サテライトオフィスとは? タイプや背景、助成金や補助金、メリットやデメリット、課題について

働き方改革が提唱されるようになってから、サテライトオフィスに注目が集まっています。

現在、時間や場所を有効に活用して柔軟に働くことができるテレワークやリモートワークを導入する企業が増えるなど、働く場所の多様化が進んでいるのです。

ここでは、サテライトオフィスのタイプや背景、メリット・デメリットなどについて、ご紹介しましょう。

1.サテライトオフィスとは?

サテライトオフィスとは企業または団体の本拠から離れた所に設置されたオフィスのこと。本拠を中心としたときに衛星(サテライト)のように存在するオフィスという意味から命名されました。

一般的に、サテライトオフィスでは勤務者が本社や支社と同様に働けるような通信環境が整備されています。支社との差は以下のようなものです。

  • サテライトオフィス:さまざまな働き方に対応するため必要最低限の機能を保持している
  • 支社:業務を進めることが目的なので、組織の機能を保持している

支社をコンパクトにしたのがサテライトオフィスと考えてもよいでしょう。社員が通勤混雑を避けたり、移動時間を短縮できたりする効果もあります。

サテライトオフィスをうまく利用することで、社員が通勤混雑を避けたり、移動時間を短縮できたりする場合があります

2.リモートワークやテレワークとの違い

サテライトオフィスとリモートワークやテレワークは、どう違うのでしょうか?違いについて見ていきましょう。

リモートワークとは?

リモートワークとは、社屋や事務所以外の場所において、遠隔で仕事を行う勤務形態のこと。

メリットは、業務生産性の向上やコスト削減、通勤時間の短縮、遠隔にいる優秀な人材の確保などです。ただし、連絡の取りにくさ、データ管理の危険性などのリスクも考えられます。

リモートワークに向いているのは、読解力・伝達力の高い人、自己管理ができる人などです。

テレワークとは?

テレワークとは、情報通信技術(ICT = Information and Communication Technology)を活用した、場所や時間にとらわれない柔軟な働き方のことで、「tele = 離れた所」と「work = 働く」を合わせた造語です。

家や会社以外の場所で働く人をテレワーカーと呼び、国土交通省では「1週間に8時間以上、職場以外でICTを使って仕事をする人」と定義しています。

リモートワークは、自宅での仕事やコワーキングスペースを用いた働き方、テレワークは、会社以外の働き方を指し、サテライトオフィスでの勤務も含まれます

3.サテライトオフィスのタイプ

サテライトオフィスには、自社専用のオフィスと他社との共用オフィスという2つのタイプがあります。

自社専用

自社専用型サテライトオフィスは自社や自社グループ専用の施設として利用できるオフィスです。

社員は在宅勤務のように施設で業務ができます。また営業活動などで外回りに出ているときや出張で出掛けている際も、ここに立ち寄れば作業を実施できるので、とても便利です。

専用型には、

  1. 事業所とは別に設置されるもの
  2. 事業所内に専用のスペースを別に設けるスポットオフィス

の2つがあります。

他社と共用

自社専用サテライトオフィスに対して複数の企業が共同で利用するといったように他社と共用する共用型サテライトオフィスがあります。

シェアオフィスやコワーキングスペースとも呼ばれており、企業やフリーランス、個人事業主、起業家などが貸主と一定の契約を結ぶことで、オフィススペースを共有して利用できるというものです。

共用型のサテライトオフィスには、独自に情報交換会やイベント、講演会などを実施しているところもあります。

勤務している会社に自社専用サテライトオフィスがなくても、共用型を利用すれば同様の効率的な働き方が実現できます

4.サテライトオフィスの利用率

首都圏におけるサテライトオフィスの利用率について触れておきましょう。

ザイマックス不動産総合研究所が働き方と働く場所の変化を捉えるために行った調査によれば、2017年春に6.0%だったものが2018年春には8.1%へ上昇しています。

また、普段テレワークをしている場所について尋ねると、自宅と答えた人が最も多く81.8%、次いで会社専用施設が21.0%となっています。(複数回答)

サテライトオフィスの利用率は、自宅や会社専用施設に比べて低い結果となりましたが、前回よりも上昇している点から今後はこの差が縮まると予想されるでしょう。

働き方改革への取り組みが浸透するにつれて、サテライトオフィスの重要性が理解され、今後もますます増加していくことが予想できます

5.サテライトオフィスが増加する背景

端末やネットワークの発達により、出社しなくても、業務が進められるようになりました。場所にとらわれない働き方が選択できるようになったのです。

また、地方の過疎化対策として、地域から新ビジネスの誘致が望まれようになってきました。一部の地方自治体には、サテライトオフィスなどを設置する企業に、土地や施設を貸し出すサービスを行っているところもあります。

さらに東日本大震災後、都市への一極集中や長時間の通勤時間に疑問を持つ層が増加してきたことにより、都心から離れて仕事をするスタイルが見直されるようになりました。こういったことから、サテライトオフィスが注目されるようになってきたのです。

ITの急速な発展、地方の過疎化や一極集中といった社会問題の解決などにサテライトオフィスは適しています

6.サテライトオフィスの誘致と支援

総務省も積極的に取り組むサテライトオフィスの誘致について、どのような施策が実施されているか具体策をご紹介しましょう。

おためしサテライトオフィス

「おためしサテライトオフィス」とはサテライトオフィスの開設を検討する民間企業などに対して、総務省の選定した地方公共団体が魅力的な執務環境・生活環境を提供し、当該地方公共団体内において実際の執務を体験できるようにしたもの

お試し勤務のために各地方公共団体が準備した施設などは体験利用を想定したものとなっています。そのためお試し勤務の終了後、引き続き利用を希望する場合は、勤務地の地方公共団体に問い合わせなくてはなりません。

これまで、18団体で実施した全国のモデル事業の取り組みを踏まえ、横展開を図るために「お試し勤務」の受入れを通じたサテライトオフィス誘致の取り組みに対しては、特別交付税措置が実施されます。

ふるさとテレワーク

「ふるさとテレワーク」とは地方のサテライトオフィスなどを利用してテレワークによって都市部の仕事を行う働き方のこと。「ふるさとテレワーク」を推進により、都市部から地方への人や仕事の流れを創出できれば、地方創生に貢献できるでしょう。

また、時間や場所を有効に活用できる柔軟な働き方を促進し、働き方改革の実現にも一役買います。

総務省では、平成27年度に地域の実情や企業ニーズに応じた有効なふるさとテレワークのモデルなどを実証した事業を行いました。

平成28年度からは、地方自治体や民間企業に対して、地方にあるサテライトオフィスのテレワーク環境を整備する費用の一部を補助する事業を行っています。

サテライトオフィスに関する助成金・補助金、支援

サテライトオフィスに関する助成金や補助金、支援はどのようになっているのでしょうか。具体的な取り組みをご紹介します。

サテライトオフィス設置等補助事業

東京都では、働き方改革を推進するために、テレワークを推進しています。

テレワークのひとつの形態であるサテライトオフィスは、社員の自宅付近に設置することで、職住近接となります。しかし現状、東京都内の市町村部では整備が進んでいません。

そこで、東京都では企業や団体等が市町村部に新たに開設するサテライトオフィスの整備・運営費の補助を行っているのです。

補助を受けるための要件には、

  • サテライトオフィスの整備及び運営が一体となった事業計画を有する
  • 都内の市町村部で新たにサテライトオフィスを設置する
  • 複数の企業の労働者が利用できる共用型のサテライトオフィスである

などが挙げられています。

時間外労働等改善助成金(テレワークコース)

時間外労働等改善助成金(テレワークコース)は、在宅またはサテライトオフィスにて就業するテレワークに取り組む中小企業事業主に対して、実施に必要な費用の一部を助成するもの。

支給対象となる事業主の条件は、労働者災害補償保険の適用事業主、テレワークを新規で導入、就業するテレワークの実施に積極的に取り組む意欲があるなどです。

まちごとテレワーク調査事業

少子高齢化に伴う地域の人材流出抑止や雇用創出、災害時の事業継続性の確保(BCP)などさまざまな地域課題を解決するため、ICTを活用して時間や場所を有効に活用できる柔軟な働き方であるテレワークの推進が必要になってきました。

しかし、テレワークの導入率は約13.9%にとどまっています。特に中小企業や地域への拡大が課題といえるでしょう。

まちごとテレワーク調査事業は、こうした背景を踏まえ、地方が抱える課題に対して各地域の個性や特徴にマッチするテレワークの普及を後押しするために誕生しました。

地域全体でテレワークを導入する際の、現状や課題分析、有効な方策の検討などを、請負主体を通じて実施して提案をする取り組みです。

行政でもさまざまな形で働き方改革を推進する取り組みが行われています。こうした取り組みと連携して導入を図るのもよいでしょう

7.サテライトオフィス利用のメリット

サテライトオフィスの利用で得られるメリットには、何があるでしょうか。詳しくご紹介します。

  1. 時間の有効活用
  2. 従業員のワークライフバランスを実現
  3. 災害時のリスクを軽減
  4. 地方創生と雇用創出
  5. 企業のイメージアップ
  6. 離職率の低下

①時間の有効活用

交通手段が充実している都市部に設けたオフィスは、営業拠点として活用できます。もし本社が郊外にあっても、サテライトオフィスを都市部に設け、そこを営業活動の中心とすれば、移動手段の短縮、取引先からの注文や応答への素早い対応が可能になるでしょう。

また、多くの人が通勤するために生じる通勤ラッシュの負担も軽減されるうえ、その時間を別のことに使えるでしょう。このように、サテライトオフィスの利用によって生まれる時間を有効活用できるようになるのです。

②社員のワークライフバランスを実現

育児や介護をしている社員の場合、サテライトオフィスが自宅の近くにあれば、育児や介護と仕事の両立がしやすくなります。

居住地域に近い、あるいはサテライトオフィスまで移動しやすいといった環境が整えば、効率のよい時間の使い方が見えてくるため、社員のワークライフバランスが実現します。これによりキャリアを継続したいと考える社員が増える可能性は高いです。

働き方の見直しが生産性の向上へとつながる好循環を生むということを覚えておきましょう。

③災害時のリスクを軽減

通常時の連絡や移動などだけを考えると、都市部に企業活動を集中したほうが効率的でしょう。しかし災害が発生した場合、リスクが考えられるのです。たとえば、ライフラインが被災した場合業務のすべてがストップします。

もし、サテライトオフィスを都市部から離れた地方に設けていれば、都市部のオフィスが被災しても、サテライトオフィスが機能していれば業務が継続できます。このように災害時のリスクを考慮しておくことで、業務の継続や素早い復旧が可能となるのです。

日頃から、被災した際の情報伝達や対応方法、優先順位などを決めておきましょう。いざいというとき、スムーズに動けます。

④地方創生と雇用創出

地方にサテライトオフィスを設けることで、地方創生や新たな雇用の創出が見込めます。地域と連携できれば、業務の拡大やイノベーションの可能性も高まるでしょう。

また、地元に戻って働きたい人、都市部で生まれ育ったが地方に移住したいといった人にもサテライトオフィスはメリットをもたらします。地方に勤務先のサテライトオフィスが設置されていれば、転職や退職することなく同じ会社で働き続けられるのです。

総務省が、「おためしサテライトオフィス」や、地方自治体や企業に費用の一部を補助する事業「ふるさとテレワーク推進事業」に取り組んでいることも手伝ってか、昨今ではサテライトオフィスの開設を進めている企業が増えています。

⑤企業のイメージアップ

サテライトオフィスの設置は、国を挙げて積極的に取り組んでいる「働き方改革」ともリンクします。つまり、サテライトオフィスの導入および運用に成功したという実績は、企業が時代に則していることを示すエビデンスとなるのです。

昨今、多くの人が転職や就職を考える基準として、自分らしい働き方ができるかどうかを重視しています。

つまり、社員のワークライフバランスを実現し、ライフスタイルを充実させる取り組みをしているという姿勢が、優秀な人材を確保する手段のひとつになりうるのです。

⑥離職率の低下

働き方改革が推奨されている昨今、効率的に成果を上げられる社員が評価されるという価値観に変わってきています。会社で残業をするのが美徳ではなく、どこにいても業務を消化すれば問題ないという考え方が定着しつつあるのです。

サテライトオフィスの導入によって、育児や介護と仕事が両立しにくい、通勤時間の長さを苦に転職を検討する、田舎で暮らすため離職を考えている人などの離職率低下につながるでしょう。

サテライトオフィスは時間の有効活用、リスクヘッジ、地方での雇用創出、離職率の低下など、さまざまなメリットがあります

8.サテライトオフィス利用のデメリットと課題

メリットばかりのように思えるサテライトオフィスにも落とし穴があります。デメリットについても考えてみましょう。

  1. 職務の管理および評価
  2. 社員の自己管理
  3. コミュニケーション
  4. セキュリティ

①職務の管理および評価

サテライトオフィスはオフィス外での業務になるため、上司や他社員からの監視がなくなります。これにより、怠けてしまう社員が現れ、生産性が低下する可能性も高いでしょう。こうした点が気になり、導入をためらっている企業も多いようです。

対策として、サテライトオフィスで働く社員には勤務状況や内容に関するレポートを提出してもらい勤務状況を管理するなどの方法がありますが、慎重な検討が必要でしょう。

なぜなら、社員側から考えると、仕事の成果や結果のみで評価されることになるからです。これにより正しい評価が成されなくなってしまうかもしれません。

②社員の自己管理

サテライトオフィスで仕事をする場合、在宅勤務やテレワークと同様、担当業務が予定通りに進むよう自己管理する必要があります。ここをしっかりしておかないと、いつまでたっても仕事が進まないという結果になりかねません。

また、プロジェクトの一員として仕事をする場合、業務の進捗状況を随時メンバーに伝える、メンバーの状況を把握することが重要です。怠ると、作業が重複したり欠落してしまったりするといったミスが起こる可能性があります。

サテライトオフィスでは、自己責任ですべての業務を遂行するため、業務だけでなく時間や進捗に対する自己管理をしっかり行わなければなりません。この点は認識しておきましょう。

③コミュニケーション

コミュニケーションツールなどを利用してきちんと環境を整えていたとしても、膝を突き合わせて同僚や上司と話をするのとではニュアンスが違います。これにより十分な説明がない、雰囲気が伝わらないといった問題が発生する可能性もあるのです。

サテライトオフィスを利用する社員に対しては、これまで以上に丁寧な説明や細かい連絡を心掛けましょう。伝達ミスや齟齬が起こらないよう注意が必要です。

また、社員が孤立感を感じる場合もありますので、メールやチャット、電話、Web会議、テレビ会議などを活用して、定期的にミーティングや交流を行いましょう。世間話も交えて、コミュニケーションの質を高めることも大切です。

④セキュリティ

共用型のサテライトオフィスを設置した場合、情報漏洩の危険性が高くなります。たとえば、パソコンやスマートフォンの画面を覗かれる、会社との連絡や顧客先との商談内容を聞かれてしまうなど。

業務のためにインターネットを用いますから、ネットワーク上のセキュリティ問題もクリアにしなくてはなりません。パソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットなどモバイル端末もセキュリティ管理が不可欠です。

強いセキュリティ意識がなければ、個人情報や自社の重要な経営情報などの漏洩につながる危険も高いです。セキュリティに関しても気を引き締めることが求められます。

サテライトオフィスは、便利で快適な一方でデメリットも想定されます。十分に考慮した上で利用しましょう