社内アンケートの分析とは? 目的やメリット、活用方法について

社内アンケート分析とは、従業員エンゲージメントやストレス状況などを可視化するための調査を行い、その結果を社内改善に役立てることです。

1.社内アンケートの分析とは?

社内アンケートの分析とは、従業員エンゲージメントやストレス状況、社内環境などを可視化するための調査を行い、結果を分析すること。これによって従業員それぞれの意見やエンゲージメントレベルを見出せるようになります。

社内アンケートと面談との違い

面談や会議といった形式では、相手や周りの従業員が気になり、社内環境への不満といった本音を聞き出しにくいもの。

一方で社内アンケートは従業員ひとりで回答できるため、本音の意見を集めやすいのです。また社内アンケートは数値や数量で分析結果を表せます。

社内アンケートの分析とは、従業員エンゲージメントやストレス状況、社内環境などを可視化するために実施する調査のことです。面談よりも本音を聞き出しやすいという特徴があります

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2.社内アンケート分析の目的

社内アンケート分析の目的は、従業員から有益な情報を集め、結果を分析してさまざまな施策へ展開すること。企業や組織調査として情報を集める際、従業員との面談などさまざまな方法があります。

そのなかでもアンケート調査は、より多くの従業員から企業に対する満足度や意見を汲み取れる有益な手段だと考えられているのです。

従業員の満足度向上

アンケート結果を分析すると、社内環境や福利厚生に対して従業員が満足している点や、不満に感じている点、仕事へのやりがいなどを把握できます。

目的に応じて項目を設定し、アンケート調査結果を細かくしっかりと考慮したあと、現況と照査した対策を講じると、従業員満足度を向上できるのです。

課題の可視化

社内アンケートを実施すると、従業員が日々の業務や職場の人間関係、企業に対して感じる満足や不満点を可視化できます。また結果を分析すると、従業員を有効にマネジメントするための手法も見出しやすくなるのです。

質問項目に業務や給料、社内環境、人間関係など細かく設定すると、企業が把握していなかった長時間労働やサービス残業などの問題点も発見しやすくなるでしょう。

社内アンケート分析を行う目的は「従業員満足度の向上」や「課題の可視化」などです

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3.社内アンケート分析の実施によって得られるメリット

社内アンケート分析の実施によって得られるメリットは何でしょうか。下記3つから見ていきます。

  1. 課題の早期発見
  2. 現場の状況を把握
  3. 業績の向上

①課題の早期発見

職場環境や給与に対する不満について、通常の業務時間ではなかなか聞き出せません。しかし社内アンケートによって、こうしたデリケートな内容を把握できるのです。

社内アンケートを定期的に実施すると、問題が生じる前に課題を見出せます。また然るべき取り組みも図れるでしょう。

②現場の状況を把握

通常の業務時間で上司から意見を求められたとき、社内立場などを考慮すると、従業員はなかなか本音を伝えられません。

しかし社内アンケートを行うと、通常の業務時間内では把握が難しい意見や要望を知れる可能性が高まるのです。

③業績の向上

社内アンケートを実施し、満足度の改善に取り組むと、従業員にとってより働きやすい環境に変化していきます。その結果、良いアイデアが生まれたり、以前よりも高いパフォーマンスを発揮する社員が増えたりするでしょう。それにより業績の向上が見込めます。

社内アンケートを実施すると、「課題の早期発見」「現場の状況を把握」「業績の向上」といったメリットが得られるのです

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4.社内アンケートの分析結果を活用する方法

社内アンケートで得られた結果を分析すると、さまざまな分野に活用できるのです。ここでは代表的な下記3つについて、解説します。

  1. 組織の改革や改善
  2. 変化や効果の観測
  3. 人材マネジメント

①組織の改革や改善

社内アンケートの実施によって、従業員は社内改革を自ら意識できます。職場環境への意見や要望、不満点や企業に期待するものを一人ひとりが回答すると、通常では把握しにくい社内の声が経営層に届くのです。

よって社内アンケートは、組織全体で現状を深く考えたり組織の改善や改革に活用できたりするものといえます。

②変化や効果の観測

社内アンケートは、半年や1年など定期的に実施するとよいでしょう。組織やチームで取り組んだ内容がどのような成果を生み出しているか可視化できるため、さらなる改善が見込めます。

定期的に改善の効果を調べていけば、その後の戦略を話し合うPDCAサイクルもより早く回せるでしょう。

③人材マネジメント

数値や数量で従業員の意識を把握するというのは、容易ではありません。しかし社内アンケートなら、課題を早期発見できます。

成果主義制度が浸透している近年、従業員満足度を把握して社内改善を進めるため、多くの企業で社内アンケートを人材マネジメントの一つとして活用する傾向にあるのです。

社内アンケートで得られた結果は、組織改革や人材マネジメントなど、さまざまな分野で活用できます

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5.社内アンケート分析を実施する際の準備

社内アンケート分析を行う際、何をすればよいのでしょうか。ここでは、社内アンケート分析を実施する際の準備について見ていきます。

  1. 社内アンケート実施の目的を明確にする
  2. スケジュールを組む
  3. 社内アンケートを設計し実施する
  4. 社内アンケートの結果を集計し分析する
  5. 対策を立案し実施する

①社内アンケート実施の目的を明確にする

まず、どういった目的があって社内アンケートを実施するのか、というゴールを明確にします。中身が薄いアンケートを取っても、社内改善は期待できません。

「販売部門の売上が低迷している」「接客部の退職者が増加の傾向にある」といった課題を洗い出し、経営層で共有することが重要なのです。

②スケジュールを組む

社内アンケートを行うための期間は、組織規模や方法によって変わるでしょう。通常は、実施から結果分析までには数カ月かかります。調査の流れと実施期間は下記をイメージするとよいでしょう。

  • 質問項目の設定をする(1か月〜3か月)
  • 回答画面などの準備を行う(2週間〜1か月)
  • アンケートを実施する(2週間〜1か月)
  • 結果の集計や分析を行う(1か月〜5か月)

③社内アンケートを設計し実施する

質問数が多すぎると回答者の集中力が途切れやすくなります。従業員の貴重な意見を得るためにも、質問内容だけでなく数にも注意しましょう。

また「アンケートを実施する対象部署からの承認」「調査目的の通知」「回答状況のチェック」「調査終了の通知」などを各ステップでしっかり管理する必要もあります。

④社内アンケートの結果を集計し分析する

社内アンケート結果を集計し分析します。得られた結果が企業や組織にとって貴重な内容でも、活用方法ひとつでその価値が半減してしまうので十分配慮しましょう。

たとえば評価制度に不満を感じるという回答が多かったとします。その際、不満の原因がどこにあるか、詳細を探ります。なぜなら評価制度と一口にいっても、「上司のマネジメント」「評価制度そのもの」さまざまな要素があるからです。

⑤対策を立案し実施する

アンケート結果から見出された課題をふまえ、解決策を立てていきます。このステップでは、経営層がアンケート結果をどのように受け止めたのかについても従業員と共有しましょう。

また設定された課題を踏まえて、具体的な解決手段を計画し、進行方法や人材マネジメント部門などからのサポート方法も明らかにしていきます。

社内アンケート分析の実施では、アンケートの目的やスケジューリング、結果の分析など、ステップごとに重要な役割があるのです

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6.社内アンケートに用いる項目

社内アンケートの調査項目の設計では、質問項目の偏りがないかどうか、質問の表現は適切かなどについて注意します。社内アンケート項目に入れるべき項目について説明しましょう。

  1. 仕事に関する項目
  2. 人間関係に関する項目
  3. 会社方針や組織風土に関する項目
  4. 労働の条件に関する項目

①仕事に関する項目

従業員がモチベーションを持って仕事に取り組めているか、ポジションに対して業務量は理想的か、仕事に満足しているかを調べる項目となります。例は下記のとおりです。

  • 業務にやりがいを感じられるか
  • 仕事が自分のスキルに合っているか
  • 適切な業務量か
  • 業務を通じて習得したスキルや知識はあるか

②人間関係に関する項目

同僚とのコミュニケーションや、上司との関係などを調査する項目となります。人間関係というデリケートな要素が含まれているため、無記名形式で調査を行うとよいでしょう。例は下記のとおりです。

  • 上司からの指示に満足しているか
  • チームは目標達成に向けて、意欲を持って取り組んでいるか

③会社方針や組織風土に関する項目

会社の展望や理念、将来性などに関する項目です。当然ながら仕事は1人だけで行えるものではないため、組織のビジョンや風土は従業員満足度に深く影響するといえます。例は下記のとおりです。

  • 安心して上司や同僚に相談できる風土があるか
  • 自由に意見を伝えられる風土があるか
  • 会社の業績や安定性に満足しているか

④労働の条件に関する項目

給料の納得感や評価制度への満足感、勤務時間や福利厚生など、仕事条件に関する項目です。またチーム内のコミュニケーションを把握するため項目も含まれます。例は下記のとおりです。

  • 給与には納得できているか
  • 過度な長時間残業が続いていないか
  • チーム内のコミュニケーションは円滑に取れているか

社内アンケート項目に組み込まれる項目は「仕事」「人間関係」「会社方針や組織風土」「労働の条件」の4つです

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7.社内アンケートの項目を作成する際の注意点

社内アンケートの項目では、質問数や質問内容に十分配慮しましょう。正確な調査を行うため、心理学や統計学の専門家に監修を依頼するのもひとつの手段です。また以下のような点にも留意します。

  1. 社内アンケート自体を目的にしない
  2. 質問の数は控えめに
  3. 誘導するような質問を避ける
  4. 匿名性を保持する

①社内アンケート自体を目的にしない

明確な目標を持たず、社内アンケートを実施しただけでは、改善につながりません。得られた結果を、企業改革に向けてどのように活用するのかが焦点となります。実施の際は必ずゴールを定めておきましょう。

社内アンケートから得た結果を分析し、対策を行った組織にはさまざまな効果が現れてくるはずです。

②質問の数は控えめに

先述したように、アンケートの質問数にも留意します。より多くの意見を聞き出したいからといって質問数を多く設定してしまうと、回答者の集中力が切れやすくなり、回答意欲の低下を招くのです。

一方、少なすぎると結果を分析しにくいという一面もあります。多すぎず、少なすぎず、シンプルで回答しやすい質問数を意識するとよいでしょう。

③誘導するような質問を避ける

意図的に回答を導くような質問は避けましょう。たとえば「世間で○○戦略は成功しやすいと認知されていますが、当社でもこれを採用することは理想的と考えますか」というような質問は回答者に「はい」の選択を促しているといえます。

社内アンケート形式は多様なものの現状、心理的な傾向を測定する5段階のリッカート形式を採用する企業が多いです。

④匿名性を保持する

社内アンケートで注意すべきは匿名性の保持。従業員が不満に感じる点など、デリケートな意見を汲み取りたい調査では、実名ではなく「匿名」で行うとよいでしょう。

記入式で実施する際は、アンケート用紙回収時に関係者の目が届かないように行います。場合によっては、上司が否定的な意見を書いた従業員を、まるで犯人のように探してしまうことも考えられるためです。

社内アンケートの項目を作成する際は、「社内アンケート自体を目的にしない」「質問の数は控えめに」「誘導するような質問を避ける」「匿名性を保持する」などに気を付けましょう