退職メッセージとは、退職者に送るメッセージのこと。ここでは退職メッセージについて、書く際のポイントや注意点、文例などを解説します。
目次
１．退職メッセージとは？
退職メッセージとは、在職者が退職者に向けて贈る言葉です。本当にお世話になった人に宛てて書くことはもちろん、仕事をする上ではあまり親しくない人にも書く必要が出てきます。いずれの場合でも、良好な関係を継続するための内容にすることが重要です。
実際の文例を確認する前に、退職メッセージのポイントを確認していきましょう。まず退職メッセージの伝え方には、主に次の3種類が存在します。
- 手紙や色紙で伝える
- プレゼントを渡す
- メールやチャットで伝える
①手紙や色紙で伝える
職場全員で送る際は、色紙を使って寄せ書きをするとよいでしょう。色紙を用意し、メッセージを書く人数でスペースを割り振り、色紙を回覧して順番にメッセージを書きます。
職場の人数によってはメッセージを記載するスペースが小さくなるでしょう。その際は、短文で感謝の気持ちを表現します。もし退職者へ個人的に感謝の気持ちを伝えたいなら手紙を使いましょう。思い出のエピソードを交え、便せんに綴ります。
②プレゼントを渡す
退職メッセージを書いた色紙やカードなどと一緒に、プレゼントを渡す場合もあります。
プレゼントには、「退職後の生活に使える実用的、機能的なもの」「職場の思い出が詰まっているもの」を選ぶとよいでしょう。
③メールやチャットで伝える
色紙やプレゼントに比べて気軽に退職メッセージを伝えられる点が特徴です。一方で会社のアドレスやチャットを利用している場合、相手がメッセージを見返せないデメリットもあります。
２．退職メッセージを書く際のポイント
退職メッセージを書く際、おさえておきたいポイントとはなんでしょう。それぞれについて見ていきます。
- 感謝の気持ちを伝える
- 自分の言葉で伝える
- 労いの言葉を伝える
①感謝の気持ちを伝える
退職メッセージでは、感謝の気持ちを伝えましょう。具体的なエピソードを交えると、より感謝の気落ちが伝わり退職者の心にも響きます。また今後、下記のような場面があるかもしれません。今後も付き合いが続くことを前提とし、感謝の気持ちを書きましょう。
- 退職後も困ったことがあったので、相談に乗ってもらう
- 退職者が同業他社に就職するので、合同イベントで会う
- リファラル採用を使って、退職者から自分宛てに声をかけてもらう
②自分の言葉で伝える
定型的な退職メッセージの文章事例もあります。しかし定型文では、感謝や別れを惜しむ気持ちを伝えきれません。短い言葉でよいので、自分の言葉でも伝えましょう。
手紙で退職メッセージを書くときは、退職者と自分のエピソードを交え、自分の言葉で書きます。また退職理由を問わず、退職後の応援メッセージも記載するとよいでしょう。退職者の励みになります。
③労いの言葉を伝える
退職事由が定年退職のときは、長年にわたる勤務や多くの功績、貢献や尽力など、定年まで会社に勤めたことを労う気持ちを伝えましょう。
ただし目上の人に対して、「お疲れさまでした」「ご苦労様でした」などの言い方は失礼にあたります。
- お疲れのことと存じます
- ご指導いただきありがとうございました
など適した表現で退職メッセージを送りましょう。
３．退職メッセージを書く際の注意点
退職メッセージを書く際、何に注意すればよいのでしょう。それぞれについて見ていきます。
- おめでたい理由のときのみ「祝」を使う
- 退職理由については触れない
- 忌み言葉を書かない
- 目上の人に書く場合、敬語に注意する
- 関係性を考えてからメッセージを書く
①おめでたい理由のときのみ「祝」を使う
「祝」の字は、結婚や出産など、おめでたい理由で退職する場合にのみ使用する言葉です。「病気や怪我など本人の望まない退職」「退職理由がわからない」ときは、「祝」の字を使わないようにしましょう。
代わりに、「御礼」「ありがとうございました」など感謝の意がこもった言葉を使います。判断がつかないときは、「祝」の字を使わず退職メッセージを書くのが無難です。
②退職理由については触れない
退職メッセージを書く際、退職理由について触れないようにしましょう。たとえ退職事由が転職でも、転職する理由や転職先の企業には触れずメッセージを書きます。
また病気療養や家族の介護といったセンシティブ・プライベートな理由で退職する場合もあるでしょう。これらは、退職者が触れて欲しくない理由である可能性も高いです。まったく触れないもしくは軽く触れてはげますようにするとよいでしょう。
③忌み言葉を書かない
忌み言葉とは、病気や老い、死をイメージさせ、「縁起が悪いためお祝い事に使わない」と考えられている言葉のこと。退職者を送り出すには不適切な言葉ですので書かないよう気をつけましょう。たとえば、下記のようなものです。
- 死につながる四
- 苦労につながる九
- 枯れる
- 倒れる
- 重い
- 曲がる
- 折れる
- 切れる
- 残念
④目上の人に書く場合、敬語に注意する
たとえば下記のような気遣いが必要です。
- 語尾に「～です」「～ます」といった丁寧語を使う
- 「がんばってください」「ご苦労様でした」は使わない
⑤関係性を考えてからメッセージを書く
下記のように関係性を考えてから、メッセージを書くとよいでしょう。
- 一緒に仕事をしていた親しい同僚では、エピソードを交えた特別感のあるメッセージ
- 仕事であまり関係がなかった先輩には、惜別のメッセージ
- お世話になった上司には、敬愛の情を込めた感謝のメッセージ
４．上司・先輩への退職メッセージ文例
上司・先輩への退職メッセージ文例とはなんでしょうか。それぞれについて見ていきます。
- 定年退職する上司・先輩へのメッセージ
- 寿退社する上司・先輩へのメッセージ
- 転職する上司・先輩へのメッセージ
①定年退職する上司・先輩へのメッセージ
定年退職する上司・先輩へのメッセージ文例は以下のとおりです。
- 長年にわたるご功績、心より敬意を表します。また、在職中にはご厚情とご指導を賜り誠にありがとうございました。○○さんの今後の益々のご健勝とご多幸を心よりお祈り申し上げます。
- ○○部長、△△年無事勤めあげられましたことをお祝い申し上げます。また、温かいご指導を賜りましたこと、社員一同感謝申し上げます。お体に気を付けて、奥様とおふたりで第二の人生を楽しんでください。
②寿退社する上司・先輩へのメッセージ
寿退社する上司・先輩へのメッセージ文例は以下のとおりです。
- ご退職、おめでとうございます。この日まで○○さんの部下として働けましたこと、誇りに思っております。寂しい気持ちもありますが、ご指導頂いたことを糧に仕事に励みます。明るく幸せな家庭を築いてください！
- ご結婚おめでとうございます！○○さんには在職中大変お世話になりました。新たな道もまた実り多きものとなりますよう、心よりお祈り申し上げます。
③転職する上司・先輩へのメッセージ
転職する上司・先輩へのメッセージ文例は以下のとおりです。
- 今まで本当にありがとうございました。○○さんからご指導いただけたこと、感謝しております。新しい職場でのご活躍を心からお祈りいたします。
- 長い間ご指導いただきありがとうございました。急な転職は驚きましたが、◯◯さんの新天地での益々のご活躍をお祈りしております。
- 転職おめでとうございます。わずかな期間でしたが◯◯さんから仕事への姿勢や物の見方を勉強できました。新しい職場でもご活躍ください。
５．同僚・同期への退職メッセージ文例
同僚・同期への退職メッセージ文例とはなんでしょうか。それぞれについて見ていきます。
- 転職する同僚・同期へのメッセージ
- 寿退社する同僚・同期へのメッセージ
- 退職理由に触れない同僚・同期へのメッセージ
①転職する同僚・同期へのメッセージ
転職する同僚・同期へのメッセージ文例は以下のとおりです。
- 〇〇さん、大変お疲れ様でした！周囲を気遣い、フォローしてくれてありがとう。明るい性格を生かして、新しい会社でも活躍してください！
- 今までお疲れさまでした！ キャリアを活かせる転職先が決まってよかったね。 ○○のスキルの高さなら、どこに行っても活躍できるはず！ 新しい職場でも、自分らしさを忘れず持ち前の明るさを生かして活躍してください。
②寿退社する同僚・同期へのメッセージ
寿退社する同僚・同期へのメッセージ文例は以下のとおりです。
- ご結婚おめでとうございます！いつも一生懸命で明るく仕事をする○○さんの人柄に何度も元気をもらいました。これからの新しい生活が始まりますが、ふたりで末永くお幸せに！
- ご結婚おめでとうございます。ふたりの新居にぜひ遊びに行かせてください！
- いい伴侶に巡り会ったね！ついに結婚、おめでとう！新しい生活が落ち着いたら、またごはんでも食べに行こうね。本当におめでとう！
③退職理由に触れない同僚・同期へのメッセージ
退職理由に触れない同僚・同期へのメッセージ文例は以下のとおりです。
- 仕事も遊びも全力の◯◯さん、今日まで本当にお疲れさまでした！これからも人生エンジョイしてね！
- ◯年間お疲れさまでした。いつも話を聞いてくれてありがとう！新人のころ、一緒に残業したことは懐かしい思い出です。これからも元気でいてね！
- 同期がひとりいなくなって寂しいです。でも、同期として一緒に働けたことは、わたしの宝物です！同期会には誘うから参加してね！
６．部下・後輩への退職メッセージ文例
部下・後輩への退職メッセージ文例とはなんでしょうか。それぞれについて見ていきます。
- 転職する部下・後輩へのメッセージ
- 寿退社する部下・後輩へのメッセージ
- 退職理由に触れない部下・後輩へのメッセージ
①転職する部下・後輩へのメッセージ
転職する部下・後輩へのメッセージ文例は以下のとおりです。
- ○○さん、今までお疲れ様でした。○○さんの人懐っこい人柄が、社内の雰囲気をいつも明るくしてくれました。ムードメーカーの退職は寂しいですが、新たな職場で充実した毎日が送れるように祈っています。
- 今まで本当にありがとう。お疲れさまでした。いつも一生懸命仕事に向かっている姿が思い浮かびます。新天地での〇〇さんの活躍ぶりを楽しみにしています。
②寿退社する部下・後輩へのメッセージ
寿退社する部下・後輩へのメッセージ文例は以下のとおりです。
- ご結婚おめでとうございます！○年間、本当にお疲れ様でした。ふたりで温かい家庭を築いてください。末永くお幸せに！
- ○○さん、ご結婚おめでとう！お似合いのふたりで私まで嬉しくなりました。体に気を付けて、いつまでもお幸せに！
- 努力家の○○さんだから、家庭でもきっとうまくやっていくと思います。ふたりで幸せな家庭を築いてください！本当におめでとう！
③退職理由に触れない部下・後輩へのメッセージ
退職理由に触れない部下・後輩へのメッセージ文例は以下のとおりです。
- ○○さん、お疲れさまでした！熱心な仕事ぶりがとても印象的でした。これからも元気で頑張ってくださいね。
- いつも明るい○○さん。あなたの退職は残念ですが、その笑顔を忘れずに頑張ってください！
- ○年間、よく頑張ったね！君がまじめに仕事をする姿、忘れないよ。さらなる活躍を期待しています。お元気で！
- お疲れさまでした！いつも職場を盛り上げてくれてありがとう。これからも応援しています！
７．あまり親しくない人への退職メッセージ文例
あまり親しくない人への退職メッセージ文例とはなんでしょうか。それぞれについて見ていきます。
- あまり親しくない上司・先輩への退職メッセージ
- あまり親しくない同僚・同期上司・先輩への退職メッセージ
- あまり親しくない部下・後輩上司・先輩への退職メッセージ
①あまり親しくない上司・先輩への退職メッセージ
あまり親しくない上司・先輩への退職メッセージ文例は以下のとおりです。
- ○○さん、大変お世話になりました。ご多幸をお祈りいたします。
- 長い間お世話になりました。○○さんの人生が益々幸せなものになりますよう願っております。
- 今の私があるのは〇〇さんのおかげです。ありがとうございました。 新天地でのご活躍を陰ながらお祈りいたします。
- いままでご指導をいただきありがとうございました。 職場の近くに来られる際は、お立ち寄りください。
②あまり親しくない同僚・同期への退職メッセージ
あまり親しくない同僚・同期への退職メッセージ文例は以下のとおりです。
- お疲れ様でした。○○さんの真摯な仕事ぶりをいつも尊敬していました。今後、益々のご活躍を心より祈っています。
- ○○さん、お疲れ様でした。近くにきたらぜひ職場に顔を見せに来てください。お目にかかれる日を心待ちにしています。
- ○○さんと一緒にお仕事ができたこと、いい思い出です。これからも明るく前向きな人生を！ありがとうございました。
③あまり親しくない部下・後輩への退職メッセージ
あまり親しくない部下・後輩への退職メッセージ文例は以下のとおりです。
- これからも健康に気をつけて頑張ってください。お疲れさまでした！
- ○○さんのおかげで、いつも職場が明るくなりました。今までお疲れさまでした。これからも頑張ってください！
- これからも体に気をつけて。新天地でも○○さんらしく頑張ってください！
- ○○さんの退職は残念ですが、これからもご活躍ください！
- ○年間、お疲れさまでした。お体に気を付けて！
８．退職メッセージを書く際の流れ
退職メッセージを書く際の流れがあります。ここでは、退職メッセージの伝え方・渡し方について解説します。
メッセージの伝え方を決める
伝え方として挙げられるのは、下記のような方法です。
- 短文でメッセージが送れる色紙を渡す
- 個人的な感謝を伝えられる手紙を渡す
- メッセージを直接書いたTシャツやマグカップを渡す
退職者との関係性やメッセージを書く人数、事前の準備期間や予算なども考慮して決めましょう。
渡し方を考える
引継ぎや有給消化などで退職者が忙しくなったり不在になったりするのも考慮し、退職メッセージは退職日の1〜2週間前にはわたしましょう。
メッセージをわたしたあとに会うのが気まずいときは、退職日がいつになるのかを確認し、退職日当日にわたしても問題はありません。
