【実はカンタン】年末調整の仕方とは? 書類の作成方法をわかりやすく解説

人事担当者として、年末になると慌てて年末調整書類の作成を依頼している、でも何のためにやっているのかよく分からない、なんてことはありませんか?年末調整の仕方とその流れを、必要書類と合わせてみていきましょう。

目的を知ることで、年末調整の仕方を理解しよう

年末調整には2つの目的があります。従業員の年間所得税の過不足精算と、所得税控除の申告です。前提として、企業は従業員の年間所得と所得税額を確実に計算し、市区町村・税務署に申告する必要があります。

従業員の所得税は通常、毎月の給与や賞与から天引きする形で先に支払っていますが、その合計額が年間所得に対する所得税額と一致するとは限りません。

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年末には年間所得が分かり正しい所得税額を計算できるので、天引き済みの所得税額との過不足を精算、つまり多すぎれば従業員へ差額の還付、不足していれば追加の徴収を行うべく、計算を行います。

さらに、従業員に税額控除対象となる扶養家族や生命保険料の支払いがあれば、控除額も合わせた所得税額の計算を行います。


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実はシンプル!2種類の必要書類

年末調整のために、従業員には2種類の必要書類を記入してもらいます。それぞれ、「平成〇〇年分給与所得者の扶養控除等(異動)申告書」「平成〇〇年分給与所得者の保険料控除申告書 兼 給与所得者の配偶者特別控除申告書」といいます。

「給与所得者の扶養控除等(異動)申告書」には、配偶者、子供、両親など、面倒をみている家族や親族の状況を記入してもらいます。

一方、「給与所得者の保険料控除申告書 兼 給与所得者の配偶者特別控除申告書」には、控除される保険料、生命保険料や地震保険料などについて記入してもらいます。

また、例外として、従業員が住宅ローンを組んだ場合は「給与所得者の(特定増改築等)住宅借入金等特別控除申告書」という第3の書類も必要になります。

これですっきり!具体的な年末調整業務の流れ

まずは、年末調整の対象者を確認します。基本的には全従業員が対象ですが、勤務開始1年未満や海外勤務者など、対象外となる場合がありますので注意が必要です。

つぎに、従業員へ必要書類の配布と記入の案内をします。書類の配布漏れを防ぐためのチェックリストや、従業員向けの案内文や記入例を用意するなどの対策が一般的です。

記入後の書類の回収にあたって、扶養や控除の申告がある場合は、それらの証明書類の回収も合わせて行いましょう。

最後に、必要な書類が揃ったら、具体的な年末調整の実務、所得税額の計算が待っています。控除対象を確認し、年間の給与額と所得税の精算を行います。

計算ができてしまえば、あと少しです。従業員には「源泉徴収票」を、市区町村へは「給与支払報告書」、税務署へは「給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表」として、計算結果を提出します。

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このように、手続きの流れはシンプルですが、計算や書類への転記は複雑になる場合もあるため、給与計算ソフトに任せて誤計算を防ぎ、実務時間を削減するというのが一般的な方法です。