在職証明書とは？ 記載する項目や注意点、作成を効率化するツールを紹介！

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在職証明書は、従業員が会社で勤務していることを証明する書類であり、さまざまな場面で必要になります。各従業員が必要なタイミングで、企業の人事労務担当者に依頼することで発行されます。

人事労務担当者のなかには、そもそも在職証明書がどのような書類か把握しておらず、理解を深めたい人もいるのではないでしょうか。

本記事では、在職証明書の定義や記載する項目、作成時の注意点などを解説します。また、作成を効率化するツールも紹介します。在職証明書について詳しく知りたい人事労務の担当者は、ぜひご確認ください。

在職証明書とは

在職証明書とは、従業員が企業に在籍していること、または過去に在籍していたことを証明する書類です。法律で発行が義務づけられている書類ではありませんが、さまざまなケースにおいて提出が求められるため、社会的に重要な役割を果たしています。

従業員から発行を依頼された場合は、法的には企業に対応の義務はありませんが、発行を拒否すると従業員の生活に支障をきたす可能性があります。従業員から悪い印象を持たれないよう、基本的に依頼があった際は速やかに対応することが大切です。

在職証明書と就労証明書・就業証明書の違い

「就労証明書」や「就業証明書」も、従業員が企業に在籍していることを示す書類です。基本的には、在職証明書と同じ書類であると捉えて問題ありません。在職証明書・就労証明書・就業証明書のなかから、どの名称を使うかは企業によって異なります。

人事労務の担当者は、自社でどの名称が使われているかを早めに確認しておくと、作成を依頼された際にスムーズに対応しやすくなります。

在職証明書と退職証明書の違い

退職証明書とは、その企業を退職したことを証明する書類です。

在職証明書と退職証明書は、証明する内容に加えて「必要な場面」や「会社の発行義務の有無」の2点において違いがあります。

在職証明書は保育園の入園申請や住宅ローン審査など、在職中に必要な場面が訪れたときに使われる書類です。一方で、退職証明書は国民健康保険への切り替えや失業保険の受給手続きなど、退職後に必要なケースが多く見られます。

また、在職証明書には企業の発行義務はありませんが、退職証明書に関しては労働基準法第22条に基づく発行義務が定められています。退職した従業員から退職証明書の発行を求められた場合、企業は遅滞なく交付しなければなりません。

在職証明書と退職証明書は、両者でまったく異なる性質を持つため、人事労務の担当者は混同しないように注意が必要です。

参考：労働基準法 | e-Gov 法令検索

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在職証明書が必要なケース

ここからは、在職証明書が必要になる具体的なケースとして、以下の4つを解説します。

• 保育園・保育所への入園・入所申請
• 転職活動
• 住宅ローンや賃貸契約における審査
• 外国人労働者の在留資格の更新

在職証明書が必要な場面を把握することで、従業員から発行を依頼された際に、スムーズに対応できます。企業の人事担当者は、在職証明書が必要なケースについてぜひ理解を深めておきましょう。

保育園・保育所への入園・入所申請

従業員が子どもを保育園・保育所へ入園・入所させる際に、施設に対して自身の就労状況を証明するため、在職証明書を提出します。

一般的に、保護者が子どもを保育園や保育所に預けるには、自身が就労していることが必要です。施設側は、保護者が働いている旨を確認するため、証明として在職証明書の提出を求めます。

そのため、子どもがいる従業員は、保育園・保育所を利用する際に在職証明書の発行を依頼するケースが多く見られます。

年度が切り替わるタイミングは保育園・保育所の利用を始める人が多く、在職証明書の発行依頼が増えやすい時期です。人事労務の担当者は、発行依頼に迅速に対応できるよう、準備をしておきましょう。

転職活動

転職活動を行う従業員が、応募先の企業に自身の職歴を証明するため、在職証明書を提出するケースがあります。

中途採用を行う企業にとって「応募者の経歴に虚偽がないか」「申告されたスキルや経験を有しているか」については、特に慎重に確認したい事項です。専門的なスキルや実務経験を重視する求人では、応募者に経歴の証明を求める可能性もあります。

そのため、転職活動を行う従業員は、経歴を証明するものとして在職証明書の発行を依頼するケースがあります。

内定後や入社手続きの際に在職証明書を提示するケースが多いですが、転職先の企業によっては、応募段階で求められる場合もあるので、覚えておきましょう。

住宅ローンや賃貸契約における審査

住宅ローンや賃貸契約の審査において、自身の就労状況を証明するために、在職証明書を提出する可能性があります。

住宅ローンや賃貸契約の審査では、申込者に安定した収入があり、ローンや家賃の継続的な支払い能力があるかを慎重にチェックします。一般的に、申込者は収入証明書を提出することで支払い能力を示しますが、収入証明書だけでは現在の就労状況まで正確に把握できるとは限りません。

そのため、住宅ローンや賃貸契約の申込者が在職中である旨を確認する目的で、収入証明書とあわせて在職証明書の提出を求めることがあります。

外国人労働者の在留資格の更新

外国人労働者の場合、在留資格（ビザ）の更新の際に、日本での活動内容を証明するために在職証明書を使うケースがあります。

外国人労働者が日本で働くためには、就労可能な在留資格の取得が必須であり、定期的な更新手続きも必要です。出入国在留管理庁は、申請者が日本で行う活動内容を正確に把握し、在留資格の要件を満たしているか審査する必要があります。

そのため、申請者本人が勤めている企業や業務内容を証明するために、在職証明書の発行を依頼するケースがあります。

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在職証明書に記載する項目

在職証明書に記載する項目は、法律で明確に決まっていません。特に記載することが多い項目としては、以下が挙げられます。

• 証明年月日
• 従業員の氏名・生年月日・住所
• 入社年月日
• 所属部署、役職
• 雇用形態（正社員、契約社員など）
• 勤務時間・勤務日数
• 会社の所在地・名称・代表者氏名・連絡先
• 会社の印鑑

在職証明書の提出先によっては、上記に加えて勤務態度や給与額なども記載することがあります。

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在職証明書のフォーマット

在職証明書のフォーマットも明確な決まりはありません。フォーマットの一例としては、以下の画像があります。

出典：総務省

在職証明書のフォーマットは、枠線を用いて、各項目の内容が一目でわかるように作成することが大切です。上記のレイアウトを参考にしつつ、追加で必要な項目があればカスタマイズしてみましょう。

なお、提出先が指定するフォーマットがある場合は、そのフォーマットに基づいて在職証明書を発行してください。

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在職証明書を作成する際の注意点

ここからは、在職証明書を作成する際の注意点として、以下の5つを解説します。

• 使用する目的を確認したうえで作成する
• 誤字や記載漏れに注意する
• 発行できる時期の目安を伝えておく
• 個人情報が流出しないように注意する
• 偽造や不正利用への対策を講じる

注意点を押さえることで、在職証明書に関するトラブルを未然に防ぎ、従業員との信頼関係を損なうリスクが減ります。人事労務の担当者は、スムーズに在職証明書を発行できるよう、あらかじめ確認しておきましょう。

使用する目的を確認したうえで作成する

従業員の在職証明書の提出先を確認せずに作成すると、提出先にとって必要な情報が漏れてしまう可能性があります。

在職証明書を作成する際は、提出先が求める情報を漏れなく記載することが必要です。たとえば、保育園の入園手続きであれば勤務時間や日数、住宅ローンの審査であれば給与額の記載がよく求められます。

在職証明書の提出先が求める情報を記載していないと、従業員から再発行を求められ、作業の二度手間が発生する恐れがあります。在職証明書の作成を依頼されたら、作成前に使用目的と提出先をヒアリングし、求められている情報を正確に記載することを心がけましょう。

なお、従業員が外資系の企業へ転職する場合、英文での証明書が必要になるケースも考えられます。その場合は、英文で作成する点も頭に入れておきましょう。

誤字や記載漏れに注意する

在職証明書に誤字や記載漏れがあると、証明書としての信頼性が損なわれ、提出先で受理されない可能性があります。在職証明書を再発行する手間が生じるほか、手続きが進まないことで従業員にも迷惑をかけてしまいます。

特に、従業員の氏名や入社年月日などを間違えると失礼であるため、何としても避けたいところです。

在職証明書を作成した後は、ほかの社員とダブルチェックを行い、誤字や記載漏れがないかの確認作業を徹底しましょう。

発行できる時期の目安を伝えておく

在職証明書の作成依頼を受けた際に、いつ頃発行できるかを伝えることで、手続きが円滑になります。

人事担当者は、在職証明書の発行以外にも、さまざまな業務への対応が必要です。在職証明書の発行を依頼されても、すぐには取りかかれない可能性があります。

しかし、従業員が「依頼すればすぐに発行してくれる」と思っている場合、発行が数日遅れるだけで不満を感じる可能性があります。

お互いの認識の齟齬を防ぐために、在職証明書の作成依頼を受けた時点で、いつ頃発行できるかの目安を伝えることが大切です。発行日の目安を事前に知らせることで、従業員に落ち着いて待ってもらいやすくなります。

個人情報が流出しないように注意する

在職証明書に記載された個人情報が流出すると、企業の信頼を大きく損なうリスクがあります。

在職証明書は、氏名・住所・生年月日など、従業員の個人情報を多数記載する書類です。在職証明書の管理が甘くなり、個人情報が社外に流出すると、従業員の生活を脅かす可能性があります。

従業員からの信頼が落ちるほか、個人情報の管理が甘いという企業イメージがつくことで、顧客や取引先からの印象も悪くなる恐れがあります。その結果、売上が低下する事態にもなりかねません。

在職証明書を作成する際は以下のポイントに注意し、個人情報の取り扱いに細心の配慮を払いましょう。

• 作成データにはパスワードを設定して管理する
• 印刷した在職証明書はファイリングして棚に保管し、棚の施錠を徹底する
• 発行済みの在職証明書は、可能な限り本人に直接手渡す
• 不要になった在職証明書は、シュレッダーでの処理を徹底する

在職証明書を作り始めてから従業員に送付するまで、常に情報を漏らさない意識を持ちましょう。

偽造や不正利用への対策を講じる

在職証明書の偽造や不正使用は、深刻な法的問題を引き起こす可能性があります。

押印の有無にかかわらず、無断で作成や改変を行った場合、有印私文書偽造罪や私電磁的記録不正作出罪に問われる可能性があります。たとえば、就労時間を改ざんしたり、無断で証明書を作成したりすることは犯罪行為のひとつです。

ほかにも、在職証明書を作成することでさまざまなリスクが生じます。それぞれのリスクについては、以下の対策を取ると効果的です。

上記の対策を取ることで、在職証明書の信頼性を高め、法的問題を引き起こすリスクを最小限に抑えられます。

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在職証明書作成の効率化テクニック

ここからは、在職証明書作成の効率化テクニックとして、以下の3つを解説します。

• 在職証明書のテンプレートの活用
• 労務管理システムを活用した自動生成
• 電子署名の導入

テクニックを把握することで、在職証明書の作成工数を削減でき、従業員の依頼に素早く対応できるようになります。在職証明書の発行依頼が増えた場合に備えて、ぜひ確認してください。

在職証明書のテンプレートの活用

在職証明書のテンプレートを活用することで、短時間で作成できるようになり、発行業務をスムーズに進められます。

ここで述べる「在職証明書のテンプレート」とは、さまざまなWebサイトでダウンロードできる、在職証明書のひな形のファイルです。テンプレートには在職証明書の基本項目がすでに記載されているため、各項目に対応する情報を入力するだけで、簡単に在職証明書を完成させられます。

在職証明書のテンプレートは、WordやExcelで配布されていることが多いため、必要に応じてカスタマイズしやすい点も魅力的です。

在職証明書のフォーマットを用意していない場合は、Webサイトでテンプレートを探すことで、以降の発行業務をスムーズに進められるようになります。

労務管理システムを活用した自動生成

労務管理システムを活用することで、在職証明書の作成プロセスを大幅に効率化できます。

システムで従業員の基本情報・雇用条件・給与データなどを一元管理すると、必要な情報をすぐに取得できます。これにより、手作業による転記ミスを防ぎ、作成時間の大幅な短縮が可能です。

さらに、労務管理システムは従業員からの変更届を自動的に更新・蓄積するため、常に最新の人事情報を維持できます。自動更新機能により、担当者の負担が軽減され、正確かつスピーディーな在職証明書作成が可能です。

また、クラウドベースの労務管理システムは、専門業者がセキュリティパッチの適用や脆弱性の対応などを行ってくれます。そのため、セキュリティ面でも安心安全な情報管理を実現できます。

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電子署名の導入

電子署名を使うと、在職証明書作成を効率化でき、法的有効性も確保できます。

クラウド型の電子署名サービスを利用することで、押印の代替として法的効力のある署名が可能です。オンラインで署名できるため、遠隔地にいる従業員への証明書発行も迅速に行えます。

電子署名の法的有効性については、電子署名法により、一定の要件を満たせば手書きの署名や押印と同等の効力が認められています。ただし、利用にあたっては本人確認や意思確認のプロセスを適切に設計し、証明書の真正性を担保することが重要です。

電子署名を導入すると、在職証明書のペーパーレス化と発行プロセスの効率化を実現でき、人事労務担当者の業務負担の軽減にもつながります。

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在職証明書作成を効率化するならカオナビがおすすめ

労務管理システムを使って、在職証明書作成を効率化するなら「カオナビ」がおすすめです。

カオナビは、従業員の情報を一元管理して、人事労務やチーム運営などの業務を効率化できる労務管理システムです。

ここからは、カオナビの特徴として、以下の3点を解説します。

• 在職証明書をはじめ、幅広い書類作成を効率化
• 入社手続きの工数を短縮
• 従業員の性格タイプを把握できる

労務管理システムによる、在職証明書作成の効率化を検討している人は、ぜひカオナビの詳細も確認してみましょう。

在職証明書をはじめ、幅広い書類作成を効率化

カオナビを使うことで、さまざまな書類をスムーズに作成できるため、ほかの労務管理の業務に時間を割けるようになります。

カオナビには、Excelで作成した帳票のひな形を登録できる機能があります。ひな形を作成した書類については、特定の従業員の画面から書類作成ボタンを選択することで、当該従業員の個人情報が入力された書類をワンクリックで発行可能です。

在職証明書についても、あらかじめExcelでひな形を作成すると、カオナビで簡単に発行できるようになります。カオナビを導入することで、在職証明書を含めた幅広い書類作成を効率化でき、ほかの業務に時間を割けるようになります。

入社手続きの工数を短縮

カオナビを導入することで、入社手続きをスムーズに進められるようになり、年度初めの人事労務担当者の負担を軽減できます。

新入社員の入社手続きは、個人情報の取得や雇用契約書の締結など、さまざまな作業の対応が必要です。新入社員が多ければ多いほど、入社手続きの業務は煩雑になります。

カオナビを導入すると、個人情報の収集や書類の記入などをオンラインで完結できます。書類を対面で受け渡さなくとも、オンラインでやり取りできるようになるため、一人ひとりの入社手続きをスムーズに対応可能です。

新入社員が多い年度でも、入社手続きに追われにくくなり、ほかの業務に余裕を持って取り組めるようになります。

従業員の性格タイプを把握できる

カオナビの「エニアグラム」という機能で、従業員一人ひとりの性格を分析することで、コミュニケーションを取りやすくなります。

エニアグラムとは、個人の性格を9つのタイプに分類する性格診断テストです。従業員にエニアグラムを受けてもらうことで、どのような性格であるかを把握できます。

エニアグラムの結果はカオナビで閲覧でき、コミュニケーションを取る際のポイントを確認可能です。人事労務の業務において従業員とコミュニケーションを取るときに、エニアグラムの内容を頭に入れておくと、スムーズにやり取りしやすくなります。

また、社内の性格タイプのバランスも分析可能です。社内にどの性格タイプが足りないかを把握することで、採用活動で探すべき人材を考えやすくなります。

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