顛末書とは、仕事上のミスなどトラブルが発生した際に会社にそれを報告する文書のこと。今回は顛末書の書き方や注意点、作成例について紹介します。
１．顛末書とは？
顛末書とは、仕事においてミスや不始末があったり、不祥事が起きてしまったりした際、会社に対して経緯や問題の一部始終を報告するビジネス文書のこと。基本的に社内宛の報告書で、事態が収束した後に提出を求められるのです。
一般的に、商品などに不具合が生じた、事務手続きにミスがあったなど社内処分の対象とはならないようなミスや不始末などで提出を求められます。
２．顛末書の書き方
ここからは、顛末書と始末書の違いと顛末書の項目、またどのような内容にすればよいのかについて、解説します。
顛末書と始末書の違い
- 顛末書：ミスなどに対して一部始終の経過を報告する文書で、事態収束後に提出する。一般的に社内向けの文書
- 始末書：ミスなどに対して謝罪する反省文で、トラブルが発生した際、速やかに提出する。社内のほか、取引先などの社外に提出する場合も
始末書の提出が求められるようなミスなどに対しては、一般的に、懲戒などの社内処分が伴います。
始末書とは？【書き方を例文で簡単に】顛末書・反省文との違い
仕事でミスした時やトラブルが発生した際には始末書を提出しなければいけません。始末書の書き方や例文、注意点などを解説します。
１．始末書とは？
始末書とは、従業員が犯したミスや違反の事実関係を明らかに...
顛末書の項目
顛末書の項目は5W1Hの法則に則って分かりやすく書きます。項目は下記のとおりです。
- いつ、どこで、何が起きたのか
- 被害などはどの程度のものなのか
- どのように対応したのか
- 今後の再発防止策はどのようにするか
- 担当者の見解
内容に感情や主観を盛り込んではいけません。客観的に経過を分析し、状況に応じた優先順位をつけながら対策を立てるのです。読む側の立場の人が事態を正確に把握できるよう、時系列に沿ってまとめることも重要でしょう。
第三者が読んでも分かりやすい内容
顛末書は社内宛の文書で、今後社内で同じミスなどを繰り返さないようにするための資料として用いられる場合もあるため、客観的かつ具体的に顛末書を作成しましょう。誰が読んでも分かりやすく理解できます。
３．顛末書を作成する際の注意点
仕事でミスを犯した際、顛末書の作成が必要になります。反省文の意味合いが強い始末書と比べると、事実を淡々と報告すべき顛末書ですが、書く際にはマナーなどがあり、反省の意も含める必要があるのです。
ここからは、顛末書を作成する際の注意点について詳しく解説します。
- 嘘偽りなく誠意を持って作成する
- 文章の構成やマナーに気をつける
- 反省の色をしっかり示す
- 必ず問題になった経緯を書く
嘘偽りなく誠意を持って作成する
事態の詳細を嘘偽りなく書くことが大切です。それによって、会社側もトラブルを未然に防ぐ対策を取れるようになります。
また顛末書はミスやトラブルの経緯を説明し、場合によっては謝罪の意も含める文書です。誠意を持って伝えると会社や上司にも伝わりやすいでしょう。
文章の構成やマナーに気をつける
作成時には、文章のマナーや構成も意識します。ネットには多くのテンプレートや書き方があるので、参考にするとよいでしょう。
しかし会社独自の書き方が存在する場合もあります。事前に、社内規定の文書フォーマットがあるかどうか確認しましょう。また顛末書はビジネス文書の一つでもあるため、ビジネス文書の書き方などのルールに沿った書き方を心掛ける必要もあります。
反省の色をしっかり示す
顛末書は、謝罪の意味合いも含まれている文書ですので、反省を示します。冒頭には、必ず謝罪の言葉を入れましょう。また本文でも、謝罪の気持ちを込めた文章や言い回しにします。
いくらビジネス文書とはいえ、あまり事務的な固い表現ばかりですと、反省の気持ちが伝わりにくくなる場合も。さらに顛末書は始末書と違い、事態の一部始終を報告する文書ですので、あまりへりくだらないよう加減しましょう。
必ず問題になった経緯を書く
必ず問題が起こった経緯を記載します。顛末書の目的は、問題の原因究明と再発防止です。トラブルが起きた状況と結果報告だけでは、目的を果たせません。
経過を正確に記載すると顛末書の信憑性も高まりますし、会社としても問題に至った経緯を取引先などに正確に説明すると、取引先との信頼関係が崩れにくいです。
４．顛末書を提出する際の注意点
顛末書には提出する際の注意点もあります。どんな内容か、4点から紹介しましょう。
- 顛末書は事が落ちついたらすぐに提出
- 顛末書は手書きでもいい？
- 顛末書は今後の社内の取り組みに生かされる
- 捺印は社判の場合もある
①顛末書は事が落ちついたらすぐに提出
顛末書はトラブルが収束したらできる限り迅速に提出します。「顛末」という意味のとおり、事態の初めから終わりまで説明しなければいけないので、対応している最中に顛末書を提出することはないのです。
つまり提出は事態収束後となりますが、問題が発生した際は、直属の上司などにしっかりと報告しましょう。また事態の途中経過も逐一報告すると、上司との信頼関係も深まり、顛末書も受け入れられやすくなるでしょう。
②顛末書は手書きでもいい？
会社に指定のフォーマットがある場合、それに沿って作成します。手書きか、パソコンで作成するのかは社内規程に従いましょう。指定がない場合、手書きにすると人間味が感じられ、謝罪の気持ちが伝わりやすくなるでしょう。
ただし顛末書の目的は、トラブルの内容や再発防止対策を分かりやすく書くこと。そのためパソコンで作成するほうが誰もが見やすい顛末書となります。迷った場合は、直属の上司に相談してみるとよいでしょう。
③顛末書は今後の社内の取り組みに活かされる
顛末書を提出して終わりではなく、当人や会社が今後の再発防止や改善に活かします。そのため作成時から誰が見ても理解できるよう、簡潔かつ分かりやすく書くのです。
事態が収束し、顛末書を提出した後も、「しっかりと対策が行われているか」「状況は改善されているか」など情報を収集します。それを会社に報告すると、顛末書の存在価値が高まるでしょう。
④捺印は社判の場合もある
顛末書は正式なビジネス文書ですので、署名と認印による捺印が必要です。署名のすぐ横に、字と重なったり斜めになったりしないよう注意して捺印しましょう。
署名と捺印によって、「責任を持って文書を作成した」と示せます。また誰が作成した文書なのか一目で分かるでしょう。現場の責任者として顛末書を会社に提出する場合、社判を押すよう指示される場合もあります。
５．顛末書・始末書を書くのが面倒な方へのアドバイス
「できれば顛末書・始末書を書きたくない」「顛末書・始末書を書く事態になりたくない」と思う人も存在するでしょう。ここからは、どのようなことに気を付ければ顛末書などを書く機会が減るか、6つからアドバイスを紹介します。
- 何事も確認を心掛ける
- 自分ができる範囲で仕事をこなす
- 休みも大切
- スキルアップを目指す
- 職場が自分に合っていないと感じるのなら転職も視野に
- モチベーションアップ・モチベーションの維持
①何事も確認を心掛ける
何かを行った場合は、しっかり確認する習慣を付けます。確認ができていない、以前は確認していたが今はしていないという人は習慣付けましょう。
確認をしっかりと行ううえで、おすすめなのがチェックリストの作成です。たとえばエンジニアであれば必ずコードレビューを受けるようにし、上司や同僚のダブルチェックを受ければミスはかなり抑えられます。
デバッグ作業も細かく行い、テスト項目をリスト化すると効果的です。チェックリストをダブルチェックすると、さらにミスを防げるでしょう。
②自分ができる範囲で仕事をこなす
自分ができる範囲内で仕事をこなすことも大切です。仕事を抱え込み過ぎると、一つひとつの仕事がおろそかになってしまい、ミスをする可能性が高くなり、会社にとっても不利益となるでしょう。
同じ部署内で作業を分担化し、特定の一人に多くの負担が行き過ぎないよう注意します。また自分自身も仕事量に限界を感じる場合があれば、直属の上司に相談し、仕事の割り振りを見直してもらうとよいでしょう。
③休みも大切
適度に休みを取ることも重要です。常日頃仕事に追われていると、肉体的にも精神的にも疲労しますし、集中力が低下し、仕事の精度が下がり、ミスも出やすくなります。
もし仕事のストレスが溜まっている場合は、一度しっかりと休みを取り、リフレッシュしましょう。休みによる遅れを心配するより、休んだほうがよい状況もあります。体調管理も仕事のうち。上司に相談したうえで休めるときは休みましょう。
④スキルアップを目指す
スキルアップすると仕事の処理速度が上がり、正確性も増すのでミスが減るでしょう。スキル不足が、ミスの原因になっている場合も考えられます。
またITなどの技術は日進月歩のため、スキルがいつまでも通用するとは限りません。できるだけスキルを磨く時間の確保に努めます。何らかの形でスキルを上がれば、仕事に対しても余裕ができるため、自然とミスも減るでしょう。
⑤職場が自分に合っていないと感じるのなら転職も視野に
現在の仕事や職場環境が合っていない場合もあります。保有しているスキルと実際の仕事内容が合っていない場合、不慣れや不得意という点からミスが増えやすくなるのです。
その際は、仕事の内容を自身に合ったものに変えてもらったり、転職によって職場を変えたりしましょう。ただし本当に今の仕事内容や職場環境が自分に合っていないかどうかの判断は、慎重に行ってください。
⑥モチベーションアップ・モチベーションの維持
仕事に対してのモチベーションが低下していると、集中力や注意力が散漫になるため、ミスが起きやすいです。
また低下したモチベーションをただ放置しておくだけではさらなるミスを誘発します。自分なりにモチベーションが上がる、モチベーションを保つ方法を事前に見つけておきましょう。
６．顛末書の作成例
顛末書の作成は誰もが避けたいもの。しかし仕事を続けていくうえで書く機会がないとは限りません。もしもの場合に備えて、どのように顛末書を書けばいいのか知っておくとよいでしょう。
具体的なトラブルのケースに応じた作成例を紹介しますので、参考にしてみてください。
発注ミスの場合（社外）
まずは、発注ミスが原因で社外に向けて顛末書を書かなければいけない場合から見ていきます。文章の構成例は下記のとおりです。
- 発生の経緯：発注伝票の入力の際、個数を誤って入力してしまった
- 事後の経緯：誤発注に対して関係者に通達、商品はそのまま販売可能であった
- 発生原因：入力時におけるキー入力ミスおよび伝票の確認漏れ
- 今後の対策：発注前の確認の徹底、および別社員によるダブルチェックの実施
納品ミスの場合（社外）
次に、納品ミスが原因で社外に向けて顛末書を書かなければいけない場合を見ていきます。文章の構成例は下記のとおりです。
- 発生の経緯：仕様変更の連絡を受けたにもかかわらず、以前の仕様で納品してしまった
- 事後の経緯：納品後、依頼した仕様が実装されていないことに先方が気付き、連絡を受けてミスが発覚
- 発生原因：担当者の確認不足および思い込み
- 今後の対策：確認メールを上長にも送り、複数によるチェック体制を構築する
納品ミスの場合（社内）
最後に納品ミスが原因で社内に向けて顛末書を書かなければいけない場合について見ていきます。文章の構成例は下記のとおりです。
- 発生の経緯：A株式会社から発注された仕様変更の商品を、以前の仕様のままで納品してしまった
- 事後の経緯：先方から連絡を受け、担当者が気付き、商品をすべて回収
- 損害について：以前の仕様は不要であるため、すべて買い取りとなり金銭的損害が発生した
- 発生原因：担当者の確認不足および思い込み
- 今後の対策：先方担当者との確認作業の徹底
社内宛の顛末書は、どのような損害が出たのかまで言及します。
