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「Who（誰が）」「What（何を）」「When（いつ）」「Where（どこで）」「Why（なぜ）」の5つのWと、「How（どうやって）」「How much（いくら）」の2つのHから構成され、論理的で網羅的な考察が求められる場面に適しています。
具体的な情報整理や意思決定を効果的に進められるため、課題に対する理解を深め、対策や行動計画の精度を高めることができます。
報告・連絡・相談といった日常のビジネスコミュニケーションはもちろん、プレゼンテーションや事業計画、マーケティング戦略の立案など、幅広い場面で活用されています。7つの視点を軸に情報を整理することで、説明の抜け漏れを防ぎ、関係者全員が共通認識を持ちやすくなるのが大きな特長です。
この記事では、5W2Hの意味や使い方、活用シーン、関連フレームワークまでわかりやすく解説します。
目次
１．5W2Hとは？
5W2Hとは、情報を論理的に整理・分類・集約するためのフレームワークのことです。
| 要素 | 日本語 | 意味・ポイント |
|---|---|---|
| When | いつ | 日時・期限・タイミング。不明確だと無期限と捉えられる |
| Where | どこで | 場所・環境・空間。伝えると移動手段や時間のイメージがつきやすい |
| Who | 誰が・誰に | コミュニケーションの主体（担当者・部長・取引先など）。最適な人数も検討する |
| What | 何を | 実行すべき課題・コンテンツ。商品概要・価格・支払い条件など |
| Why | なぜ | 理由・根拠・目的。最初に明確にすると根拠ある行動・具体策につながる |
| How | どのように | 方法・手段。過剰・的外れ・非効率なHowはコスト増・目標未達につながる |
| How much | いくらで | 費用の見積り。不足するとプロジェクトがストップする |
「When（いつ）」「Where（どこで）」「Who（だれが）」「What（なにを）」「Why（なぜ）」「How（どのように）」の頭文字を取った5W1Hに「How Much（いくらで）」が加わり、5W2Hとなっています。
5W2Hの意味
5W2Hの意味するものは、下記のとおりです。
- When(いつ？)
- Where(どこで？)
- Who(誰が？)
- What(何を？)
- Why(なぜ？)
- How(どうやって？)
- How much(いくらで？）
①When(いつ)
When(いつ)とは、時間を意味する言葉のこと。「明日、〇月〇日といった日時」「5日から15日までといった期限」「次回のミーティングまでといったタイミング」3つがあります。
ビジネスの際にWhenが不明確ですと、無期限と捉えられ、期日を確認されてしまうので気を付けましょう。
②Where(どこで)
Where(どこで)とは、場所を意味する言葉のこと。「会議室で、展示場で、といった場所」「打ち合わせができる静かな場所で、といった環境や空間」といった要素があります。
実施場所や待ち合わせ場所などを伝えると相手は、移動の手段や時間、その場所でのイメージをつくりやすくなります。
③Who（誰が・誰に）
Who（誰が・誰に）とは、人物や企業といったコミュニケーションの主体を意味する言葉のこと。「誰に行うか・誰が行うか」両方の意味で使用されます。たとえば、担当者や部長、取引先などです。
Whoを決める場合、最適なコミュニケーションの主体と最適な人数を選びましょう。
④What（何を）
What（何を）とは、コミュニケーションの内容であるコンテンツを意味する言葉のこと。実行すべき課題を明確にしたもので、プロセスやステージの違いによって異なります。
ビジネスでは、商品概要や他社商品との違い、価格や商品開発、支払い条件といったさまざまなものが該当するのです。
⑤Why（なぜ）
Why（なぜ）とは、理由や根拠、目的を意味する言葉のこと。たとえば顧客ニーズの把握や新製品の開発など、実施する課題に対する取り組みの根拠を明確にしてくれるのです。
一般的に、Whyを最初に明確に設定すると、根拠ある行動を取れる・具体策を設定しやすくなるといわれています。
⑥How（どのように）
How（どのように）とは、方法や手段を意味する言葉のこと。課題を解決する際、どのように取り組むかを明確にします。Howを決めるときは、最適な方法を選択し、柔軟に運用していく点を考慮しましょう。
過剰・的外れ・非効率なHowは、想定外のコストの発生・目標の未達につながります。
⑦How much（いくら）
Howmuch（いくら）とは、値段を意味する言葉のこと。課題に取り組むときに発生するさまざまな費用を見積るのです。
How muchでは、行動計画に照らし合わせて費用を現実的に見積り、必要と考えられる費用を準備します。費用が足りなくなるとプロジェクトそのものがストップしてしまうからです。
5W2Hの例文
5W2Hの例文を挙げてみましょう。
- 3月5日午後2時にシステムのバージョンアップに関する操作説明を行います
- 操作説明にあたり、システム担当者が御社の新宿営業部を訪問します
- システムがインストールされたパソコンを使用しますので、用意をお願いします
- 費用は〇〇円です
このような要素を盛り込めば、5W2Hをすべて盛り込めます。
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２．5W2Hの必要性と効果
5W2Hの必要性と効果とは、報連相の質向上・説明不足の防止・情報整理のしやすさという3つの点で、ビジネスコミュニケーションを改善することです。
5W2Hには、必要性と効果があります。3つの観点から解説しましょう。
- 報連相の際に重要
- 説明不足が起こりにくい
- ものごとを整理しやすい
①報連相の際に重要
5W2Hは、報連相（報告・連絡・相談）の際に重要となります。5W2Hを意識すれば、話がより具体的になるため、対応の質が高まるからです。
その結果、相手に伝わり、理解されやすくなって、伝えるべき情報に関する漏れや抜けを少なくできます。
②説明不足が起こりにくい
5W2Hを使えば、説明不足が起こりにくくなります。説明不足があると、相手から「どうしてそうなるのか・いつまでにできるのか・誰がやるのか」といった追加質問を受けてしまうでしょう。
5W2Hを使えば、要点を押さえながら具体性を持たせられます。結果、必要事項を伝達できるため、説明不足が生じなくなるのです。
③ものごとを整理しやすい
下記で構成される5W2Hを使えば、ものごとを整理しやすくなります。
- Why
- What
- When
- Who
- Where
- How
- How much
３．5W2Hが活用できるビジネスシーン
5W2Hを使うとどのように会話・報告が変わるのか、具体的なシーンで比べてみましょう。
使用例①：上司への業務報告（5W2Hなし vs あり）
5W2Hなし（NG例）
「来週、〇〇社に新製品の説明をしに行きます。費用はかかりません。」
5W2Hあり（OK例）
「来週水曜（When）、〇〇社の渋谷オフィス（Where）に、営業の田中が（Who）新製品Aのデモ説明（What）をしに伺います。先方から導入検討の問い合わせをいただいたため（Why）、PCとプレゼン資料を持参してデモします（How）。交通費は往復2,000円です（How much）。」
ポイント： 7要素を意識するだけで「何をすればいいか」が相手にも明確に伝わり、追加質問が不要になります。
使用例②：プロジェクト企画会議でのプレゼン（要点整理）
| 5W2H要素 | 具体的な内容 |
|---|---|
| Why（なぜ） | 既存顧客の離脱率が高く、定期接触施策が不足しているため |
| What（何を） | 月次ニュースレターの配信施策を実施する |
| Who（誰が） | マーケティング部・田中と鈴木が担当 |
| When（いつ） | 来月1日から開始、3ヶ月間のトライアル |
| Where（どこで） | メール配信ツール（Mailchimp）を使用 |
| How（どうやって） | 既存顧客リストに月1回配信、開封率・クリック率でKPI管理 |
| How much（いくらで） | 月額ツール費用3,000円＋制作工数5時間 |
ポイント： この表を企画書の冒頭に置くだけで、関係者全員が施策の全体像を素早く把握できます。
使用例③：チームへの業務指示（口頭 or チャット）
5W2Hを使ったチャット例：
「今週金曜（When）、会議室B（Where）で、佐藤さんと山田さん（Who）に新規案件の提案資料（What）を作成してもらいたいです。来月の提案商談に備えて（Why）、競合比較スライドと価格シートをPPTXで（How）。外部デザインは不要で費用0円（How much）でお願いします。」
ポイント： 口頭やチャットでも7要素を意識するだけで「誰が・何をするか」の解釈ズレがなくなります。
４．5W2Hを使うときのポイント
5W2Hを使うときのポイントとは、メモを取って思考を整理し、伝える順番を工夫し、ときには別の切り口から各項目を深掘りすることです。
5W2Hを使うとき、どのような点に気を付ければよいのでしょう。ここでは下記3つについて解説します。
- メモを取る
- 順番を工夫する
- ときにはほかの切り口から追求する
①メモを取る
5W2Hに含まれる7項目を頭の中で考えていくと、多さから混乱する場合もあります。「頭のなかの混乱を防ぐ・思考を整理する・内容の度忘れを防ぐ・効果的な5W2Hを練る」ためにも、考えた内容のメモを取りましょう。
②順番を工夫する
5W2Hを使う際、伝える順番が重要になります。最初に伝えるべき項目は、
- 目的を意味するWhy（なぜ）
- 内容を意味するWhat（なにを）
- 手段を意味するHow（どうやって）
これら核心部分を最初に伝達した後、残りの項目について追加説明をするのです。
③ときにはほかの切り口から追求する
「いつから始まるのか」の問いに「〇月〇日から」と答えるだけでは足りません。
5W2Hの各項目を時間軸でとらえ直し「どのくらいの時間が必要か・どのようなスケジュールになるか・時系列の動きがどうなるか」といった異なる切り口から課題を追及します。
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５．関連フレームワーク
5W2Hの関連フレームワークとは、2W1H・5W1H・5W3H・6W1Hなど、5W1Hをベースに要素を加減したコミュニケーション・思考整理のフレームワーク群のことです。
| フレームワーク | 構成要素 | 特徴・向いている場面 |
|---|---|---|
| 2W1H | Why・What・How | シンプルで思考しやすい。相手に伝えやすく理解しやすい平易な場面向け |
| 5W1H | When・Where・Who・What・Why・How | コミュニケーションの基本。漏れなく簡潔に伝えたい場面 |
| 5W2H | 5W1H＋How much | 費用・予算も含めた計画立案・報連相に最適 |
| 5W3H | 5W1H＋How much・How many | 定量情報の分析・説得力のあるプレゼン向け |
| 6W1H | 5W1H＋Whom・How much | マーケティング・経営戦略・Web制作など幅広い分野 |
5W2Hには、関連するフレームワークがあります。ここでは、5W2Hに関連するフレームワークを解説しましょう。
- 2W1H
- 5W1H
- 5W3H
- 6W1H
①2W1H
2W1Hとは、「Why・What・How」を使ったフレームワークのこと。5W2Hには、考える項目が多くなったり説明が長くなったりするといった問題があるのです。
2W1Hは、「なぜするのか・何が必要か・どのようにするのか」考えるだけでシンプルに思考できます。相手にも伝えやすく相手も理解しやすい平易なフレームワークといえます。
②5W1H
5W1Hとは、コミュニケーションにおける基本的なフレームワークのことで、下記6項目で考えをまとめます。
- いつ（When）
- どこで（Where）
- 誰が、誰に（Who）
- 何を（What）
- なぜ（Why）
- どのように（How）
相手に伝えたい内容を正確に、漏れや抜けなく簡潔に伝えられるのです。
5W1Hとは？ ビジネス活用の具体例や似たフレームワークを紹介
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③5W3H
5W3Hとは、5W1Hから派生したフレームワークのひとつ。5W1Hに、「How much（いくらで）」と「How many（どのくらい）」2つの分析要素をプラスしたものです。
5W3Hは、「売上目標や価格戦略など、定量情報の分析・説得力のあるプレゼンテーション・新たな解決の糸口探し」に役立ちます。
④6W1H
6W1Hとは、目的や要件を明確に把握できるフレームワークのこと。基本の5W1Hに、「Whom（だれに）・How much（いくらで）」を追加したものです。マーケティングや経営戦略立案やWebサイト制作など、幅広い分野で活用できます。
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６．ビジネスシーンにおける「5W2H」の具体的な使用例（会話例）
5W2Hを使うとどのように会話・報告が変わるのか、具体的なシーンで比べてみましょう。
使用例①：上司への業務報告（5W2Hなし vs あり）
5W2Hなし（NG例）
「来週、〇〇社に新製品の説明をしに行きます。費用はかかりません。」
5W2Hあり（OK例）
「来週水曜（When）、〇〇社の渋谷オフィス（Where）に、営業の田中が（Who）新製品Aのデモ説明（What）をしに伺います。先方から導入検討の問い合わせをいただいたため（Why）、PCとプレゼン資料を持参してデモします（How）。交通費は往復2,000円です（How much）。」
ポイント： 7要素を意識するだけで「何をすればいいか」が相手にも明確に伝わり、追加質問が不要になります。
使用例②：プロジェクト企画会議でのプレゼン（要点整理）
| 5W2H要素 | 具体的な内容 |
|---|---|
| Why（なぜ） | 既存顧客の離脱率が高く、定期接触施策が不足しているため |
| What（何を） | 月次ニュースレターの配信施策を実施する |
| Who（誰が） | マーケティング部・田中と鈴木が担当 |
| When（いつ） | 来月1日から開始、3ヶ月間のトライアル |
| Where（どこで） | メール配信ツール（Mailchimp）を使用 |
| How（どうやって） | 既存顧客リストに月1回配信、開封率・クリック率でKPI管理 |
| How much（いくらで） | 月額ツール費用3,000円＋制作工数5時間 |
ポイント： この表を企画書の冒頭に置くだけで、関係者全員が施策の全体像を素早く把握できます。
使用例③：チームへの業務指示（口頭 or チャット）
5W2Hを使ったチャット例：
「今週金曜（When）、会議室B（Where）で、佐藤さんと山田さん（Who）に新規案件の提案資料（What）を作成してもらいたいです。来月の提案商談に備えて（Why）、競合比較スライドと価格シートをPPTXで（How）。外部デザインは不要で費用0円（How much）でお願いします。」
ポイント： 口頭やチャットでも7要素を意識するだけで「誰が・何をするか」の解釈ズレがなくなります。
よくある質問
. 5W2Hと5W1Hは何が違うの？
. 5W1H（When・Where・Who・What・Why・How）に「How much（いくらで）」を加えたものが5W2Hです。費用・コスト・予算に関する視点が加わることで、事業計画や企画書など「お金」を含めた意思決定の場面でより実践的に使えます。
. 5W2Hはどんな順番で考えるのが効果的ですか？
. まず核心部分であるWhy（なぜ）→What（何を）→How（どうやって）の順で考え、次にWhen・Where・Who・How muchを補足するのが効果的です。目的と内容・手段を先に固めると、残りの要素が自然と決まりやすくなります。
. 5W2Hを使いこなすために最初にやるべきことは何ですか？
. まずメモを取りながら7項目を書き出す練習をするのが最初のステップです。頭の中だけで考えると混乱しやすいため、紙やドキュメントに書き出すことで思考が整理され、漏れや抜けに気づきやすくなります。
