内定辞退とは? 内定や内定辞退率、理由や対処法、事例などについて

採用現場が売り手市場となる中で、内定者の内定辞退が相次ぐといった問題を抱える企業も少なくありません。

ここでは、

  • 内定と内定辞退率
  • 内定辞退の理由
  • どのようなことを行えば内定辞退を防げるか、その対処法
  • 内定辞退の理由や内定者の心情
  • 実際に企業が行っている内定辞退防止の施策

などについてご紹介します。

1.内定辞退とは?

内定辞退とは、企業が内定通知を出し、内定者が内定を承諾した後で内定者が自己都合により辞退すること

内定の時点で雇用契約が成立したことになるため、内定辞退=契約の不履行に当たる意味を持ちます。しかし職業選択の自由が憲法によって保障されているため、内定者が一度得た内定を辞退することは可能という考え方もできるのです。

転職・就職活動においての内定辞退とは、企業から出た内定を内定者が自己都合で取り止め、辞退することをいいます

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2.内定とは?

内定とは「正式の発表の前に内々で定まること。また、その決定」という意味があり、ビジネスの場では2つの意味合いを持つ言葉です。

雇用契約の申し込みを行った求職者に対して、採用企業が選考を重ねたのち、求職者に対して内定通知を出し、求職者がその内定に承諾したこと

組織内で公式に辞令を交付する前に、当事者に異動や昇格などの内容を伝えること

内定通知書

内定通知書とは、採用や役職への就任が決まった際に、その決定内容を記載した書面のこと。就職・転職活動においては、企業が求職者に対して採用決定を伝えるための大切な書面となるのです。

基本的には書面で行われるのが一般的ですが、場合によってはメールなどで交付されることもあります。

内定取消とは?

内定取消は、採用を取り消す、組織内の異動や昇格がなくなったなどを意味します。

内定は雇用を保障する労働契約と認識されていますが、内定の定義は厳密に規定されているわけではありません。つまり解雇に相当せず、労働基準法で厳格に制限されるものではないと考えられているのです。

最高裁の判決によると「客観的に合理的と認められ、社会通念の上で相当と是認できる場合」に限り、内定取消しを可能としています。

内定への返事を保留するには

内定通知をもらったら、なるべく早めに入社諾否の返事をするのが基本です。しかし、複数応募の場合、すぐに返事ができないケースもあるでしょう。

その場合は、速やかに内定企業に内定の返事を保留したい旨を伝えます。その際、回答までの期限を決めている点も伝えましょう。回答期限は2~3日、長くても1週間くらいが望ましいとされています。

内定とは「正式の発表の前に内々で決まること」を意味し、採用や組織内の異動・昇格の際に使われる言葉です

3.内定辞退の現状

続いて、内定辞退は実際にどれくらい行われているのかその実態について解説します。

内定辞退率

2017年10月26日にリクルートの就職みらい研究所が発表した「2017年10月1日時点内定状況」(調査対象は大学生・大学院生)によると、内定辞退率は64.6%で、半数以上が内定辞退をしていることが明らかになりました。

内定していた大学生・大学院生のうち、入社に対して不安が「ある」と回答した大学生の割合は68.8%。次いで、会社の将来性や自分自身のスキルに対して不安を感じるケースが多いことも分かったのです。

企業としては内定者懇談会などを通して入社前に内定者と接触を図り、内定辞退率をどう下げるかが課題とされています。

内定辞退率に関する問題

2019年8月、就職情報サイト「リクナビ」が学生の内定辞退率予測データを販売していたと明らかになり、大きな問題となりました。

サイト内で学生が行った企業説明会参加などのデータが人工知能(AI)によって分析され、それらが「内定辞退率データ」として企業側に販売されていたのです。

登録者のうち計7983人分の個人情報が本人の同意を得ないまま企業に提供されていたこととなり、波紋が広がりました。

これに対して、「企業が、売り手市場となる中で人材確保に苦戦していることが原因だろう」という指摘も挙がっています。

内定辞退率は企業にとって重要な課題数値ですが、求職者の個人情報であるため管理には十分な配慮が必要です

4.内定辞退はなぜ起こる?その理由

続いて、内定辞退が起こる理由についてさまざまな例を見ていきましょう。

条件面で折り合いがつかない

企業側が提示する条件と学生など求職者の条件が折り合わない場合、内定辞退につながりやすくなります。選考時、求職者が不採用になることを恐れ、条件面の質問をしないため面接時にすり合わせが行われず、内定後まで進行してしまうケースです。

採用ページなどで就業条件を提示する、選考の段階でできるだけ正確、かつ早めに条件提示をすると、内定後の辞退を防ぎやすくなります。

内定期間が長い

内定が出るまでの期間や内定から入社までの期間が長い場合、「本当にこの会社でいいのか」「ほかにいいところがあるのでは?」といった思考に陥ってしまいます。

明確な理由はなく、ただ漠然と悩んでいるといった場合も多々あるので、企業は定期的に内定者とコミュニケーションを取ることが必要です。内定者が「企業で働く自分」「企業で活躍できるイメージ」を明確にし、不安にさせないよう工夫します。

志望の優先順位が低い

企業に対する志望の優先順位が低い場合、ほかの採用が決まった時点で内定辞退する場合があります。売り手市場といわれていますが、学生をはじめとした求職者の多くは、志望度の高くない企業も、滑り止めや面接の経験を増やす目的で受けることがあるのです。

このような内定辞退者を減らすには、選考の段階で自社の魅力アピールや就職後のイメージの共有、また面接官などとのやりとりを通じて求職者の志望度を高めていく工夫が必要でしょう。

面接官など社員の態度が悪い

「会社の顔」である面接官や人事担当者の対応が悪いなど、訪問した際の企業の様子から良い印象が持てなくなり、それ因で内定辞退につながってしまう場合もあります。

面接時の会話から、採用サイトの就業条件と異なるような雰囲気を感じて不安を抱く場合や、さらにはインターネット上の企業の悪い評判を見て悪印象を抱くケースもあります。

面接官を含めた選考担当者の教育を徹底したり、インターネット上の自社の口コミなどを把握しておいたりしておきましょう。

内定辞退が起こる原因として、「そもそもの志望動機が低い」「内定後に条件面で折り合いがつかなくなる」「選考を通じて企業の印象が悪くなる」などのケースが挙げられます。それぞれに応じた対策が必要です

5.内定辞退の対応、対策、対処法

上記のような内定辞退の理由を踏まえた上で内定辞退を防ぐために、企業はどのような対応や対策、対処法を行えばよいのでしょうか。選考段階から内定後まで、採用担当者が取り組むべき施策を解説します。

喜んで迎え入れる姿勢

学生などの求職者を判断するという立場だけでは、淡々とした一方通行なコミュニケーションとなります。それは、求職者が企業に対して不信感を持つ原因にもなりかねません。

そこで面接の段階から、企業が求職者を歓迎しているムード、喜んで迎え入れる姿勢を示し、リラックスした環境での対話を心掛けます。

自社の魅力や仕事のやりがい、会社のビジョンを伝えることで、求職者は「就職後に活躍している自分」のイメージを抱きやすくなり、志望度も高まるでしょう。不安を払拭できるような積極的な情報提供も同時に行い、求職者の心を掴む選考を心掛けましょう。

こまめなフォロー

内定後に放置してはいけません。メールなどさまざまな方法で社内の様子や今後についての事柄を伝え、こまめにフォローします。

特に学生の場合、内定から内定式まで期間が空くケースが多いです。その間に企業から何もアプローチがなければ、印象が薄れて他の内定先を選んでしまうこともあり得ます。

懇親会や企業イベント、食事会に招待するなど、学生と社員がコミュニケーションできる機会を定期的に設けましょう。このような機会は、内定後の不安感を取り除く目的でも有効です。最近では、SNSを活用して入社までの間に連絡を取り合う企業も増えています。

話を引き出す

求職者の話を聞く機会をできるだけ多く設けると、不安解消やモチベーションアップにつながります。就業条件に対する不安についても、コミュニケーションを通じて明らかにすれば、対話によって解決策を提示できるでしょう。

たとえば勤務地や転勤について不安を感じる場合は転勤を経験した社員に引き合わせる、出産や育児後の就業について不安を感じる場合は実際の事例や産後復帰率について紹介する、子どもがいる女性社員と話をする機会を設ける、などです。

話を引き出し、不安を解消していけば、内定者を大切に扱っている姿勢もアピールできます。

見学や研修の実施

社内見学や内定前に参加できる研修などを実施すると、企業や社員に親しみを持ってもらいやすくなります。選考の段階から職場見学を取り入れると、企業理解も深まりやすいです。

その場合は現場の社員の協力を仰ぎましょう。繁忙期などと重なり現場の社員が対応できない、慌ただしくて対応がおろそかになるなどでは、職場の雰囲気が実際より悪く映ってしまいやすいです。

また、内定者が複数いる場合、内定者同士を引き合わせるとよいでしょう。「同期がいる」という安心感から仲間意識も芽生えます。

内定辞退を防ぐためには、企業の採用担当者が選考段階から内定後まで内定者の心情に寄り添い、こまめにフォローしましょう

6.内定辞退を防ぐ取り組み事例

続いて、内定辞退防止に取り組んでいる企業の具体的な事例を紹介します。

サイボウズ

サイボウズでは、内定式や入社式以外にもワークショップや懇親会、参観日(内定者の保護者向けの会社説明会)といった内定者向けのイベントを実施し、さまざまな面からフォローを実施しています。

これらに加え、「サイボウズLive」というグループウェアを利用し、オンラインでのコミュニケーションを通じて継続的に内定者のフォローをしています。

サイボウズLiveは採用担当との連絡ツールとして利用できるほか、内定者同士の自己紹介やイベント後の感想投稿などSNSのような使い方もできるもの。入社前から企業への理解や内定者同士の絆を深めることに利用されています。

サイボウズでは定期的なイベント開催のほか、自社ツールを利用して内定者の企業理解促進や内定者同士のコミュニケーションを活発化させ、内定辞退の防止に努めています

7.もし内定辞退することになったら?|マナー

内定者側が内定を辞退する場合、どのように行えばマナー違反にならないでしょうか。

必ず連絡する

内定辞退は気が引けるものですが、何も連絡しない、いわゆる「サイレント辞退」は絶対NGです。内定が出た段階で、企業は他の選考者の採用をストップしているケースも考えられます。必ず内定を辞退する旨を連絡しましょう。

内定辞退の連絡は電話で行うのが一般的ですが、採用担当者が不在だった場合はメールで連絡しましょう。

できるだけ早めに

内定を辞退する場合、可能な限り早めに採用担当者に連絡します。時間が経てば経つほど企業が負担する費用や時間は増えてしまうでしょう。

可能ならば内定をもらったその日のうちに連絡を入れるのがベストです。難しい場合は遅くとも1週間以内には連絡しましょう。

お詫びも盛り込む

連絡を入れる際は内定を辞退する旨だけではなく、選考で企業側に負担をかけたことへのいお詫びと内定通知のお礼も述べましょう。

辞退の理由を具体的に述べる必要はありません。しかし家庭の事情などやむを得ない場合は、事情を説明し、「改めて選考のチャンスをいただきたい」という前向きな姿勢を伝えることで、再度応募できる可能性が高まります。

内定辞退する場合は企業が負っているコストを考慮し、できる限り早めに誠意を込めて連絡をしましょう

8.もし内定辞退することになったら?|方法、書き方、伝え方

内定を辞退することになったら、

  1. 電話
  2. メール
  3. 手紙
  4. 直接会う

などの方法で連絡を取って辞退の旨を伝えることになります。それぞれどのようなメリットとデメリットがあるのか、メールや手紙の例文や書き方、マナーなどと共に解説します。

①電話

あらかじめ時間を決めて、採用担当者に電話をかけて伝える方法です。電話の場合、直接自分の口から話ができるため、相手に対して辞退の理由やお詫びを誠実に伝えられるというメリットがあります。

半面、相手の時間を使ってしまうというデメリットもあるため、シーンを考えて判断しなくてはなりません。

たとえば中途採用で採用人数が1人の場合、企業担当者との間である程度の信頼感が深まっている場合も。そのようなときは自分の言葉で話をして、誠意ある対応を取るように心掛けましょう。

②メール

メールで内定辞退する場合、相手の時間に合わせる必要はありません。そのため、効率的かつ正確に伝えられます。相手企業の担当者も自分の都合のよい時間に確認できるため、負担をかけることは少ないでしょう。

大きな企業で採用人数も多い場合は辞退者も多いため、人事担当も管理が煩雑になります。電話だと履歴が残らず、手紙などの書面だと個人情報保護の観点から厳重に保管する必要があり、企業に負担をかけることにもなりかねません。

③書面

内定辞退の手紙を出す場合は手書きで作成すると、理由やお詫びを誠実に伝えられますその際は、縦書き、白地の便せんを使用しましょう。修正液を使わないように努めることもポイントです。

文例

拝啓
株式会社○○○○ 御中
人事部長 ○○○○様

 

貴社ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。
この度は、採用内定の通知を頂き、誠にありがとうございました。

大変光栄なお知らせをいただきながら、誠に恐縮ではございますが、この度の内定を辞退させていただきたく、ご連絡を差し上げました。

 

誠に心苦しい限りですが、悩んだ末、自分の適性に鑑みこのような結論を出させていただきました。
貴社の皆様には貴重なお時間を割いていただいたにもかかわらず、このようなお返事となり、誠に申し訳なく、心よりお詫び申し上げる次第です。

誠に無礼とは存じますがどうかご容赦くださいませ。

末筆ながら、貴社の益々の発展をお祈り申し上げます。

 

敬具

④直接会って伝える

直接会う場合、顔を見て話せるため、電話やメール、手紙以上に相手に誠意を伝えられます。その一方で、時間と場所を決めてアポイントを取る必要があるため、採用担当者によっては「ほかの方法がよい」という気持ちを抱いてしまうのです。

企業と個人的な強い関わりがない限り、総合的な面からあまりお勧めはできません。

どの方法が一番よいのか?

どの方法にもメリット、デメリットがあり、「この方法が正解」とは言いにくいため、選考のパターンや、企業・採用担当者との関係性、相手の特性によって使い分けるとよいでしょう。

一般的な例でいうなら、メールでの連絡が無難といえます。都合のいい時間で確認でき、データとして残るため相手にも負担をかけにくいです。電話で内定辞退の連絡を入れたのち、メールにて改めて連絡するのも誠意が伝わるという点では効果的でしょう。

内定辞退には電話、メール、手紙などの書面、直接会って伝える、などの方法があります。状況を考えて最適な方法を選びましょう