予算策定を成功させるには？業務フローやよくある課題の解決策も紹介

予算策定は、経営資源の最適な配分やリスク管理のためにも欠かせません。しかし、「予算策定の精度が低い」「部門間の調整が難しい」といった悩みを抱える企業も少なくありません。こうした課題を解決するには、正しい予算策定の方法と手順を押さえることが大切です。

この記事では、予算策定とは何か解説しつつ、方法や手順やよくある課題の解決策を紹介します。効率的かつ戦略的な予算策定を実現するためにも、ぜひ参考にしてみてください。

予算策定とは

予算策定とは、企業が一定期間の収益や支出を計画し、適切な資金配分を決定するプロセスのことです。適切な予算策定によって、無駄な支出を抑え、資源を効率的に活用しながら目標を達成することが可能です。

予算策定の時期（スケジュール）は企業によって異なりますが、一般的には会計年度が始まる数か月前から準備が始まります。例えば、日本企業の多くは4月を新年度とするため、前年の10月~12月頃に予算策定が進められます。

一方、欧米企業では1月を年度の開始とする場合が多く、前年の9月~11月頃に予算計画を立てることが一般的です。

予算策定が重要な理由

企業の健全な運営には、計画的な資金管理が欠かせません。特に、事業拡大や利益向上を目指す企業にとって、予算策定は単なる数字の積み上げではなく、経営戦略の一環としての役割を果たします。ここでは、予算策定の重要性について、3つの観点から解説します。

目標達成に向けた道筋になる

企業の成長には明確な目標設定が不可欠です。そのため、予算は単なる収支計画ではなく、企業の目標を数値化した「道しるべ」として機能します。予算を策定すれば、売上や利益といった経営目標が具体的になり、従業員が共通の方向性を持って業務に取り組めるようになるでしょう。

部門ごとに予算を配分すれば、それぞれの部署が果たす役割が明確になり、全社的な戦略と整合性を取ることが可能です。例えば、営業部門が売上目標を達成するためには、マーケティング部門が適切な広告予算を確保し、新規顧客獲得を支援する必要があります。予算を通じて各部門の連携が強化されれば、企業全体のパフォーマンス向上につながります。

経営資源を最適に配分できる

企業経営には「ヒト・モノ・カネ」といった限られた資源を効率的に活用することが求められます。予算策定によって、どの分野にどの程度の投資を行うかが明確になり、経営資源を最適に配分することが可能です。

例えば、新規事業の立ち上げを検討する場合、開発費や人員配置の計画を立てる必要があります。予算を事前に策定し、収益化までの期間や必要な投資額を可視化しておけば、無駄なコストを削減できます。

既存事業の維持・拡大を優先する場合は、追加投資を行う部門を明確にした上で、リソースの再配分をスムーズに進めることが可能です。

適切な資源の配分は、社員のモチベーション向上にもつながります。例えば、研修費用を適切に確保することで人材育成が強化でき、社員のスキル向上を促進できます。

リスク管理になる

ビジネスには常に不確実性が伴います。市場の変動、競争環境の変化、予期せぬコストの発生など、企業が直面するリスクは多岐にわたります。予算策定の過程でリスク要因を洗い出せば、想定される最悪のシナリオを事前に把握した上での対策が可能です。

例えば、売上の減少や原材料費の高騰など、経営に影響を与える可能性のある要因を想定し、それに対応するための予備費を確保できます。また、市場環境の変化に応じて予算を修正し、必要な投資やコスト削減策を講じることで、経営の安定にもつながります。

予算策定の方法は主に2つ

予算策定の方法には主に「トップダウン方式」と「ボトムアップ方式」の2種類があり、それぞれにメリットとデメリットが存在します。企業の規模や業種、経営戦略によって、適切な方法を選択しましょう。ここでは、それぞれの方式の特徴について解説します。

トップダウン方式

トップダウン方式とは、経営陣や管理層が全体の予算を決定し、その枠組みの中で各部門が具体的な予算を配分する方法です。この手法の特徴は、全社的な視点から資金を適正に配分できる点にあります。経営層が事業目標や経済環境を考慮して大枠の予算を決定するため、組織全体の方向性と整合性が取りやすくなります。

また、迅速な決定が可能であり、全体の予算管理がしやすい点もメリットです。しかし、現場の意見が反映されにくい点や、各部門の実情とはかけ離れた予算が設定されるリスクがあるため、慎重な調整が必要です。

ボトムアップ方式

ボトムアップ方式は、各部門が必要な予算を算出し、それを積み上げて全体の予算を決定する方法です。現場の担当者が具体的な業務計画に基づいて予算を立案するため、実態に即した予算配分ができます。

この方式のメリットは、現場のニーズを的確に反映できる点です。各部門が主体的に予算策定に関与することで、計画の実現性が高まり、業務の効率化にもつながります。

しかし、各部門が個別に予算を計上するため全体としてのバランスが取りにくく、結果として予算が膨らむ可能性がある点がデメリットです。

予算管理を行う企業の多くは、トップダウン方式とボトムアップ方式の両方を組み合わせて予算を策定しています。

予算策定のフロー（手順）

予算策定の具体的な手順は、方式（トップダウン方式とボトムアップ方式）や企業によっても異なりますが、ここでは一般的なフローを4つのSTEPに分けて紹介します。各ステップを適切に把握し、計画的な予算管理を実施して企業の持続的な発展につなげましょう。

STEP1.目標設定

予算策定の第一歩は、企業の経営理念やビジョンに基づいた明確な目標設定です。目標を設定する際には、単に「売上を伸ばす」や「市場での影響力を強化する」といった抽象的なものではなく、具体的な数値目標を掲げることが重要です。

例えば、「来年度の売上高を前年比10％増加させる」や「営業利益を1億円確保する」など、達成基準を明確にします。市場シェアや顧客数の増加など、企業の成長に関わる指標も考慮し、経営方針と整合性のある目標を設定しましょう。

このステップが不明確だと、後の予算編成や実行段階でのズレが生じるため、慎重に検討する必要があります。

STEP2.予算編成

目標が明確になったら、次は目標達成に必要な予算を編成します。各部門が、自部門に必要な経費を試算し、予算案を作成するのがこのフェーズの主な作業です。例えば、営業部門であれば販促費や人件費、マーケティング部門であれば広告費や市場調査費、開発部門であれば研究開発費などが必要です。

各部門は、過去の実績や市場環境を分析し、最適な予算配分を検討します。この段階では、全社的なバランスも考慮して無駄な支出を削減しつつ、最大限の効果を発揮できるよう工夫することが大切です。

STEP3.予算調整

各部門が作成した予算案を統合し、全社的な観点から調整します。企業の資金には限りがあるため、全ての部門の要求をそのまま反映することは難しい場合が多く、優先順位をつけることが必要です。この際、経営陣や財務部門が中心となり、戦略的な観点から予算を調整します。

売上成長を重視する年度であればマーケティング予算を増額し、コスト削減を重視する年度であれば人件費や固定費の削減を検討するなど、状況に応じた最適なバランスを取ります。社内の利害関係を調整しながら、企業全体の目標達成に向けた最適な予算配分を決定することが重要です。

STEP4.予算承認~実行

最終的に、経営陣が調整後の予算案を承認し、各部門に正式な予算が割り当てられます。この段階では、決定した予算を確実に執行するための体制を整えることが大切です。各部門は、与えられた予算の範囲内で業務を遂行し、目標達成に向けて取り組みます。

また、予算の執行状況を定期的にモニタリングし、必要に応じて修正を加えることも重要です。市場環境の変化や業績の変動に応じて、予算を再配分したり支出計画を見直したりすることで、より柔軟な対応が可能になるでしょう。

予算策定における課題と解決策

予算策定は企業経営において重要なプロセスのひとつですが、さまざまな課題が伴います。特に、外部環境の変化による予測の難しさや、部門間の調整にかかる時間など、多くの企業が直面する問題です。ここでは、これらの課題を深掘りし、それぞれの解決策について解説します。

予測が難しい

企業の予算策定において、経済状況や市場動向、競合環境などの外部要因が常に変化しているため正確な予測は困難です。例えば、景気の悪化による消費の落ち込み、原材料価格の変動、新たな競合の参入などが企業の収益に大きな影響を与えます。こうした外部環境の変化を全て考慮した上で、正確な予算を策定することは簡単ではありません。

また、予測の精度が低いと実績との乖離（かいり）が生まれ、事業計画の見直しが必要になることもあります。ゆえに、実現可能な数値に基づいた予算を設定することが重要です。過去のデータを活用した統計分析やAIを用いた需要予測などの手法を取り入れることも有効です。

部署ごとの調整に時間がかかる

各部門はそれぞれの業務目標を達成するために予算を要求しますが、全社的な観点から見ると、全ての要求を満たすことは難しい場合があります。そのため、部門間で利害対立が発生しやすく、調整に多くの時間がかかるケースも少なくありません。

例えば、営業部門はマーケティング活動のために多くの予算を確保したいと考える一方で、製造部門は生産設備の更新に資金を充てたいと主張することがあります。各部門が自部門の利益を最優先に考えると、全体最適の視点を欠いた予算配分になりかねません。

この課題を解決するためには、予算配分の基準を明確にすることや、各部門間の円滑なコミュニケーションを促進することが大切です。部門間での意見調整がスムーズに進めば、迅速な予算決定が可能になるでしょう。

予算策定の課題解決には「ヨジツティクス」がおすすめ！

多くの企業が、予算策定における目標設定の曖昧さ、部門間の連携不足、予算編成の煩雑さなどの課題を抱えています。こうした課題の解決には、予実管理システムの導入もおすすめです。

予実管理システム「ヨジツティクス」を導入すれば、予算の見える化が実現し、実績とのギャップをリアルタイムで把握した上での迅速な意思決定が可能になります。さらに、過去実績や現在の見込みを踏まえた、精度の高い予算作成が可能になります。手作業での管理や複雑なデータ処理から解放され、業務効率の向上も期待できます。クラウド対応でどこからでもアクセスでき、チーム全体の予算管理がスムーズになる点も魅力です。

まとめ

予算策定とは、企業が一定期間の収益や支出を計画し、適切な資金配分を決定するプロセスのことです。予算策定は、経営資源の最適な配分やリスク管理において重要な役割を果たします。しかし、正確な予測や部門間の調整が難しいなどの課題があります。

予実管理システム「ヨジツティクス」を導入すれば、実績に基づいた精度の高い予算策定や部門間のスムーズな連携が可能です。ヨジツティクスは、予実管理に関わる全員が、マニュアル不要で直感的に操作できる使いやすいUIを採用しています。

また、柔軟な権限設定により、組織や役職別に適切なデータ開示が可能です。経営層には必要な情報を、現場には業務に直結するデータを適切に提供し、意思決定のスピードと精度を向上させられます。ヨジツティクスに関して気になる点があれば、お気軽にお問い合わせください。