の育成や採用が進められるでしょう。

人員配置アプリは人員配置に関する業務の効率化に役立つのです。PCやスマートフォンと連動すると、最新の人材情報や人材が不足する部門を確認できます

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2.アプリで効率化できる「人員配置」とは?

人員配置の目的はさまざまです。ここでは目的それぞれについて、見ていきます。

人員配置の目的について

人員配置の目的は、特性に合った部署へ社員を配置すること。人材配置を行う際は、社員の得意分野や価値観、得ている技術などを1人ずつヒアリングし、社員の個性にマッチした部署へ配属する必要があります。

人員配置が適切に行えていない場合、収益の減少や業務効率の低下だけでなく、退職者が増加する恐れもあるのです。ここからは、目的を掘り下げて見ていきます。

経営戦略や事業計画の達成

人員配置の目的のひとつは、経営戦略や事業計画の達成。社員の能力や希望、知識などに適した人員配置を行って、業務の適正化と効率化を実現するのです。

各部門の業務効率が上がるため、組織の生産性や業績アップなどが実現し、組織全体での利益追求はもちろん、経営戦略や事業計画の達成が可能となるでしょう。

人材の育成人材配置のもうひとつの目的は、人材育成です。働く環境が変わると社員の意欲が高まったり、新たな知識や経験を得たりする可能性が高まります。

人材育成計画にもとづいて戦略的な異動を行うと、複数の職務を経験する社員が増えるでしょう。そしてこれらの経験は社員の能力開発につながり、新たな知識や経験を得た社員は、さらに別の職務を遂行できるようになるのです。

人員配置の種類

人員配置はただ単に部署や課、勤務先を変更するだけではありません。人員配置には、いくつかの種類があり、それぞれの目的や効果も異なるのです。人員配置で人員のパフォーマンスを最大化するためにも、人員配置の種類と特徴について知っておきましょう。

人事異動

人事異動は、部署の異動や転勤、出向といった労働環境の変化になります。目的は、「新規事業に人材を投入する」「人材育成のためジョブローテーションを行う」「適材適所に人員を配置する」「組織のマンネリ化を防ぐ」などです。

役職やポジションの変更

会社の経営や人事戦略にて、業務に求められる適性や役職者に求められる要件は変化します。そのため、人材と役職の最適な組み合わせを考える必要があるのです。また社員の役職が固定されるのを防ぐために行う場合もあります。

昇進などの役職変更を行うことで給与が増加した場合、社員のモチベーションアップや離職防止といった効果が期待できるでしょう。

雇用形態や勤務時間の変更

雇用形態には、正社員や契約社員、派遣やパート、アルバイトなどさまざまあります。人によってワークライフバランスは異なるため、必ずしも現在の雇用形態が最適とは限りません。

雇用形態の変更に応じて業務範囲や裁量、給料が大きく変わると、社員それぞれのモチベーションアップにつながるのです。特に正社員は「社会保険の利用」「賞与が与えられる」などメリットも多いです。

人材の採用

既存の社員だけで会社の人材配置が完了しない場合、新しい人材の採用が必要となるでしょう。

「どの業務にどのようなスキルを持つ人材が必要か」「人材が必要なのは短期間か長期間なのか」などによって、募集する人材も新卒か中途もしくは派遣というように、募集する人材が変わります。

雇用契約の解除

事業の廃止や事業規模の縮小などといった理由のもと、雇い止めやリストラなどの形式で行われます。基本、派遣社員や有期雇用のパート社員、契約社員などが対象になりやすいといえるでしょう。

そのため近年、社員にヒアリングをして退職希望者を募る、あるいは希望退職制度や早期退職制度を活用する企業も増加しています。

人員配置では、目的や期待する効果によって人材配置の種類を使い分ける必要があります。社員のスキルアップやモチベーションアップにつながる種類を選びましょう

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3.人員配置アプリにも必要となる「計画」とは?

人員配置アプリを利用するには、事前に計画を立てておく必要があります。実際に人員配置を行う際、具体的施策に落とし込むための流れはもちろん、考え方の大枠を固めるという作業が必要だからです。

人員配置を行う際に必要となる4つの計画について、解説しましょう。

定員計画で大枠の見込みを立てる

まずは定員計画で大枠の見込みを立てなければなりません。定員計画とは、年度目標の達成のために必要な人員数を計画として取りまとめること。また人員数とそれぞれの階級や役職から給与を計算し、大枠の人件費の見込みを立てます。

会社によっては目標定員数が決まっている場合もあるため、差異が出たときは定員計画の調整が必要になるでしょう。

要員計画で必要人数を割り出す

次に、要員計画で必要人数を割り出します。要員計画とは、現在の人員と事業計画や予算をもとにして、各部門に必要な人員数の計画を立てること。

要員計画は定員計画からさらに一段階深掘りし、雇用形態別の人員数や各人件費まで盛り込まれた、詳細な計画でなければなりません。

そのため会社の柱になっている基幹事業には手厚く要員を配置し、収益に直接結びつかない管理部門などは外注に出すなど、効率化を図る必要があります。

人員計画で人員の配置を考える

員計画とは、要員計画にもとづいて、具体的な計画に落とし込んだもの。ただ上記でご紹介したすべての計画を含める場合も多いので、どの範囲を指しているのか確認が必要です。

そのうえで、個々の人員について異動や配置転換、昇進などによる雇用形態の変更などの具体的な計画を進めていきます。

代謝計画で差を埋める

代謝計画とは、事業計画や予算をもとに各部門に必要な人員数を計画した要員計画と、人員計画との間に生じた差異を埋める計画のこと。どんなに細かく具体的に計画を立てても、要員計画と人員計画には差異が生じる場合も少なくありません。

そのため、代謝計画で柔軟な対応を取り、穴埋めに努めるのです。

人員配置には4つの計画があります。事業の状況と照らし合わせて、綿密な計画を立てたうえで人員配置を行いましょう

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4.人員配置アプリで適材適所の配置を行うには?

やみくもに人員配置を行っても、社員に担当した業務に対する適性がなければ効果は期待できません。ここでは、人員配置アプリを使って適材適所の人員配置を行うために有効な4つの施策をご紹介します。

  1. 今の人員配置状況を把握
  2. 各人材の能力を把握
  3. 各人材の希望を確認
  4. 人員配置実施後の効果を確認

①今の人員配置状況を把握

適した部署に人員配置をするには、現在の人員配置状況を可視化し、把握する必要があります。そのためにも「仕事内容」「配置人員」「社員の氏名」「雇用形態」「シフト勤怠」などの項目を網羅した人材配置表を作成するとよいでしょう。

アプリの人材配置表は、現在の組織業務と携わる人員をまとめる機能がついている場合も多いです。人員の管理漏れはもちろん、ダブルカウントなども防げます。

②各人材の能力を把握

適材適所に人員配置をするために工夫したいことが、各人材の能力の可視化です。「誰がどのチームで活躍できるのか」「それにより部署の成績がどのように伸びるのか」が重要となります。

社員それぞれのスキルや能力、今までの部署での実績を可視化すると、効率よく人員配置作業が進められるでしょう。アプリを使うと、情報検索がスムーズに進みます。

③各人材の希望を確認

人員配置で適材適所な配置をするためには、社員へのヒアリングが必要です。異動や配置転換の際、社員と1対1で面談を行うとよいでしょう。一方的な指示で異動や配置転換をするのは、会社への不満にもつながるため避けるべきです。

社員数が少なければ、面談でしっかりとヒアリングできます。社員数が多いなどで難しい場合はアンケートで異動希望の有無を確認すると、効率的にヒアリングできるでしょう。

④人員配置実施後の効果を確認

人員配置で適材適所に配置するためには、配置したあとの効果を確認することが大切です。人員配置をするだけでは何の達成にもなりません。人員配置後は、売上高や契約数、利益率などがどう変わっているのか、検証しましょう。

具体的な情報を数値化して比較するのがおすすめです。それらの情報は、今後も定期的におこなわれる人員配置の貴重なデータとなるでしょう。

人員配置の最適化を図るには、社員の適材適所が必要です。そのためにも現状の社内を把握し、人員配置適用後の効果を測定しましょう

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5.人員配置アプリで人員配置図や人員配置表を作るために

人員配置アプリで人員に関する情報を一元管理すると、人員配置図や人員配置表をかんたんに作成できます。よりよい人材配置図や配置表を作成するために設定するべき項目や、作成時の注意点について、解説しましょう。

設定する項目

人員配置表や人員配置図に設定しておくべき項目の例は、「仕事内容」「氏名」「年齢」「雇用形態」「経歴」「実務経験」「勤怠時間」「労働時間」など。

このような社員情報を設定しておくと、人材配置表をすぐに作れるのです。さらに「人件費」「稼働人員数」「配置人員」「売り上げ目標」「販売数」などを利用するケースも見られます。自社に適した項目を設定するようにしましょう。

作成時の注意点

人員配置図や配置表を作成する際の注意点は、「配置したあとのミスマッチを防ぐためにも、社員のニーズやキャリアプランをしっかりと確認すること」。そのためにも、配置したあとのフォローやフィードバックを忘れないようにしましょう。

人員配置アプリを使えば、PCやスマホからかんたんに人員配置図や人員配置表を作成できます。社員のニーズを確認して、配置後のフォローやフィードバックを行いましょう