組織図の作り方とは?

会社の組織構造がひと目で分かる組織図を作る目的・メリット・種類など、組織図の作り方に関する情報について解説します。

1.組織図の作り方とは?

組織図の作り方とは、会社など組織の骨組みとなる構造を図に表すこと。ここでは作り方の手順について説明します。

  1. 数年後の目標を立てる
  2. 必要な機能を洗い出す
  3. 情報を集める
  4. 組織の関連性を整理し、組織図にする
  5. ソフトを使って組織図を作成する

①数年後の目標を立てる

組織図を作る最初の作業は、会社の未来を考えること。3〜5年後にどんな会社になっているのか、会社のビジョンを描きます。

たとえば「会社の規模」「売り上げ」「どのような商品を取り扱っているか」「どのようなサービスを行っているか」「地域」など、目標になる数字・商品名・サービスにて具体的に目標を立てていくのです。

②必要な機能を洗い出す

数年後の会社のビジョンを実際に動かすためには、何が必要なのかを考えます。たとえば、「教育」「営業」「経理」「マーケティング」「顧客サポート」「IT」「経営企画」「提案力」「マネジメント力」などです。

項目が多すぎると、現実離れした組織図になってしまうので、シンプルに考えるとよいでしょう。

③情報を集める

組織図を作る際の基礎となる従業員リストがある場合は、連絡先・住所・写真など使用する可能性が高いものを集めていきましょう。

また古い組織図が新しい組織図のたたき台として活用できる場合もあるので、あらゆる情報を集めていきます。指揮系統を図に表すために、ほかのリソースが必要になるかもしれません。

④組織の関連性を整理し、組織図にする

組織図の「頂点」「その下の層」「そのまた下の層」にどの部門が並ぶのかなど、自社の組織がどのように機能しているのか、分析するのです。

そして実態に沿って関連性を検討し、組織構造が整理できたら、組織図に落とし込みます。組織図は部署ごとの関連性や、指揮命令体制をもとに作成していくのです。

⑤ソフトを使って組織図を作成する

下記のようなソフトを使い、組織図を作成します。

  • SmartArt グラフィックの組織図レイアウトを使う
  • Microsoft Visioを使って組織図を作成する

SmartArtグラフィックは、「Excel」「Outlook」「PowerPoint」「Word」のなかで組織図を作成し、組織内の直属関係を示します。

ExcelやPowerPointで作る

Officeソフトに搭載されているSmartArtを使えば、PowerPointでかんたんに組織図を作成できるのです。基本的な操作は、WordやExcelでも同様。用意されている図表のテンプレートにテキストを入力するだけで、組織図が作成できます。

図形の数・サイズの調整・色やデザインの変更など、細やかなスタイル編集が可能です。

人材管理システムなどで作る

人事管理や人材管理システムの組織図作成機能を使って、組織図を作成する方法もあります。人事管理システムの場合、組織図に顔写真を並べられるものも。組織図ごとに所属長とメンバーの顔写真が並ぶため、社内の組織状態が視覚的に把握できます。

顔写真を並べて新組織のシミュレーションができるなど、便利な機能が揃っているのです。

会社の数年後のビジョンを考え、それを実現するために必要な機能を見つけ出すと、組織図に構造を落とし込めます

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2.組織図における分業と権限とは?

組織図における「分業」と「権限」とは、それぞれ次のような意味をもっています。ここでは、分業と権限について詳しく解説しましょう。

  • 分業…一目で把握できるようにした図の役割
  • 権限…役割の間の指揮命令

組織の分業を可視化する

分業とは、ひとつの業務を複数人で分担すること。会社が掲げる目標を達成するためにさまざまな仕事を細分化して、誰がどの仕事を担当するのか役割を決めていくのです。

分業では、「高度な職務」「比較的単純化された職務」に切り分け、それぞれの専門性と効率性を高めていけます。しかし、組織内の人の流動性を失うデメリットもあるのです。

上司と部下の権限を可視化する

権限とは、企業や部署の目標を達成するために、命令する人の指示どおりに作業するよう従業員に求める命令などのこと。組織図を作る際は、下記について決定する必要があります。

  • 会社の目標やビジョンに向けた分業
  • 上司と部下の権限をどのように分割するのか

組織の意思決定事項について経営者はすべて決められません。そこで権限委譲が必要になってくるのです。

会社の目標やビジョンに向けてどう分業し、上司と部下の権限をどのように分割するのか決める必要があります

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3.組織図を作る際に意識すべき目的について

組織図は役割分担や指揮命令系統を把握しやすいため、会社組織の目標を達成させるのに必要で便利なものです。組織図を作る際に意識したい目的3つについて、解説します。

  1. 責任所在の明確化
  2. 組織構造の可視化
  3. 必要な人材の可視化

①責任所在の明確化

命令系統・権限・責任を明らかにします。組織で活動する際、権限や責任の階層が明確でなければ、トラブルが生じたり混乱を招いたりしてしまうのです。

そこで「企業の部門や部署を余すところなく記載」「どの部署や職位が誰とつながっているのかを明示」などで、責任がどこにあるのかを明確にします。

②組織構造の可視化

組織図を作成すると、組織全体を視覚的に把握できます。経営者と従業員それぞれが、下記について分かるようになるのです。

  • 経営者…自社の部門の具体的な役割や機能、従業員数、部門間の関係
  • 従業員…会社全体の組織関係

これらにより、部門間の連携が整い、業務も効率化します。また従業員は、自分が会社のどの立ち位置にいるのかを理解して業務に取り組めるのです。

③必要な人材の可視化

組織図があると、各部門の役割や関係などが整理され、必要な機能や必要な人材が明確になります。それにより有能・必要な人材が可視化されるのです。そしてビジョンの達成に必要な機能を最も上手に扱える人材を、そのポジションに就けます。

組織図を作る際は、「責任所在の明確化」「組織構造の可視化」「必要な人材の可視化」の3つについて、意識してみましょう

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4.組織図を作るメリットとは?

組織図を作るメリットは、4つです。それぞれについて解説しましょう。

  1. 情報伝達の効率化
  2. 権限譲渡が可能
  3. モチベーションのアップ
  4. 組織戦略に生かせる

①情報伝達の効率化

組織図は、組織内の関係性や役割が図で示されているため、誰が見ても分かりやすいです。そのため下記のようなメリットが生じます。

  • 組織内の報告系統の理解と必要な情報の羞恥がはかどる
  • メンバー同士が知り合うための機能が含まれるため、情報伝達の効率化が図れる

②権限譲渡が可能

組織図を作ると、権限や責任がどこに集中しているのか、把握できます。経営トップに意思決定の権限が集中しているケースは多いものの、これではトップが不在になったとき業務がストップしてしまうでしょう。

そこで権限譲渡などで集中した点を改善していくのです。

③モチベーションのアップ

組織図によって、従業員一人ひとりが自分の立ち位置を明確に理解できます。それにより下記のようなメリットが生まれるのです。

  • 自分の役割を理解・把握できるため、将来のビジョンが見えるようになる
  • 「ビジョンの達成に必要な事柄について考える」など、従業員のモチベーションアップにつながる
  • 会社への貢献度が高くなり、離職防止にもなる

④組織戦略に生かせる

組織図は、組織全体を視覚的に理解できるので、企業が抱える問題点や課題に気付けます。その結果、「組織の無駄を解消」「人員の最適な配置」「部門の役割を見直す」といった効果的な施策を生み出しやすくなるのです。

組織戦略では、事業構造や部門ごとの役割など、現在の体制をしっかり把握しましょう。

視覚的に理解できる組織図によって、企業が抱える問題点に気付けます。それによって効果的な施策が多く生まれるでしょう

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5.組織図の種類について

組織図にはさまざまな種類があるのです。一般的に使用されている4つの組織図について、メリット・デメリットを見ていきます。

  1. 階層型組織図
  2. マトリックス型組織図
  3. ティール型組織図
  4. 部門別組織図

①階層型組織図

階層型組織図は、「ピラミッド型組織」とも呼ばれるもので、昔からある企業の組織構造形態のひとつとなり、最も広く使われています。

権限と責任を組織のトップに置き、命令や指示がひとつの指揮命令系統を通じて、下方や左右に分散されていくのです。通常、「社長」「部長」「課長」「係長」「社員」といった階層別に組織されています。

②マトリックス型組織図

マトリックス型組織図とは、複数の事業部を抱え、さらに各事業部を機能ごとに細分する組織図のこと。たとえば、「機能別組織図」「部門組織図」「階層組織図」など、機能別組織図と事業部制組織とを組み合わせたような形になっています。

メリットとデメリットは、下記のとおりです。

  • メリット…大きな組織でも全体をもれなく網羅できる
  • デメリット…組織の数が多いと、関連性や指揮命令系統が複雑に見える

③ティール型組織図

ティール型組織図とは、社長や上司がいない組織形態です。指示系統がなく、メンバーひとりひとりが自分たちのルールや仕組みを理解して、意思決定していきます。メリットとデメリットは、下記のとおりです。

  • メリット…新たなプロジェクトにてどのような役割があって、それぞれの役割にはどのような関係性があるのか、可視化しやすい
  • デメリット…指示系統や評価系統の可視化が難しい

④部門別組織図

部門別組織図は、社長をトップに置いて共通のリソースを持つ部門に分け、組織を作ります。たとえば、「営業」「製造」「経理」「人事」「法務」「マーケティング」など、部門ごとに同じような仕事に携わる人たちを集めて組織を編成するのです。

メリットとデメリットは、下記のようになっています。

  • メリット…各部門で仕事や人材の重複がない
  • デメリット…部門間を超えた統制が取れていないため、責任が不明確になる

日本企業での基本的な形態は、権限を組織のトップに置く階層型組織図です。ボスがいないティール型組織図は、近年注目を集めています