タイムカードの押し忘れは、従業員と管理者の双方にとって頭の痛い問題ではないでしょうか。押し忘れを放置すると、給与の未払いや労務トラブルといった深刻な事態に発展する可能性があります。
この記事では、タイムカードの押し忘れが発生した際の対処法から、従業員と企業それぞれの立場で考えられる原因、そして具体的な再発防止策までを詳しく解説します。正しい知識を身につけ、健全な労務管理を目指しましょう。
１．タイムカードの押し忘れに罰則は違法？
タイムカードを押し忘れた従業員に罰則を科すこと自体は、必ずしも違法ではありません。ただし、労働基準法に反するような過度なペナルティや一方的な罰則は認められていないため、内容には細心の注意が必要です。
ここでは、
- どのような罰則が違法になるのか
- どの範囲であれば企業がルールとして定められるのか
をわかりやすく解説します。
欠勤扱いは違法
タイムカードの押し忘れを理由に、その日を欠勤扱いとすることは違法です。労働基準法第24条では「賃金全額払いの原則」が定められています。実際に労働したのであれば、企業は従業員に対して賃金を支払う義務があるのです。
タイムカードはあくまで労働時間の記録手段であり、打刻がないからといって労働していない扱いにはなりません。出退勤の事実が業務日報・メール・上司とのやり取りなど、ほかの方法で確認できれば、その情報にもとづいて給与を支払う必要があります。
出典：e-Gov法令検索「労働基準法第二十四条」
罰金を科すのは違法
タイムカードの押し忘れに対し、罰金として金銭を徴収することも違法です。労働基準法第16条では「賠償予定の禁止」が定められており、労働契約の不履行に対して違約金や損害賠償額を予定する契約を禁じています。
押し忘れを「契約不履行」とみなし、罰金を科すことは法令違反となります。たとえ少額であっても、罰金制度を設けること自体が問題となるため、注意が必要です。
出典：e-Gov法令検索「労働基準法第十六条」
会社独自の罰則を設けることは可能
違法性の高い欠勤扱いや罰金とは異なり、就業規則にもとづいた懲戒処分として「減給」は可能です。
ただし、就業規則にタイムカードの押し忘れが懲戒処分の対象となる旨を明記し、規則を従業員に周知しておく必要があります。
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２．タイムカードの押し忘れへの対処法
タイムカードの押し忘れに気づいたら、できるだけ早く正しい記録を残すことが大切です。
ここでは、押し忘れが発生した際の具体的な対処法を解説します。
押し忘れに気づいたらすぐに報告する
タイムカードの押し忘れに気づいたら、直ちに上司や勤怠担当者へ連絡してください。時間が経つほど「何時に出社・退社したか」が曖昧になり、正確な勤怠補正が難しくなります。
また、報告を後回しにしたり、実際とは異なる時間を申告したりすると、大きな問題に発展するおそれがあります。押し忘れが発生したときは、正直かつ迅速な報告が信頼維持とトラブル防止の基本です。
事実確認をおこなう
報告を受けた上司や担当者は、客観的な事実確認をおこないます。本人の記憶だけでなく、第三者が見ても労働時間を証明できる客観的な証拠をもとに確認作業を進めましょう。
たとえば、次のような確認方法が挙げられます。
- PCのログイン・ログオフ履歴
- メールの送受信時刻
- 防犯カメラの映像
- 入退室記録
正しい情報をもとに記録する
事実確認ができたら、その内容をもとに勤怠記録を正しく修正します。修正は、所定の申請書や修正記録簿など、企業が定めた正式な手続きに沿っておこないましょう。
誰が、いつ、どのような理由で修正したのかを記録として残すことも大切です。口頭のやり取りだけで済ませると、後から「聞いていない」「申告したはず」などのトラブルにつながる可能性があります。必ず書面やデータで履歴を残し、修正内容を明確にしておきましょう。
始末書の提出を求める
タイムカードの押し忘れが頻繁に繰り返される場合や、故意であると判断された場合には、再発防止策の一環として始末書の提出を求めることが可能です。
始末書は単なる罰ではなく、従業員本人に問題の重大さを認識させ、改善を促すための手段です。提出を求める際は、なぜ必要なのかを丁寧に説明してください。本人に内省の機会を与えることが目的だと伝えましょう。
ペナルティを設定する
何度指導しても改善されない場合、就業規則にもとづいたペナルティの適用も選択肢になります。
前述のとおり、ペナルティとして減給処分は可能ですが、就業規則への記載が必要です。また、減給額には法律で定められた上限があるため、範囲内で慎重に判断しなければなりません。
ペナルティはあくまで最終手段であり、まずは再発防止に向けた指導や環境整備を優先すべきでしょう。
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３．タイムカードの押し忘れが起こる要因
タイムカードの押し忘れは、なぜ起きるのでしょうか。その原因は、従業員のミスだけでなく、企業側の仕組みや環境が影響している場合もあります。
両方の視点から対策を考えることで、根本的な解決につながります。
【従業員側の要因】
まずは、従業員側の事情によって起こる2つの原因から見ていきましょう。
うっかりミス
もっとも多いのが、単純な「うっかりミス」です。出勤時や退勤時の慌ただしさの中で、打刻自体を忘れてしまうことがあります。
特に、朝の準備や退勤間際の引き継ぎなどで頭がいっぱいになると、日常的な習慣であるはずの打刻が抜け落ちてしまいがちです。これは誰にでも起こりうるヒューマンエラーといえます。
業務の忙しさ
業務が立て込んでいると、タイムカードの押し忘れが起こりやすくなります。出社後すぐに会議が始まったり、急な電話や来客対応に追われたりすると、打刻するタイミングを逃すこともあるでしょう。
接客業や医療・介護の現場では、どうしても打刻より目の前の対応が先になる状況が発生します。退勤時も急な対応に追われてそのまま帰ってしまい、結果的に打刻を忘れるケースも考えられるのです。
【企業側の要因】
次に、企業側の環境によってタイムカードの押し忘れが発生する原因を3つ解説します。
動線に合わない打刻機の配置
打刻機が従業員の動線から外れた場所にあると、押し忘れにつながります。たとえば、オフィスの隅や特定の部署エリア内にしか設置されていないと、そこを通らない従業員は打刻を意識しにくいでしょう。
そのため、打刻機は従業員全員が毎日必ず通るメインの出入り口や通用口などに設置するのが理想的です。
打刻機の操作が複雑
打刻機の操作方法がわかりにくかったり、手順が多くて面倒だったりすると、「押すのが手間だ」と感じてしまい、打刻忘れにつながります。
特に、ITツールの操作に慣れていない従業員が多い職場では、誰でも迷わず使えるシンプルな操作性が求められます。また、打刻機の反応が遅い、エラーがよく起きるなどの不具合があると、従業員の打刻する意欲が下がりかねません。結果として、押し忘れが増えてしまう可能性もあります。
勤怠ルールが曖昧
勤怠管理に関するルールが曖昧である、従業員に十分に周知されていないといった場合も問題です。
たとえば、「いつまでに打刻すべきか」「押し忘れた場合はどうすればよいか」といったルールが明確でないと、従業員は自己判断で行動します。すると、押し忘れや不正確な記録につながるのです。
また、管理側の勤怠確認が不十分だと、押し忘れが見過ごされてしまいます。それが続けば、組織全体の勤怠管理の意識が低下するでしょう。
全従業員が同じルールを正しく理解し、遵守できる環境整備が不可欠です。
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４．タイムカードの押し忘れを防ぐ方法
タイムカードの押し忘れは、仕組みを作って防ぐことがポイントです。
ここでは、企業が取り組むべき具体的な防止策を4つ紹介します。これらの対策を組み合わせることで、押し忘れのリスクを大幅に低減できるでしょう。
- 打刻ルールを整備・周知する
- 打刻機の設置場所を見直す
- リマインダーを設定する
- 勤怠管理システムを導入する
打刻ルールを整備・周知する
まずは打刻に関するルールを明確にし、全従業員に徹底することです。基本的なルールに加え、イレギュラー対応の手順まで具体的に決めておきます。
- 始業時刻の10分前までに打刻する
- 退勤時に必ず打刻する
- 押し忘れた場合はすぐに上長へ報告し、所定の用紙で申請する
整備したルールは、社内掲示板や朝礼などで定期的に共有し、形だけのルールにならないよう継続的に周知しましょう。
打刻機の設置場所を見直す
打刻機は、従業員全員が必ず通る通用口やオフィスの出入り口などに設置すると、押し忘れ防止につながります。
従業員が普段どのルートを通って移動しているかを踏まえ、もっとも打刻しやすい場所はどこかを見直してみましょう。
リマインダーを設定する
人は誰でもうっかり忘れてしまうことがあるため、ツールを活用したリマインドも有効な手段です。
たとえば、始業・終業時間の少し前に、社内チャットや個人のスケジュールアプリでアラートを出すよう設定しておく方法があります。また、更衣室や打刻機の周辺に「タイムカードの打刻を忘れずに！」といった掲示物を貼るだけでも、視覚的なリマインドとして機能するでしょう。
アナログとデジタルの両方を活用して、タイムカードの押し忘れに気づける工夫を増やしてください。
勤怠管理システムを導入する
もっとも根本的かつ効果的な対策が、勤怠管理システムの導入です。PCのログオン・ログオフと連動して自動で打刻できるタイプや、スマホアプリで場所を問わず打刻できるタイプなど、さまざまな種類があります。
押し忘れがあった際、本人や管理者へ自動通知を送るアラート機能により、押し忘れにすぐ気づいて修正できる点もメリットです。
労働時間の把握が正確になるため、人事・労務担当者の負担軽減や、法令に沿った勤怠管理にも役立ちます。
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５．押し忘れへの対応に関する注意点
タイムカードの押し忘れに対応する際には、トラブルを防ぐために、いくつか気をつけるべき点があります。従業員と管理者の両方が正しい知識を持つことで、公平で透明性の高い勤怠管理を実現できるでしょう。
ここでは、特に重要な5つのポイントを解説します。
虚偽申告・代理依頼をしない
押し忘れたからといって、実際とは違う時間を申告したり、同僚に打刻してもらったりすることは避けてください。勤怠記録の不正行為とみなされ、発覚すれば懲戒処分の対象にもなりえます。
たとえ数分の違いであっても、事実と異なる申告は信頼を損なう行為です。押し忘れに気づいたら、正直に報告しましょう。決められた手続きで正しく修正すれば、自分を守ることにもつながります。
押し忘れの頻度を把握する
管理者は、特定の従業員がどれくらいの頻度で押し忘れているかを把握しましょう。
一度きりの「うっかり」であれば、注意や指導で改善する場合もあります。頻度が高い場合は、業務の進め方に問題がある、勤怠意識が低いなど、何らかの原因が隠れているかもしれません。
押し忘れを繰り返す従業員に対しては、個別に面談する機会を作るのもおすすめです。理由を丁寧にヒアリングしたうえで、根本的な改善策を一緒に考えていく姿勢が求められます。
修正ルールを明確にする
勤怠記録を修正するルールは、誰が見ても理解できるようにし、就業規則やマニュアルに必ず記載しましょう。
たとえば、次のような具体的な手順を定めます。
- 押し忘れ申請は専用の申請書を使う
- 所属長の承認を必ず得る
- 修正履歴はすべてデータで保管する
ルールが曖昧だと、担当者ごとに対応がばらついたり、不正が起きやすくなったりするおそれがあります。
ペナルティは就業規則に記載する
減給などのペナルティを設ける場合は、必ず就業規則に内容を明記しておく必要があります。就業規則に書かれていないペナルティを科すと、法的に無効と判断されるおそれが高まるからです。
記載する際は、どのような場合に・どのような処分をおこなうのかを具体的に示しましょう。以下は一例です。
「正当な理由なくタイムカードの打刻を怠り、再三の注意にもかかわらず改善が見られない場合は、懲戒処分として減給とすることがある」
減給額の上限を把握する
就業規則にもとづいて減給処分をおこなう場合でも、減給できる金額には法律で決められた上限があります。
労働基準法第91条では、次のように定められています。
- 1回の減給額は、「平均賃金の1日分の半分」まで
- 複数の違反に対する減給の合計額は、「1回の賃金支払期間（一般的には1か月）の賃金総額の10分の1」まで
出典：e-Gov法令検索「労働基準法第九十一条」
この上限を超える減給は違法となります。必ず金額を正確に計算し、法律で定められた範囲内におさめなければなりません。
出典：e-Gov法令検索「労働基準法」
減給処分は慎重に検討する
たとえ打刻の押し忘れが何度も続き、始末書を提出させても改善しない場合でも、すぐに減給処分に進むのはおすすめしません。まずは「減給警告」を出して様子を見るのが一般的です。
従業員へのペナルティは、罰を与えることが目的ではなく、行動の改善を促すための「教育的な措置」にあたります。厳しい処分を優先するよりも、従業員が自ら行動を改めやすくなるような仕組みづくりやサポートが欠かせません。
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６．タイムカードの押し忘れに関するよくある質問
タイムカードの押し忘れに関して、よくある質問とその回答をまとめました。正しい知識を身につけ、日々の勤怠管理に役立ててください。
- Q1. 出勤や退勤時間を手書きで記入してもいいですか？
- Q2. 押し忘れた日は欠勤扱いになりますか？
- Q3. 押し忘れた日は減給されますか？
- Q4. 押し忘れを放置したらどうなりますか？
- Q5. 打刻時間と実際の勤務時間に乖離が生じたらどうすればいいですか？
Q1. 出勤や退勤時間を手書きで記入してもいいですか？
原則として、出勤時間と退勤時間はタイムカードや勤怠システムなど、客観的な方法で記録するのが望ましいとされています。
打刻の押し忘れやシステムトラブルなど、やむを得ない場合に限り、上長の確認・承認を前提に、手書きで補正することも考えられます。ただし、日常的に手書きのみで勤怠管理するのは避けたほうがよいでしょう。
自己申告制で始業・終業時刻を管理する場合は、上長が内容をチェックしてください。時間が不自然な申告については、必ず理由を確認する運用が必要です。
Q2. 押し忘れた日は欠勤扱いになりますか？
タイムカードを押し忘れても、実際に働いていれば原則として欠勤にはなりません。
打刻がないことだけを理由に欠勤扱いとし、給与を支払わないのは「賃金全額払いの原則」に反し違法とされます。PCのログやメール履歴などで勤務の事実を確認し、その内容にもとづいて賃金を支払う必要があります。
Q3. 押し忘れた日は減給されますか？
タイムカードを押し忘れたからといって、すぐに減給になるわけではありません。
減給処分がおこなわれるケースでは、必ず就業規則に「タイムカードの押し忘れを繰り返した場合は、懲戒処分として減給することがある」といったルールが明記されています。さらに再三注意しても改善が見られないなど、悪質と判断されるケースに限られるでしょう。
Q4. 押し忘れを放置したらどうなりますか？
企業には、タイムカードやPCログなどの客観的な方法で労働時間を正しく管理する義務があります。押し忘れを放置して勤怠が適切に管理されていない状態が続くと、この義務を果たしていないと判断されるおそれがあるのです。
結果として、労働基準監督署から是正勧告を受けたり、未払い賃金の問題に発展したりするリスクが高まるでしょう。
また従業員側も、働いた分の給与が正しく支払われないほか、押し忘れを繰り返して放置すると、懲戒処分の対象になることもあります。押し忘れに気づいたらすぐに報告するなど、誠実な対応が不可欠です。
Q5. 打刻時間と実際の勤務時間に乖離が生じたらどうすればいいですか？
タイムカードの打刻時間と実際の勤務時間がずれてしまう例として、現場では次のようなケースが考えられます。
- 打刻機が1台しかなく、順番待ちで始業時刻までに打刻できなかった
- 取引先からの急な対応で、退勤時の打刻を失念してしまった
- 更衣室で話し込んでしまい、勤務時間と打刻時間に差が出た
気づいたら、勝手に打刻のやり直しや修正をおこなわず、必ず上長や勤怠担当者に事情と実際の勤務時間を報告しましょう。客観的な記録で実態を確認してもらい、会社が定めた手続きで勤怠を修正します。所定の申請書やシステム上の申請フローに従って修正し、誰が・いつ・なぜ修正したかを記録に残すことが重要です。
また、防止策としては、打刻機の設置場所の見直しや増設、スマートフォンを使った打刻など勤怠管理システムの導入が有効です。自社の実情に合わせて、労働時間の記録方法を整備していきましょう。
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７．まとめ｜システムを導入してタイムカードの押し忘れを防止しよう
タイムカードの押し忘れは、従業員の注意不足だけでなく、職場のルールや環境が原因となることもあります。再発防止には、明確な打刻ルールの整備やリマインダー設定などが役立つでしょう。その中で、もっとも効果的なのは勤怠管理システムの導入です。
クラウド型の勤怠システムなら、PCやスマホから簡単に打刻できます。漏れがあれば自動アラートで通知されるため、押し忘れを防止できるのもメリットです。さらに、労働時間がリアルタイムで集計され、法改正にも自動対応します。管理者の負担軽減やコンプライアンス強化にもつながるでしょう。
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