職務分掌とは？ 業務分掌との違い、メリットや規程の作り方を解説

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組織の業務効率を高め、不正の防止や責任の明確化を図るうえで欠かせないのが「職務分掌」です。

従業員一人ひとりに明確な役割と責任を与えることで、業務の重複や漏れを防ぎ、内部統制の強化にもつながります。

この記事では、職務分掌の基本から、導入に向いている企業の特徴、実施によるメリット・デメリット、規程の作成方法までを網羅的に解説します。

１．職務分掌とは？

職務分掌は「しょくむぶんしょう」と読み、組織内で各従業員が果たすべき役割や責任を明確にし、それに伴う権限を適切に配分する制度です。

具体的には、「誰が」「どのような仕事を」「どの範囲で行うか」を整理し、業務の重複や抜け漏れの防止を目指します。特に、大企業で導入されることが多い制度です。

一方で、近年は業務内容が日々変化しており、規定外の業務が発生するケースも少なくありません。

そのため、担当範囲や責任だけにとどまらず、柔軟な対応が求められる場面があることも想定しておきましょう。

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２．職務分掌規程とは？

職務分掌規程とは、各職務の内容や権限、責任の範囲を明確に定めた文書です。規程内容を一覧表にまとめたものが「職務分掌表」と呼ばれる資料です。

法律で作成が義務づけられているわけではありませんが、多くの企業が社内ルールとして取り入れています。

文書化によって、仕事の分担が明確になり、業務の混乱を防げます。また、不正の防止や責任の所在を明確にするうえでも重要な仕組みです。

組織運営のために、欠かせない大切なツールといえるでしょう。

３．職務分掌の目的

職務分掌の主な目的は、業務の効率化と内部統制の強化を図ることです。誰がどの業務を担当し、どの範囲まで権限を持つかを明確にすることで、業務上の混乱や責任の押し付け合いなどのトラブルを防げます。

また、万が一問題が起きたときにも、関係者がすぐにわかるため、迅速に対応できるでしょう。

内部統制の面でも、一人の従業員に権限が集中しないように分担でき、不正やミスのリスクをあらかじめ減らせます。こうした仕組みは、組織の健全な運営を支える大切な要素の一つです。

４．職務分掌の必要性

職務分掌は業務の効率化や内部統制の強化などに加え、以下の場面で必要になります。

内部監査

職務分掌が特に重要視される場面の一つが、内部監査です。内部監査とは、組織が業務を適切に遂行しているか、法令や社内ルールを遵守しているかを第三者目線で点検する仕組みです。

この監査ではまず、職務分掌が正しく定められ、実際の業務に沿って適切に運用されているかを確認します。

もし、役割分担が曖昧だったり、ルールが守られていなかったりすると「不適切」という評価が下される場合もあります。その結果、取引先や投資家からの信頼を失うリスクが生じます。日頃から職務分掌を明確にし、問題のない体制を整えておくことが重要です。

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上場審査

企業が株式上場を目指す際、上場審査では組織の内部管理体制が厳しくチェックされます。その中でも特に重視されるのが、職務分掌をはじめとする社内ルールと、実際の業務運営が一致しているかどうかです。

つまり、経営陣が業務の効率や財務の正確さを保つために、仕組みを整えているかが問われます。

職務分掌が適切でない場合、内部統制が不十分と判断され、上場審査に通過しない可能性もあります。そのため、上場を目指す企業はできるだけ早い段階で職務分掌を整え、実態とズレがないよう定期的に見直すことが重要です。

５．職務分掌と業務分掌、職務権限との違い

職務分掌と混同しやすい言葉に、「業務分掌」や「職務権限」があります。それぞれの違いを確認しましょう。

業務分掌との違い

職務分掌と業務分掌は、組織内での役割分担を明確化する点で共通していますが、対象となる範囲に違いがあります。

業務分掌は、部署や部門など組織単位で、それぞれの担当業務や責任の範囲を決めることです。例えば、人事部であれば「採用計画の立案」「給与制度の運用」など、人事部全体として担当すべき仕事を明確にします。

一方で、職務分掌は個人単位の役割分担を整理することです。役職ごとに任される仕事内容と権限を明確にします。例えば、「人事課長は採用計画の立案と承認を行う」、「人事担当者は面接の実施と記録作成を行う」などです。。

つまり、業務分掌が「組織としての役割」を示すのに対し、職務分掌は「人ごとの役割」を明確にします。

▼職務分掌と業務分掌の違いのイメージ

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職務権限との違い

職務分掌と職務権限は混同されやすい言葉ですが、意味合いが異なります。職務分掌は「誰がどのような仕事を担当するか」「どのような責任を持つか」を整理するのに対し、職務権限は「その仕事に対してどこまで判断・承認できるか」という裁量の範囲を示します。

例えば、「人事部は採用業務を担当する」と職務分掌で定められていても、すべての担当者が採用の最終判断を下せるわけではありません。採用の決定権は、課長や部長といった役職者にあります。

つまり、「何をするか」が職務分掌、「どこまで決められるか」が職務権限です。

両者は密接に関わっており、どちらか一方が欠けると、業務の遂行や責任の所在が曖昧になり、トラブルや不正の温床となるリスクがあります。

▼職務分掌と職務権限の違い

６．職務分掌の作成が向いている企業・向いていない企業

職務分掌は、社内の役割や責任を明確にすることで業務の効率化や内部統制の強化につながる仕組みです。

しかし、すべての企業に向いているとは言えません。ここでは、作成が向いている企業・向いていない企業をそれぞれ紹介します。

向いている企業

従業員数が多く、部門や部署が細分化されている大企業では、業務の重複や責任の曖昧さを防ぐために職務分掌を定めることが重要です。

また、上場企業や上場を目指す企業では、証券取引所による審査への対応の一環として、職務分掌の整備が求められます。さらに、複数の部門が連携して業務を行うような企業にとっても、連携ミスや判断の遅れを防ぐ効果があります。

向いていない企業

従業員数が少なく、一人が幅広い業務を担当する小規模企業やスタートアップ企業では、厳密な職務分掌を設けることでかえって柔軟性を失う可能性があります。

また、業務内容や体制が頻繁に変わる業界や、フラットな組織文化を重視している企業においても、固定的な役割分担は運営の障害になりかねません。そのため、職務分掌は企業規模や文化、自社の状況に応じて「必要な範囲で整備する」という柔軟な姿勢が求められます。

７．職務分掌を定めるメリット

職務分掌を適切に定めることは、組織運営において多くのメリットをもたらします。ここでは、その主な利点を詳しく解説します

健全な企業運営が実現する

職務分掌の整備により、誰がどの仕事を担当するかが明確になります。そのため、無駄な業務や調整を削減でき、日々の仕事がよりスムーズに進むでしょう。

特に、従業員数が多い企業では、役割の曖昧さから生じる「仕事のたらい回し」や「責任の押しつけ」を防げます。その結果、組織の透明性や信頼性が高まり、健全な運営体制が整います。

効率的な人材育成が期待できる

職務分掌を定めることで、各ポジションに求められる業務内容や必要なスキルが可視化されます。そのため、企業側は業務に即した研修計画やOJTを設計しやすくなり、従業員にとっても「何を身につければよいか」が明確になります。

また、自分の職務範囲を理解することで、目標が定まり成長意欲の向上にもつながるでしょう。人材育成において「何を教えるべきか」「どこまで任せるべきか」がはっきりするため、教育の効率が大幅に向上します。

公平な人事評価につながる

職務分掌により、従業員それぞれの仕事の範囲や責任が具体的に示されます。その結果、業務ごとに求められる成果が明確になり、人事評価の基準を設定しやすくなります。

あらかじめ評価の対象や範囲が決まっていれば、評価者ごとの判断のばらつきを防ぎ、評価の透明性も高まるでしょう。これにより、従業員の評価への不満を軽減でき、モチベーションの維持や向上にもつながります。

内部統制による不正リスクを防止できる

職務分掌は、内部統制の強化やリスクの予防にも有効です。業務を実施・確認・承認の役割に分けることで、チェック体制が機能します。

例えば、経理業務において「支払い処理をする人」と「承認を出す人」を分けるなどです。

職務ごとに権限を適切に分けておくことで、特定の人に権限が集中するのを防ぎ、不正行為や情報の隠ぺい、虚偽報告などのリスクを抑える効果が期待できます。

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８．職務分掌を定めるデメリット

職務分掌には、以下のデメリットもあります。

イレギュラーな業務に対応できない

職務分掌により各従業員の業務範囲が明確になると、想定外の業務に柔軟な対応がしづらくなります。

例えば、トラブルが発生した際に、規定外だからと誰も対応しようとせず、業務が止まってしまう場合です。

このような事態を防ぐためには、「臨機応変に対応してよい業務範囲」や「補完的なサポート体制」をあらかじめ決めておくなど、柔軟性を持たせた運用が必要です。

組織が硬直化するリスクがある

職務分掌を厳格に適用すると、組織の柔軟性を失う場合があります。

例えば、上司の指示がなければ動けない風土が強くなったり、「これは私の仕事ではない」と責任範囲に固執する行動が増えたりします。これは、チーム全体の連携や生産性に悪影響を与えるでしょう。

結果として、従業員の自主性や創造性が損なわれ、変化に対応できない硬直化した組織になる可能性があります。職務分掌を有効に活用するためには、明確な役割分担と同時に、状況に応じた柔軟な連携が必要です。。

従業員のモチベーションが低下する

職務分掌では、担当業務が明確に決まっているため、一人ひとりの仕事の範囲が固定されます。これにより、業務の多様性が失われ、未経験の業務に挑戦する機会が減る可能性もあるでしょう。

その結果、他の業務に関心が向かず、本人が望む仕事に関われないことで、成長意欲やモチベーションが下がる恐れがあります。

こうした状況を防ぐには、従業員同士や部署間での連携を意識的に促しつつ、役割の固定化を避けるためにジョブローテーションなど柔軟な人事施策を取り入れることが効果的です。

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９．職務分掌の作り方

ここでは、職務分掌の作成手順を詳しく解説します。

1. 作成の目的を明確にする
2. 組織図をもとに組織の全体像を把握する
3. 部署や職務単位で職務内容を洗い出す
4. 権限を振り分ける
5. 職務分掌規程や職務分掌表を作成する

①作成の目的を明確にする

まず、職務分掌を作成する目的を明確にすることが大切です。例えば、業務の効率化や内部統制の強化、不正防止、人材育成の仕組みづくりなどが考えられます。

目的がはっきりしていれば、職務分掌の内容や範囲も適切に設計できます。また、制度全体の方向性がぶれにくくなり、従業員への説明や理解の促進にもつながります。

②組織図をもとに組織の全体像を把握する

職務分掌を作成する際は、必ず組織の構造を把握します。本社や支社、各部門、課など、すべての拠点・部署が含まれた最新の組織図を準備しましょう。

この図をもとに、各部署や部門の位置づけ、他部署との連携状況などを確認します。そうすることで、組織全体の業務の流れが見えるようになります。

職務分掌では部署間の役割分担も重要になるため、こうした全体の構造を正しく理解しておくことが、業務の重複や漏れを防ぐポイントになります。

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③部署や職務単位で職務内容を洗い出す

各部門・部署・チームごとに、担当する業務内容や役割、与えられている権限の範囲を整理します。現場の従業員にヒアリングしたり、業務日報や作業手順書を確認したりして、今どのような業務が行われているかを洗い出しましょう。

ここでの調査が不十分だと、実情と合わない職務分掌になる恐れがあります。業務の重複や未対応領域を見つける意味でも、細かな洗い出し作業が欠かせません。

④権限を振り分ける

職務内容を整理したら、それぞれの職務に応じた権限を振り分けます。その際、業務上のつながりが深い部署や、他部門と連携する機会が多い部署については特に注意が必要です。

こうした部門では、責任の押しつけ合いや、突発的な対応で混乱が生じるリスクがあります。そのため、各職務の権限範囲を明確にするだけでなく、最終的な責任者やトラブル発生時の対応方法もあらかじめ定めておきましょう。

⑤職務分掌規程や職務分掌表を作成する

職務内容と権限が整理できたら、最終的にそれを文書化して「職務分掌規程」や「職務分掌表」としてまとめます。

まずは、フォーマットを用意し、各部署の部門長に現状の業務を洗い出してもらいましょう。その際、業務の重複や担当が決まっていない業務など、問題のある項目が出てきたら、それぞれを協議し修正・反映させます。

運用開始にあたっては、いきなり正式導入するのではなく、一定期間の試験運用を行うことで、実務とのずれや問題点を検証できます。

この試行期間を経て、内容に問題がなければ正式な職務分掌として確定します。

また、制度が形骸化しないよう、正式運用後も定期的な見直しを行うことが大切です。

１０．職務分掌を作成する際の注意点

職務分掌を作成する際には、以下の点に注意してください。

事前に全従業員の了承を取る

職務分掌の導入や見直しを行う際には、必ず全従業員にその目的や背景、メリットを説明し、事前に了承を得ましょう。

トップダウンで一方的に制度を導入すると、「業務が増えるのでは」「自分の裁量が減るのでは」といった不安や反発が生まれる可能性があります。

納得してもらうためにも、説明会の実施やQ&Aの場を設けるなど、コミュニケーションを重ねることが大切です。現場の理解と協力があってこそ、職務分掌はスムーズに定着します。

従業員にヒアリングを行う

職務分掌を現実的かつ効果的に運用するには、現場の実態に即した内容が求められます。そのために欠かせないのが、従業員へのヒアリングです。

各部署・各ポジションの担当者に対して、「現在どのような業務を担っているのか」「業務量に偏りがないか」「責任の所在が不明瞭な業務はないか」などを聞き取ることで、精度の高い職務分掌が設計できます。

現場の声を反映させることは、従業員の納得感や主体性の向上にもつながります。

組織図を準備しておく

職務分掌を作成する際には、まず自社の組織構造を正しく理解する必要があります。各部署の役割や部門同士のつながりを把握するために、最新の組織図を用意しましょう。

組織図があれば、誰がどのポジションにいて、どのような指示系統になっているのかが一目でわかるため、権限の割り振りや業務の見直しが容易です。もし現在使っている組織図が古かったり不完全であったりすれば、この機会に整備するとよいでしょう。

MECEを意識する

職務分掌を作成する際には、「MECE（ミーシー）」の原則を意識することがポイントです。MECEとは、「Mutually Exclusive, Collectively Exhaustive」の略で、「漏れなく、ダブりなく」という意味を持ちます。

この原則の適用によって、各職務の役割や責任範囲を重複なく、かつ全て網羅的に整理できます。

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定期的に見直す

職務分掌は一度作れば終わりではなく、定期的な見直しが欠かせません。例えば、新しい業務の増加、部署の統合・人事異動、社会情勢の変化などが起きた場合には、実態に合わせて内容の更新が必要です。

古いまま運用を続けると、責任の所在が不明確になり、業務の重複が起こりやすくなります。制度を常に最新の状態に保つことで、正しく機能します。

テンプレートを作成する

職務分掌表や規程の作成は、記載項目が多く、担当者の手間がかかります。そこで、あらかじめテンプレートを用意しておくことで、作成や更新の効率を大きく向上させます。

統一のフォーマットがあれば、記載漏れや記述のばらつきが防げるため、全社での共有・運用もスムーズになるでしょう。

また、厚生労働省では役職や職種ごとに整理された職務分掌表を無料で公開しています。こうしたテンプレートを参考にして、作業の手間を減らし、効率よく作成しましょう。

参照：厚生労働省「職務分掌:課長職（課長代理・課長）」

タレントマネジメントシステムと併用する

職務分掌をより効果的に運用するには、タレントマネジメントシステムの活用もおすすめです。このシステムでは、従業員のスキルや経歴、評価情報などを一元管理できるため、適性に合った職務の割り振りが可能です。

また、サーベイやアンケート機能を使えば、現場の声を収集し、実態に合った分掌内容の見直しにもつながります。

さらに、職務分掌の課題として指摘される「柔軟性や自発性の低下」も、目標管理や人事評価の機能をあわせて活用すれば、バランスよく対応できるでしょう。

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◆資料内容抜粋 （全31ページ）
・人事評価システム「カオナビ」とは？
・人事のお悩み別 活用事例9選
・専任サポートについて　　　など