グループウェアとは? 利用の実態、メリット・デメリット、機能、選ぶ際のポイント、サービス比較などについて

「グループウェア」とは企業や組織に属する人員同士の業務やコミュニケーションをサポートするシステムのこと。ここではその利用実態やメリット・デメリットについてご紹介しましょう。

1.グループウェアとは?

グループウェアとは企業や団体などの組織に属する人員のコミュニケーションを促し、業務の効率化を目的としたシステムのこと。業務を遂行する中でさまざまな情報の共有は不可欠。円滑に行われないと業務そのものに支障が生じることも少なくありません。

一般的に、グループウェアには「スケジュール管理」「ファイル」「会議室などの設備予約」「社員の連絡先」など、スムーズに業務を行うために大切な機能が搭載されています。

グループウェアとは、企業や組織におけるメンバーの業務やコミュニケーションを活性化させるシステムのことです

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2.グループウェアとコミュニケーションツールとの違い

ここでは「グループウェア」と混同されやすい、コミュニケーションツールについて見ていきましょう。

コミュニケーションツールは文字通り、主にコミュニケーションを図るために開発されたツールでチャットツールとも呼ばれています。しかし現在ではコミュニケーションツールも進化しており、グループウェアと同等の機能を持ったものも存在するのです。

「グループウェア」と「コミュニケーションツール」は同じものではないので、混同しないように気を付けましょう

3.グループウェア利用の実態

ここではグループウェアの実態について紹介します。導入率や人気のグループウェアについて具体的に見ていきましょう。

導入率と利用機関

ある機関が日本企業のグループウェアの導入状況を調べたところ、下記のような結果になりました。

「導入済み(リプレース予定なし)」が71.7%、「導入済み(リプレース予定あり)」が15.5%、「現在、導入していないし、今後も導入の予定なし」が9.7%、「現在、導入していないが導入を検討している」が3.1%。

この結果から、大半の企業がグループウェアを活用していると分かります。

よく使われているグループウェア

どのグループウェアが活用されているか調査したところ、1位が「Office 365」で28.4%、2位が「G Suite」で12.7%、3位が「サイボウズOffice」で9.6%、4位が「Microsoft Exchange Server」で8.6%、5位「desknet’s NEO」で7.6%でした。

よく使う機能

どのような機能が利用されているかについて調査したところ、活用頻度の高い機能順に1位が「スケジュール」で86.8%、2位が「メール」で69.5%、3位が「施設予約」で64.0%、4位が「掲示板」で38.6%、5位が「ファイル共有」で26.4%でした。

業務の効率化や情報の共有に結び付く機能がよく利用されていると分かります。

あまり使わない機能

一方で、利用頻度が低い機能を調査したところ、1位が「伝言、電話メモ」で35.5%、2位が「安否確認」で31.0%、3位は同率で「社内SNS」「タスク管理」が30.5%、5位が「アンケート」で29.4%、6位が「勤怠管理」で27.9%でした。

コミュニケーションに似た機能は、あまり使われていないことが分かったのです。

調査結果から、日本におけるほとんどの企業がグループウェアを利用していると分かりました

4.グループウェアのメリット

ここではグループウェアのメリットについて、少し掘り下げてご紹介しましょう。

情報共有がスムーズに

グループウェアは1つのシステムで情報共有できるため、社内に限らず外出先など、いつでもどこでも内容のチェックや更新が可能となります。

たとえば掲示板を活用すれば全社員に向けて、連絡事項を通達できます。また、各種マニュアルなどを社員がいつでも閲覧することも可能となるのです。

円滑なコミュニケーション

近年のグループウェアではタイムライン機能を搭載しているものも増えています。これまでの掲示板による「経営陣→社員」という情報の伝達から、「経営陣⇔社員」という一方通行ではなく、双方向のコミュニケーションは可能になってきたのです。

社員それぞれがお互いに離れていても、グループウェアを利用すれば、大勢での会話も可能。場所を選ばないことは大きなメリットでしょう。

負担軽減と資源の活用

昨今のグループウェアは、ワークフロー機能が発達したため、社内における各種申請がスムーズになっています。つまりこれによって承認業務の効率化が図れるようになったのです。

設備予約機能を利用すれば打ち合わせに使用する会議室の予約も容易になりますし、電話やメモなど社内で発生する「意外に時間を取られてしまう業務」も削減します。つまり、時間という資源の有効活用が可能になったのです。

グループウェアの活用によって、社員間のコミュニケーションはもちろん、承認業務の効率化も実現できるようになりました

5.グループウェアのデメリット

一方でグループウェアにはどんなデメリットがあるのでしょうか?

コストがかかる

グループウェアを導入する際、初期費用や維持費などのコストがかかってしまうことも多いです。また、企業の事業内容や形態に適したグループウェアを導入できなかったという失敗例もゼロではありません。

不必要なコストを抑えるためにも、企業や社員が最も使いやすい効率的な機能を搭載したグループウェアを選定しましょう。

サービス決定に時間がかかる

近年、ベンダーが提供する製品も多いため、グループウェアの選定に時間を費やしてしまう企業も少なくありません。

たとえば海外企業のベンダーの製品にはWeb会議などの機能が搭載されていますが、日本企業でよく利用されるワークフロー機能などは付いていないケースがあるのです。企業の形態に見合うグループウェアの選定は極めて重要でしょう。

業務の効率化やコミュニケーションの円滑化を実現できるグループウェアですが、中には企業の形態に合わない製品もあります

6.グループウェアが持つ機能

ここではグループウェアが持つ機能を個別に詳しくご紹介していきましょう。

コミュニケーションに関する機能

まずはコミュニケーションに関する機能について掘り下げていきましょう。

メール

使用する端末(パソコンなど)にかかわらず、グループウェア上でメールを送受信、閲覧できる機能です。

チャット

部署やグループ、さらに担当するプロジェクトなどのカテゴリー内においてメッセージの送受信ができる機能です。

SNS/タイムライン

気軽に円滑なコミュニケーションを図ることができる、社内向けSNSとしてタイムラインを利用する機能です。

掲示板

全社員に向けた連絡事項や重要な通達などを掲示する機能で、社内広報などにも活用できます。

業務、進捗に関する機能

次に業務や進捗に関する機能について具体的に紹介していきましょう。

スケジュール

社員個人や部署、チーム、グループ間でのスケジュール状況を社員が閲覧、共有して確認できる機能です。

ToDoリスト

社員や部署、チームのやるべきことをリストアップし、業務の優先順位を提示したり進捗管理を行えたりする機能です。

検索

膨大な量の社内資料や業務におけるドキュメントから、指定した内容や必要な情報をスムーズに検索する機能です。

ワークフロー

さまざまな申請を電子化できる機能です。これにより社内申請業務のペーパーレス化を図ることができます。

予約

会議や打ち合わせに使用する会議室やプロジェクターなどの施設や機材の予約状況を確認したり予約できたりする機能です。

ファイル管理、共有

部署やグループ、あるいはプロジェクトごとの資料や重要な書類などをファイル化し、共有・管理する機能です。

情報共有に関する機能

次に情報共有に関する機能について具体的にご紹介していきましょう。

Web会議

システムを通してテーマやアジェンダごとに情報共有できる機能です。アイデア・ナレッジの共有にも活用できます。

アドレス帳

部署やグループ、プロジェクトごとに連絡先をまとめる機能です。業務における情報の検索もできます。

アンケート

社内におけるアンケートの実施や集計を実行できる機能です。アンサーシートの作成や配布を行うこともできます。

議事録

会議の要点や重要な内容をまとめる、いわゆる議事録を作成する機能です。もちろん参加者への共有もできます。

その他

最後にグループウェアのその他の機能について紹介していきましょう。

マルチデバイス

さまざまなデバイスに対応する機能です。これによって、さまざまな要件に対して柔軟に対応できます。

システム管理

社内におけるプロジェクトページの作成や参加メンバーの追加、削除など、システムを一括管理する機能です。

グループウェアには業務や進捗に関する機能や、情報共有に便利な機能が多数搭載されています

7.グループウェアを選ぶ際のポイント

グループウェアを選ぶ際のポイントを見ていきましょう。

情報が適切に管理できるか

グループウェアによって一元管理できるとはいえ、必要なときに必要な情報にアクセスしづらかったり、本来確認すべき対象ではない人物に情報を閲覧されてしまったりしては危険です。

また、社員が求めるときにすぐアクセス可能かというポイントも大切でしょう。

コストは適切か

また企業がグループウェアを選定する際は、導入費用や維持費が年間でいくらになるかなどを綿密に試算しましょう。やみくもに選定し導入した結果、予算よりも莫大なコストがかかってしまった、という事態も考えられるのです。

またいくら便利とはいえ、不要な機能が多く搭載されていては使いづらい上に無駄なコストがかかります。

他システムと連携できるか

グループウェアというシステムを単体で利用しても、多様なメリットは享受できます。しかしすでに社内で活用中のシステムが所有するデータと連携できれば、さらに大きなメリットが得られるのです。

たとえば、売上データをグループウェアシステムのポータル画面に表示させれば、日々の新しいデータが共有できます。

欲しい機能が存在するか

グループウェアを選定する上で「欲しい機能が存在しているかどうか」は重要です。ただ安いというコスト優先の理由で選んでは、「本来欲しい機能が搭載されていなかった」という事態を招いてしまいます。

グループウェアそれぞれに強みとする特徴があり、搭載される機能もさまざま。企業が本来目的とする機能を確認せずに導入してしまうと、せっかくの効果を得られず費用の無駄遣いになってしまう可能性が高いのです。

グループウェアを導入する際は、明確な目的を社内でしっかり確認してからにしましょう

8.グループウェアのサービス例、種類、比較

ここでは代表的なグループウェアのサービス例や種類を比較してご紹介します。

Office365

OutlookやOneDrive、Word、Excel、PowerPoint、OneNote、SharePoint、Microsoft Teams、Yammerなど、マイクロソフトが提供する機能をまとめて利用できるグループウェアで、クラウド型のグループウェアでシェア1位を誇ります。

業務ツールではOffice製品を利用するユーザーが多いです。同時にこの分野もマイクロソフトがシェアを占めているといえるでしょう。

https://products.office.com/ja-jp/business/office

G Suite

Gmailやドキュメント、ドライブ、カレンダーなど、仕事に必要なツールすべてを1つのパッケージで利用できる、Googleが提供するグループウェアです。パソコンはもちろんスマートフォン、タブレットなどからもシームレスに作業が可能となっています。

社内におけるコミュニケーションの効率化や、部署やチームごとのコラボレーション支援など、昨今のビジネスに特化したユーザビリティ性の高さが特徴です。

https://gsuite.google.co.jp/intl/ja/

サイボウズOffice

日本で約60,000社以上の導入実績があるグループウェアで、ユーザビリティ性が高く、中小企業を中心に導入が進んでいます。

スケジュールや施設予約、掲示板、ファイル管理、報告書、プロジェクト、メッセージやワークフローなどさまざまな機能を有しているのです。

「クラウド版 サイボウズ Office」はモバイルアクセスもよいと評判のグループウェア。30日間の無料試用期間でも機能制限がないため、気になる場合は一度試してみるとよいでしょう。

https://office.cybozu.co.jp/

WaWaOffice

ワークフローや日報、データベースなど日々の業務を円滑にする機能を有するグループウェアです。高度な機能を持ち合わせながらも、シンプルな画面で表示されるため大変分かりやすく、簡単に操作を行えます。

既存システムや各種オプションとの連携や独自機能の追加など、導入する企業のさまざまなニーズに対応している柔軟性と高性能を兼ね備えたグループウェアです。また、セキュリティを重視する国内自社サーバを採用しています。

https://www.wawaoffice.jp/

Talknote

「社内SNS機能」「タスク管理機能」など、業務の効率化だけでなく、社員間のエンゲージメント向上を支援するHR機能も備えたグループウェアです。

特徴は、「組織活性スコア機能」「アクションリズム解析」「オーバーワーク検知」などのHR機能によって社内コミュニケーション活性化や離職率改善などの組織全体の課題をサポートする点。タイムラインやメッセージ、タスク、オーバーワーク検知など、便利な機能を有しています。

https://talknote.com/

グループウェアは、世界に名高いIT企業のものから、日本の企業に特化したものなどさまざまです