フォローアップとは?【意味をわかりやすく解説】

フォローアップとは、ある事柄を徹底させるために面倒をみたり、追いかけること。ここではフォローアップの具体的な取組や、実施例について説明します。

1.フォローアップとは?

フォローアップとは、「特定の事柄を徹底させるために面倒をみたり追いかけたりする」「一度行った事柄をさらに強化し、その効果を確認するために、もう一度行って進展を調べる」こと

人事分野では、社内研修や訓練の後にフォローアップを丁寧に行い、従業員への理解度を上げ、スキル向上や経営理念などを浸透させることを目的としています。一方で、球技スポーツではボールを保持する味方選手の補助を行うことを意味するのです。

フォローアップとは、ある事柄を徹底させる手段のひとつで、人事や球技スポーツなどさまざまな分野で使われています

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2.フォローアップを行う意味

企業が従業員にフォローアップを行う理由として挙げられるのは、「従業員の帰属意識を高め、生産性を向上させる」「研修効果の定着や離職率を低下させる」などです。

離職率は高い傾向にある

厚生労働省が発表した「新規学卒者の離職状況」によると、入社1年目で大学卒は12.8%、短大卒は18.9%、高校卒は20.1%が離職しており、入社3年目までに大学卒は31.9%、短大卒は41.7%、高校卒は40.9%と3~4割が離職していると分かります。

この調査から新卒者の離職率は高い傾向にあると判断できるため、特に入社後3年間は、新入社員に対する適切なフォローアップが重要でしょう。

定着率と離職率の違い

定着率は、国の各種統計において定義はないものの、多くの企業で使われている言葉で、当該年次入社の離職率を算出して、100から差し引くと定着率が算出できます。

一方で離職率とは、ある時点の在籍人数に対して一定期間後に退職した人の割合を指し、期初から期末までの1年間で算出するのです。

フォローアップの重要性

離職率の高いさは、従業員の採用や研修のコストアップなどを招きやすくなると考えられているため、企業にとっては重大な問題です。従業員の離職率を下げるには、企業は積極的に定着率を上げる施策を取る必要があります。

人事部だけでなく、経営層や現場における責任者から意見をヒアリングすることも重要となります。社内全体の取組として従業員へフォローアップを行い、定着率の向上につなげることが大切でしょう。

昨今、新卒者における離職率の高さが顕著となっているため、企業には、フォローアップの強化が求められます

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3.離職率が高くなる理由

離職率を高くしてしまう要因として一般的に考えられるのは、「従業員にとって働きにくい職場環境」、「魅力を感じにくい企業風土」といった点です。従業員の定着率を上げるには、離職率が高い理由の調査と改善が重要となるでしょう。

離職率を高めてしまう8つの要因

従業員の離職率を高めてしまう要因には何があるのでしょうか。代表的な8つの要因について見ていきましょう。

  1. 賃金が低い
  2. 休みが少ない
  3. 労働時間が長い
  4. 正しい評価がなされていない
  5. 職場でのストレスが多い
  6. パワハラなど人間関係に問題がある
  7. 企業の将来性に期待が持てない
  8. 業界そのものが衰退傾向にある

①賃金が低い

労働の対価として得られる賃金が低いと、従業員が離職する可能性は高まります。また、賞与がない、福利厚生が期待できないなど、働くメリットが少ないケースにも同じことがいえるでしょう。

②休みが少ない

離職率が高い企業の多くは、「週休2日未満」や「有給休暇が取りづらい」など、休暇の取得が困難という特徴を持ちます。また、振替休日や代休制度が整っていない企業も離職率が高い傾向にあるのです。

③労働時間が長い

規定労働時間の超過や休日出勤を強いられる環境でも、離職率が上昇しやすいと考えられます。また、残業代や休日出勤手当が支払われない、みなし残業制度の悪用などがある、といった場合も離職に結び付きやすくなるのです。

④正しい評価がなされていない

人事評価は給与や賞与・昇給と深く結び付くため、従業員が重要視する制度のひとつです。正当性に欠ける人事評価が行われたことを理由として離職を決意する従業員も少なくありません。

⑤職場でのストレスが多い

風通しのよくない職場環境や人間関係などによるストレスも離職率を高める要因です。また、従業員ストレスに対するフォローが適切に実施されない場合、従業員は離職しやすくなってしまうでしょう。

⑥パワハラなど人間関係に問題がある

パワハラやセクハラなどによるストレスで離職する従業員も少なくありません。近年、女性従業員へ向けられるマタニティハラスメントなども目立つなど、社会的な問題となっています。

⑦企業の将来性に期待が持てない

「業績の悪化が続き、回復の兆しがない」「一方的なトップダウン」など、従業員が企業の将来性に期待が持てない場合、離職率は高まります。給与や賞与がカットされるような状況ですと、より離職してしまうでしょう。

⑧業界そのものが衰退傾向にある

近年のグローバル化やAI化、IoT化の進展により、日本国内では斜陽産業の種類が増えています。特に農業や繊維業、出版業などでは、業界自体が衰退傾向にあるため、キャリアの転向を目指す従業員も多いと考えられているのです。

自社が抱えている課題を洗い出す

従業員の離職率は業界や業種によって異なるため、離職率が高いからといって一概に企業の善し悪しを判断できるものではありません。

とはいえ従業員の離職によって、その後の採用活動や教育などにコストが生じるでしょう。企業は、退職理由などを分析して、自社が抱えている人事や労務の問題を洗い出すことが課題となります。

離職率が高い企業には、「賃金が低い」「休みが少ない」「労働時間が長い」「正しい評価がなされていない」「職場でのストレスが多い」「パワハラなど人間関係に問題がある」「会社の将来性に期待が持てない」といった8つの要因があります

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4.従業員満足度を高める3つの対応策

従業員満足度が低くなると、早期離職する確率は高まります。離職を防ぎ、従業員満足度を高めるには、早めの対策が必要です。しかし一体どうしたらよいのでしょう。従業員満足度を高める3つの対応策を紹介します。

  1. 管理職に対する研修・教育
  2. ストレスチェックの実施
  3. 待遇や福利厚生の充実

①管理職に対する研修・教育

管理職に対して研修・教育を実施すると、従業員へのフォローアップが適切に実施されます。企業は、部下に対してきめ細かな指導が行えるよう、管理職に対してマネジメントスキルの向上などが実現する研修・教育を行うとよいでしょう。

それを通して「管理職とはどのようなものか」「管理職としてあるべき具体的な行動は何か」といった管理職が持つべき「役割認識」が確認できます。

②ストレスチェックの実施

2015年12月から、従業員50名以上の会社には「ストレスチェック制度」に則って、年に1回「ストレスチェック」を行うことが義務付けられました。

これは定期的に従業員のストレスの状況をチェックし、従業員本人にその結果を知らせ、自らのストレスの状況について気付きを促すもの。従業員のメンタルヘルス不調のリスクを減少させるだけでなく、職場環境の改善に結び付くものと期待されています。

③待遇や福利厚生の充実

たとえ企業体質や業務内容、人間関係が魅力的でも、給与や評価などの待遇に従業員が不満を抱いた場合、離職につながる可能性も高いしょう。

企業は、業界平均や競合他社の動向を考慮し、適切な待遇を与えられているのか、給与は平均よりも下回っていないかなど精査する必要もあります。また、ワークライフバランスを意識して福利厚生の充実を図ると、従業員が働きやすい職場環境に近付くでしょう。

従業員満足度を高める対応策は、「管理職に対する研修・教育」「ストレスチェックの実施」「待遇や福利厚生の充実」の3つです

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5.フォローアップの具体的な取組

フォローアップを効果的に推進するには、さまざまな取組が必要です。下記4つの取組について紹介しましょう。

  1. フォローアップ研修の実施
  2. 人事担当者による面談
  3. 直属の上司からのフォローアップ
  4. メンター制度の導入

①フォローアップ研修の実施

従業員に対して定期的にフォローアップ研修を行うと、経営理念の浸透やスキルの向上、同期との連帯感の構築が見込めます。理想的な内容は、職務活動の見直しや、業務上求められる技能や知識の習得、将来を見据えた目標の洗い出しなどです。

フォローアップ研修は、従業員ごとの能力のばらつきを平準化したり離職率の低下に結び付けることができたりすると考えられています。フォローアップ研修は、3カ月~半年ごとなど、定期的に行うとよいでしょう。

②人事担当者による面談

普段社内で業務の指示や管理を行うのは従業員の直属の上司や先輩ですが、悩みとなるとなかなか言いづらいもの。そこで直属の上司や先輩ではない人事担当者が面談など、話しやすい環境を用意するのです。

それによって従業員の本音が聴けるため、課題が把握しやすくなるため、人事管理や労務、教育などにおける改善点が見つかりやすくなります。

面談を行う際は、「現状」「従業員にとってより良い環境」「目指したい姿を実現するためにはどんな手段を取るべきか」などを丁寧にヒアリングしながら従業員本人の意向を確認して、アドバイスを行うとよいでしょう。

③直属の上司からのフォローアップ

従業員と毎日一緒に仕事をする上司は、普段の業務を把握しているため、きめ細かなフォローアップが行えると考えられます。しかし日々の業務にて、悩みや相談事を部下と上司が落ち着いて話し合うのは、そう簡単ではありません。

1on1ミーティングなどの機会を設けると、普段話せない事柄をお互いに伝えやすくなります。それによって業務に対しての課題解決だけでなく、双方のモチベーションアップも図れるでしょう。

その際、普段の仕事の優先順位や中長期的な目標、またスキルアップ向上に必要な手段などを会話に盛り込むとより有効です。その結果、部下と上司の信頼関係はより深いものとなります。

④メンター制度の導入

メンター制度とは、新入社員同士がお互いをフォローしていく取組のこと。メンター(助言者)になるのは他の部署の先輩社員で、悩みや課題に対して適切なアドバイスをしてくれます。

別部署の先輩社員が担当するため、相談する側は正直に思いを伝えやすく、相談された側は客観的な立場で助言できるのです。

近年企業が実施するフォローアップにはさまざまな取組があります。社内環境や風土に合わせて適切な手段を選びましょう

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6.フォローアップ研修の実施例

フォローアップ研修ではどんな内容を行うのでしょうか。各項目について詳しく説明します。

  1. キャリアプランの作成
  2. 研修に対するプレゼンテーションの実施
  3. コミュニケーション研修

①キャリアプランの作成

ただ漠然と働いているだけでは、従業員は仕事にやりがいを感じられず、次第に意欲が低下してしまいます。

そこで従業員にキャリアプランを作成してもらい、「何のために働いているのか」「どんな目標を掲げて業務に当たるべきか」などを明確にさせて、モチベーション向上を図るのです。その際、3年後や5年後と段階的にキャリアビジョンを定めていきましょう。

②研修に対するプレゼンテーションの実施

研修に参加しても、そこから得た学びを日々の業務に落とし込み、発揮することは容易ではありません。そこで、研修で得た知識や貴重な学びを従業員自ら発表する「プレゼンテーション」などの機会を設けるのです。

プレゼンテーションのために、資料作成や、内容を相手へ伝わりやすくするための構成やポイントなどを深く考えるため、プレゼンテーション能力も向上します。

③コミュニケーション研修

コミュニケーション研修とは、日々無意識のうちに行っている意思伝達が、行き違いや間違った解釈にならないように、コミュニケーションの基礎を学び、改めてそのポイントや長所を習得すること。

狙いは、社会人としての正しいコミュニケーションを身に付けることです。コミュニケーション研修の内容はさまざまありますので、自社に合ったカリキュラムを選びましょう。

フォローアップ研修では、「キャリアプランの作成」「研修に対するプレゼンテーションの実施」「コミュニケーション研修」などを実施します