オンライン会社説明会とは？【メリット・デメリット】注意点

オンライン会社説明会とは、オンライン会議システムを使用した会社説明会のこと。メリット・デメリットや種類、手順や注意点などについて解説します。

１．オンライン会社説明会とは？

オンライン会社説明会とは、ZoomやGoogle Meetsなどのオンライン会議システムを使用して行う会社説明会のこと。主に就職活動中の学生を対象にWebサイト上で開催されます。

従来の会社説明会といえば、自社の会議室や貸しホールなどでの開催が主流でした。オンライン会議システムの普及にともない、今日では多くの企業がオンライン方式の会社説明会に切り替えています。

オンライン説明会が注目されている理由

オンライン会社説明会が注目を集めている理由には、就職活動が多様化してきたことが挙げられます。

多くの企業がインターネットで情報を発信するようになり、学生は就職活動に必要な情報を効率的に収集できるようになりました。

説明会やセミナーへオンラインにおいても、オンラインでの開催を希望する学生が増加。そのニーズに対応する形でオンライン会社説明会が実施され始めたのです。

また新型コロナウイルスの感染防止の観点から非対面コミュニケーションが推奨されたことも、オンライン会社説明会のニーズを高めた理由のひとつでしょう。

２．オンライン会社説明会のメリット

オンライン会社説明会のメリットとして挙げられるのは、感染症対策や開催コストの削減、参加者の増加などです。

1. コストを抑えられる
2. これまでよりも多くの参加者を確保できる
3. 非対面なので感染リスクを抑えられる

①コストを抑えられる

従来の会社説明会と比較して、大幅にコストを抑えられる点がメリットです。

対面形式の会社説明会では会場の確保が必要なため、自社で会場を用意できない場合、スペースを借りなければならず、このとき会場費も発生します。オンライン会社説明会なら、この費用を削減できるのです。

また会場へ行くためのコストも不要。自宅からの参加が可能なため、採用担当者や参加者の移動費や宿泊費がかかりません。

②これまでよりも多くの参加者を確保できる

対面形式の会社説明会には参加できなかった学生も参加しやすくなるため、より多くの参加者を確保できます。

現地へ出向く開催方式では、遠方に居住している学生や海外へ留学中の学生などは参加が難しいでしょう。オンライン会社説明会ならば、インターネットを利用できる環境であれば、どの場所にいても参加が可能。より多くの学生に自社について知ってもらえます。

③非対面なので感染リスクを抑えられる

非対面方式で行われるため、新型コロナウイルスをはじめ、さまざまな感染リスクを抑えられます。

万が一会社説明会で何らかのウイルスによるクラスターが発生してしまったら、採用活動を継続できなくなるかもしれません。人材獲得のチャンスはもちろん、自社の信頼なども失う恐れがあります。

そこで多くの企業が、感染リスクの低減に効果的である非対面方式コミュニケーションを会社説明会にも活用するようになったのです。

３．オンライン会社説明会のデメリット

オンライン会社説明会には、非対面ならではのデメリットが生じます。ここでは3つを解説しましょう。

1. 社風や魅力を伝えにくい
2. 途中で離脱される場合もある
3. 反応がわかりにくい

①社風や魅力を伝えにくい

オンライン会社説明会は、対面形式と比べて社風や魅力を伝えにくくなります。直接社内を見てもらえないため、スライドや資料などを使用した単調な説明に終始しがちだからです。

社内の雰囲気や実際の職場などを見られないと学生側も不安が残り、積極的に応募しないかもしれません。また学生側と双方向のコミュニケーションがとりにくいため、企業側は学生の率直な意見や本音などを取りこぼしてしまう恐れもあります。

②途中で離脱される場合もある

オンライン会社説明会では、参加者が途中で離脱しやすくなります。

対面形式の会社説明会なら、目の前に採用担当者がいる会場から出ていく行動を慎む人は多いでしょう。

しかしオンライン会社説明会ならば、オンライン会議システムから退出してしまえばよいだけです。そのため途中で離脱しやすい雰囲気がつくられてしまうのです。

離脱を防ぐためにも、最後まで話を聞きたいと思ってもらえるようなコンテンツを用意する必要があるでしょう。

③反応がわかりにくい

非対面方式では、参加者の詳細な反応が掴めなくなります。

対面形式の会社説明会では、参加者の反応や会場の雰囲気をとらえやすいため、採用担当者は説明会の内容を調整できました。

オンライン会社説明会でも画面をとおして参加者の様子を見ていけます。しかし参加者が多いほど、全員に目を配るのは難しいです。

参加者の反応を確かめたいときは1回の参加人数に制限をかけ、その分開催回数を増やすことも検討しましょう。

４．オンライン会社説明会の種類と効果

オンライン会社説明会には録画形式とライブ形式の2種類があります。ここではそれぞれの効果を説明しましょう。

録画形式

事前に撮影・編集した動画をWeb上で配信する形式です。

映像と音声の品質を高めやすく、社内ツアーや先輩へのインタビューなどさまざまなコンテンツを用意できます。採用担当者が会社説明会のためにいちいち時間を取られたりすることもなくなりますし、重要事項を伝え忘れたりする心配もありません。

ただし録画形式の会社説明会を配信するには、自社あるいは他社サービスで配信システムやサーバーなどを準備する必要があります。

効果

WebサイトやSNSなどによる拡散がしやすく、時間と場所を選ばずに視聴できるため、より多くの学生の目にとまる効果が期待できます。公開した動画は何度も視聴できるので、学生はより深く企業研究を行えるでしょう。

一度に大勢がアクセスするリアルタイム配信する形式と比べて、通信環境による影響が出にくく、安定した配信が可能です。

ライブ形式

会社説明会をリアルタイムで配信する形式です。

決められた時間にPCやタブレット、スマートフォンなどから指定のURLへアクセスして説明会へ参加する流れです。よってこの方式では事前に参加者を募り、参加希望者へURLを発行する手間が発生します。

懸念点は当日のネットワークや機材の状況でしょう。回線や機材に障害が発生すると、配信が遅滞、あるいは停止する恐れもあります。

効果

チャットを利用したコミュニケーションが可能であるため、良質な交流が行えます。

ライブ形式の会社説明会で質問コーナーを設ければ、参加者からの質問に採用担当者がその場で回答可能です。疑問をその場で解決できるため、学生も安心して応募を検討できるでしょう。

また学生の思考や価値観などをつかみやすくなり、より最適な採用活動を行えるようになります。ライブ形式で開催した会社説明会を録画して配信すれば、当日参加できなかった学生にも自社の魅力を伝えられるのです。

５．オンライン会社説明会の手順

オンライン会社説明会の実施手順について、Zoomを使用する前提で説明します。

1. 事前準備
2. 参加者への連絡
3. 会社説明会本番
4. アフターフォロー

①事前準備

オンライン会社説明会を実施するための事前準備を行います。説明に使う資料のほか、以下の機材が必須になるのであらかじめ確認しておきましょう。

• PC
• カメラ
• マイク

また問題なく配信が視聴できるよう、配信環境の整備も事前に行っておきます。とくにチェックするのは以下の2点です。

• 十分な速度のWi-Fi
• 有線インターネット

これらの準備が整ったら、テスト配信を実施します。視聴用のPCやスマートフォンを使用し、問題なく視聴できるかを確認しましょう。

②参加者への連絡

配信環境が整ったら、参加者へ連絡します。ステップ①の前にあらかじめ参加者を募っておき、受付まで済ませておきましょう。

連絡する内容は、ZoomのURLです。また同時に、配信中にトラブルが発生した場合の対応方法や、欠席時の連絡方法なども伝達しておくとよいでしょう。

そのほかよくある質問とその答えをあわせて送信しておくと、当日の質疑応答をスムーズに進められます。こちらも事前にまとめておきましょう。

③会社説明会本番

会社説明会当日は、配信環境などの最終チェックを本番前に済ませておく必要があります。以下の点は確認が必須です。

• 講師の音声
• 配信状況
• 参加者と共有する資料

配信を開始しても、マイクや通信状況の管理は常時行います。よってこれらの業務を専任する社員を決めておきましょう。

また参加者の入室管理、Zoomやファイルなどの操作説明、場合によっては写真撮影も行うため、このような業務の担当者も事前に決めておくべきです。

④アフターフォロー

オンライン会社説明会では、アフターフォローを行うことも大切です。お礼メールの配信やアンケートの実施などでコンタクトを取れれば、説明会終了後も参加者との接点を維持できます。新たな情報を配信して、さらに学生の興味を引くのも可能になるでしょう。

またアフターフォローとして、特典資料や映像のダウンロードなど、参加者しか得られないインセンティブを用意しておくのも効果的です。このような気遣いが自社のイメージアップにつながるため、応募者が増加する可能性もあります。

６．オンライン会社説明会を成功させるポイント

オンライン会社説明会を成功させる3つのポイントについて説明します。

1. 入念な事前準備
2. 飽きさせないコンテンツの用意
3. わかりやすい資料

①入念な事前準備

会場で開催する場合と同様、オンライン会社説明会でも入念な事前準備が欠かせません。事前準備では当日の流れをシミュレーションし、スムーズな運営ができるようリハーサルも行いましょう。

また準備段階では想定されるトラブルをリストアップし、その対処方法についても検討しておきます。

たとえば当日は通信障害によって配信を視聴できない参加者が出てしまうかもしれません。このような場合を想定して配信を録画しておき、希望者限定で視聴できるようにする方法が有効です。

②飽きさせないコンテンツの用意

飽きさせないコンテンツを用意し、配信中の離脱を防ぐのも大切です。質疑応答や動画を用意するなど、配信が一方的な説明に終始しないよう工夫する必要があります。

たとえば配信内で社内の様子をライブ中継すれば、参加者に社内の雰囲気を伝えられるため、最後まで見てもらえるでしょう。

またチャット機能を活用して参加者とコミュニケーションを取りながら説明すると、参加の興味を引きやすくなります。商品やサービスのデモを実演するのも効果的です。

③わかりやすい資料

わかりやすい資料を作成し、事前に参加者へ送付しておくのも大切です。オンライン説明会は長時間におよぶ場合も多いため、先がわからないままずっと見続けるだけでは、飽きてしまう恐れもあります。

内容を要約した資料を事前に配布しておくと、学生側は質問を用意できますし、あとから振り返るのも可能です。また企業側には、資料の作成をとおして説明会で伝えるべき要点を整理できます。

説明会の構成を検討する際は最初に資料を作成し、それをもとに配信内容を決定するとよいでしょう。

７．オンライン会社説明会実施の注意点

オンライン会社説明会の実施で注意すべきは、ネットワーク環境の確保とトラブルへの対応です。

安定したネットワーク環境を確保

オンライン会社説明会では、安定したネットワーク環境が必須です。参加者が使うデバイスによって通信速度は変わりますし、ただでさえ多数のアクセスがあれば回線が混雑し、配信が遅滞する恐れもあります。

想定される参加人数でも安定した通信が可能か、確認しておきましょう。普段はあまり使用しないネットワーク環境で配信を行う場合、とくに入念なチェックが必要です。

トラブル発生時も想定する

オンライン会社説明会では、配信中にトラブルが発生するのも十分に考えられます。そのためトラブルの対処法を含めたマニュアルを、事前に作成しておくと安心です。

想定されるのは「音声やマイク、ネットワークなどの不良」「参加者が入室できないトラブル」など。起こりえるトラブルをリストアップして対処法を考え、マニュアル化しておきましょう。

このようなマニュアルは継続して使用できるため、翌年以降の説明会の手間を省けるというメリットもあります。

８．服装、マナーなどオンライン会社説明会参加者が気にしていること

オンライン会社説明会への参加に際して、どのような服装やマナーで臨むべきかわからない学生も多いようです。対面形式の会社説明会では、リクルートスーツの着用が一般的でした。しかし自宅から参加する場合、そこまですべきか、迷うかもしれません。

会社側で服装やマナーについて、事前に案内をしておくと、学生も安心して参加できるでしょう。

服装

ライブ配信型のオンライン会社説明会へ参加する際の服装として、スーツやオフィスカジュアルを指定するのがよいでしょう。非対面とはいえ、採用担当者と会うからです。

「ビジネス向けの服装」と補足しておくと、参加者も適切な服装をイメージしやすくなります。目立ちすぎず清潔感がある服装が理想であるものの、細かな点に関して会社側が指定する必要はありません。

なお動画配信型の説明会の場合、アップロードした動画を好きな時に視聴してもらうだけですので、服装について会社側が指定する必要はありません。自由な服装での視聴を促すとよいでしょう。

マナー

オンライン会社説明会でも、基本マナーを守る点は変わりません。たとえば「遅刻や無断欠席はしない」「相手の話を聞く姿勢」「言葉遣い」などは、一般的なビジネスマナーに準じます。

一方オンライン会社説明会では独自のマナーもありますので、事前に参加者へ周知しておきましょう。

自宅から参加してもらう

オンライン会社説明会では、自宅からの参加が基本となります。フリースペースといった場所では、周囲の音や話し声が気になり、説明を聞き逃してしまうことがあるためです。

またこのような環境では、意見を求められた際、周りが気になって発言しにくくなってしまいます。さらにフリースペースといった場所ではフリーWi-Fiを使用するケースが多いため、通信状況が不安定になってしまうかもしれません。

このような理由からオンライン会社説明会は、落ち着いて視聴できる自宅から参加すべきでしょう。

ネット環境を事前に確認

オンライン会社説明会への参加に際しては、事前にネット環境を確認しておくのも重要です。視聴中に通信が途切れてしまうと、配信の進行にも影響がおよんでしまうからです。

とくにライブ配信の場合、通信容量に負荷がかかりやすく、画面がフリーズしてしまうケースも珍しくありません。

視聴時には十分な速度の回線を用意しておきましょう。またスマートフォンを使用する場合、事前に充電を確認しておくのもマナーといえます。

9．ZoomやMicrosoft Teamsなどオンライン説明会で必要なツール

オンライン会社説明会では、ビデオ会議ツールが必須です。ここでは代表的な3つのツールを解説します。

1. Zoom
2. Microsoft Teams
3. Skype

①Zoom

最大500人との同時通話が可能なツールです。Zoomを使用したオンライン授業を受けていた学生も多いため、受け入れてもらいやすいでしょう。

Zoomではスケジュールミーティングが作成できるため、指定した日時で遅れずに説明会を実施できます。参加者へ連絡する情報は、ミーティングURLおよび必要に応じて設定したパスコードだけです。

また録画機能を使えば、オンライン配信と同時にバックアップを作成できます。画面共有機能を使えば、スライドを大画面で見てもらえるでしょう。

②Microsoft Teams

Microsoft社が提供するビデオ会議ツールです。対話型会議を最大1,000人で実施できるため、大人数が参加するオンライン会社説明会での使用にも適しています。

またウェビナーやブロードキャストの場合、最大1万人での開催も可能です。録画やチャットなどの機能もあり、双方向でのコミュニケーションが取りやすいツールといえます。参加者リストの取得もできるため、アフターフォローにも役立つでしょう。

③Skype

オンラインコミュニケーションツールの先駆者といえるツールです。Skypeアカウントさえ持っていれば、国内外の参加者と無料で通話やチャットが行えます。

一般的には1対1で対話をするコミュニケーションツールと思われがちです。しかし最大100人とビデオ通話できます。ビデオ通話やファイル送信などの機能が充実している点もSkypeの魅力です。