固定資産台帳の書き方を分かりやすく解説！減価償却の仕組みと計算方法も

固定資産台帳は、企業や個人事業主が所有する固定資産を正確に管理し、財務状況を適切に把握するために欠かせません。適切な管理は、減価償却の計算や税務申告をスムーズに進められるだけでなく、資産の有効活用や適正な経営判断にも役立ちます。

一方で「固定資産台帳をどのように作成したらよいのか」「どのような記載項目があるのか」など、疑問のある方も多いのではないでしょうか。

この記事では、固定資産台帳の基本的な役割や記載項目、作成方法について分かりやすく解説します。記事の後半では固定資産台帳の効果的な管理のポイントについても紹介しているため、ぜひ参考にしてみてください。

固定資産台帳とは

固定資産台帳とは、企業や個人事業主が保有する固定資産の詳細な情報を管理する帳簿のことです。

固定資産とは、長期間にわたって使用する資産のことです。企業や個人事業主で「自社で使用する」「使用期間が1年以上」「取得価額が一定以上」といった条件が当てはまる資産を指します。例えば、土地、建物、機械、車両、備品などが該当します。

これらの資産は、すぐの売却による現金化を目的とするのではなく、事業の継続的な運営に利用されるものです。

固定資産台帳の役割と目的

固定資産台帳の書き方や作り方を見ていく前に、まずは「固定資産台帳が必要な理由」について把握しましょう。固定資産台帳の役割や目的を知ることで、固定資産管理の業務に意義が見いだせるようになります。

企業の資産状況を正確に把握できる

固定資産台帳の導入により、企業が所有する固定資産の状況を正確に把握できます。資産に関する詳細な情報を記録しておくことで、体系的に資産管理が可能です。「どの資産がどこに、どのような状態であるか」を把握すれば、資産の有効活用や適切なメンテナンスができるでしょう。

資産の更新・売却時の適正な判断が可能になる

企業は事業活動の中で、固定資産の更新や売却が必要な場面に直面します。固定資産台帳を活用すれば、各資産の利用状況や耐用年数を明確に把握でき、適切なタイミングで設備の更新や売却が可能です。

例えば、機械設備の老朽化が進んでいる場合、新規投資が必要かどうかを判断する基準になります。また稼働率の低い資産を売却すれば、不要な固定資産の維持費を削減し、資金の有効活用を図れるでしょう。

減価償却の計算・税務申告の正確性が向上する

固定資産は、時間の経過とともに価値が減少するため、その減価償却を適切に計算し、税務申告する必要があります。固定資産台帳に記載されている情報に基づいて計算すれば、正確な減価償却費を算出できるでしょう。

税務申告においては、固定資産の減価償却費を適切に計上することで、企業の課税所得を適正に算出し、過不足のない納税が可能です。また、税務調査時に適切な記録があれば、税務リスクを最小限に抑えられます。

減価償却とは？仕組みと計算方法

減価償却とは、企業が購入した資産の取得費用を、耐用年数にわたって分割して計上する会計処理のことです。企業が設備や機械、建物などの固定資産を購入すると、その価値は月日の経過によって減少します。適切に減価償却することで、企業は資産の価値を正確に把握し、税務上の利益を適正に管理することが可能です。

減価償却は「定額法」と「定率法」が採用されており、2007年3月31日以前に取得した固定資産には「旧定額法」や「旧定率法」を用います。それぞれの計算方法について解説します。

定額法

定額法は、毎年一定の金額を減価償却する方法であり、計算がシンプルで分かりやすいという特徴があります。2007年の法改正により、償却可能限度額や残存価額の規定が廃止され、耐用年数が経過すると備忘価額1円まで償却できるようになりました。定額法の減価償却費は以下の式で求められます。

耐用年数は国税庁の「主な減価償却資産の耐用年数表」、償却率は「減価償却資産の償却率等表」に基づいて決まります。

例えば、取得価額20万円のオフィス用パソコンを減価償却するとします。オフィス用パソコンの耐用年数は4年で、償却率は0.250です。この場合、減価償却費は以下のように計算されます。

200,000円×0.250=50,000円

従って、毎年5万円ずつ償却し、4年間で全額を償却します。

（参考：『主な減価償却資産の耐用年数表｜国税庁』）

（参考：『減価償却資産の償却率等表｜国税庁』）

定率法

定率法とは、未償却残高に対して毎年一定の償却率を掛けて減価償却費を計上する方法のことです。この方法では、資産を取得した初期段階では減価償却費が大きくなり、時間が経過するにつれて償却費が減少していく特徴があります。計算式は以下の通りです。

未償却残高は、資産の取得価額からこれまでに計上した減価償却費を差し引いた残高です。毎年この未償却残高に一定の償却率を掛けて減価償却費を算出するため、減価償却費は年々減少します。

80万円で取得した飲食店業用設備を、耐用年数8年の定率法で減価償却するとします。耐用年数に基づく定率法の償却率を「減価償却資産の償却率等表」から確認すると、0.250です。この場合の減価償却費は、以下のように計算できます。

【1年目の減価償却費】
800,000円×0.250＝200,000円
※未償却残高：800,000円-200,000円＝600,000円

【2年目の減価償却費】
600,000円×0.250＝150,000円
※未償却残高：600,000円-150,000円＝450,000円

この計算を繰り返し、償却額が「償却保証額」を下回ったら、その年以降は「改定取得価額×改定償却率」で計算します。

改定取得価額は、最初に償却保証額を下回った年の期首時点での未償却残高です。また、改定償却率も耐用年数ごとに決められた値を使用します。改定償却率も国税庁の「減価償却資産の償却率等表」で確認できます。

（参考：『減価償却資産の償却率等表｜国税庁』）

旧定額法と旧定率法

2007年3月31日以前に取得した固定資産には、「旧定額法」あるいは「旧定率法」が適用されます。旧定額法も毎年一定額を償却する方法ですが、改正後の定額法と異なり、残存価額が設定されていました。具体的な計算式は以下の通りです。

取得価額が40万円、耐用年数10年、残存価格10％、旧定額法の償却率が0.1の場合は、以下のように計算できます。

（400,000円-40,000円）×0.1＝36,000円

上記の場合、毎年3万6,000円ずつ償却されます。耐用年数終了後も取得価額の5％（償却可能限度額）になるまで追加償却を行います。その後は残った金額から1を引き、5で割った金額を備忘価額1円になるまで償却します。なお、無形固定資産の場合は残存価格の設定がありません。

旧定率法は、毎年未償却残高に旧定率法の償却率を掛けて償却する方法です。改定前後で償却率が異なるため、「減価償却資産の償却率等表」で確認した上で計算しましょう。旧定率法も旧定額法と同様に、耐用年数終了後に取得価額の5％まで償却し、残りの金額から1を差し引いた金額をその後の5年間で均等償却します。

固定資産台帳の作り方

固定資産台帳を作成する方法として、オフィスソフトのExcelや会計ソフトの利用が一般的です。また優れた固定資産管理システムも増えており、効率化させたい企業におすすめです。ここでは、固定資産台帳の作り方を3つ紹介します。

表計算ソフト（Excel、Google スプレッドシート）

表計算ソフト（ExcelやGoogle スプレッドシート）を使った固定資産台帳の作成は、手軽でコストを抑えられる手段のひとつです。自社の運用に合わせたカスタマイズが可能で、必要な項目を自由に追加できます。テンプレート活用も手軽でおすすめです。ただし、基本的に手入力のため項目が多い場合は更新作業の負担が増える点に注意が必要です。

会計ソフト

多くの会計ソフトには「固定資産管理機能」が搭載されており、効率的な台帳作成が可能です。会計ソフトのメリットは、減価償却の計算が自動化される点です。取得価格や耐用年数を入力すれば、ソフトが自動的に減価償却費を算出し、決算処理や税務申告に必要なデータをスムーズに作成できます。

また会計ソフトには法改正に対応する機能が備わっていることが多く、税制の変更があった場合でも最新のルールに基づいた管理が可能です。ただし、ソフトの購入費や利用料などが高額になるケースもあるため、導入コストを考慮する必要があります。

固定資産管理システム

より高度な管理を求める場合は、固定資産管理システムを導入するのが有効です。固定資産管理システムは、企業が所有する資産情報を一元管理できるツールで、会計処理の自動化や会計ソフトとの連携、税制改正への対応など、多くの機能による業務効率化が実現できます。

クラウド型のシステムを選べば、複数の拠点から最新のデータにアクセスできるため、リモートワークにも適しています。ただし、導入コストが高額になる場合もあり、企業の規模や管理する資産の数に応じて、最適なシステムを選択することが重要です。

固定資産台帳の書き方

固定資産台帳には法的に決められたフォーマットはありませんが、多くの企業では一般的な項目を記載することで、資産の管理や会計処理を円滑に進めています。以下は、固定資産台帳の記入例です。ここでは、固定資産台帳の書き方について、項目ごとに解説します。

【減価償却記録】

固定資産名／資産番号

固定資産名は、資産の名称を簡潔かつ分かりやすく記載します。例えば、事務機器であれば「ノートパソコン」、工場設備なら「コンベア装置」など、ひと目で資産の種類が分かるようにしましょう。

固定資産名と一緒に、各固定資産を管理するための一意の識別番号である資産番号も記載しておくのがおすすめです。同じ固定資産を複数取得した際に、区別するために記載します。資産番号の振り方は企業によってさまざまです。以下は資産番号の振り方の例です。

・購入年度や部門ごとに分類する（例：2024PC-001、MFG-002 など）
・連番を付けて一意性を確保する

区分や種類

固定資産は、大きく「有形固定資産」と「無形固定資産」に分類されます。それぞれの資産の種類を細分化することで、より管理しやすくなります。会計処理の負担を軽減するために、仕訳の際の勘定科目と同様に記載するとよいでしょう。以下は、主な固定資産の区分表です。

例えば、事務用のパソコンは「有形固定資産」の「工具・器具・備品」に分類され、会計処理の際に減価償却の対象になります。一方で、業務用のソフトウェアは「無形固定資産」として扱われるため、償却方法が異なります。税務申告や財務管理がスムーズに進めるためにも、資産を適切に区分しましょう。

数量、設置場所、備考

固定資産台帳に、資産の数量、設置場所、備考欄を記載すると、より詳細な管理が可能です。

・数量：具体的な数を記載（例：5台、10ライセンスなど）
・設置場所：具体的な設置場所を明記（例：本社オフィス、第1倉庫、開発部など）
・備考：メンテナンスの必要性や使用状況、特記事項などを記載（例：年1回点検要、リース契約中など）

適切に記載することで、固定資産の管理がより正確になり、更新やメンテナンス時の参考情報としても活用できます。

耐用年数

耐用年数とは、資産が使用可能とされる年数を指し、減価償却する上での基準となる数値です。耐用年数は、国税庁のサイトに記載されている「主な減価償却資産の耐用年数表」で把握できます。例えば、鉄筋コンクリート造の事務所用建物の耐用年数は50年、普通乗用車の耐用年数は6年と決められています。

（参考：『主な減価償却資産の耐用年数表｜国税庁』）

償却方法

償却方法とは、取得した資産の価値を一定のルールに基づいて徐々に費用として計上する方法です。償却方法は主に「定額法」「定率法」の2種類があります。ただし、固定資産を取得した時期が2007年3月31日以前の場合は「旧定額法」「旧定率法」のいずれかを使用します。

定額法は毎年同じ金額を償却するため、計算がシンプルな点が特徴です。一方、定率法は初期に多額の減価償却費を計上でき、購入直後の税負担を軽減できます。

償却率

償却率とは、固定資産の取得価額に対して適用される減価償却の割合を示す数値です。耐用年数や償却方法によって異なり、国税庁が定めた「減価償却資産の償却率等表」を基に計算します。

固定資産台帳に記入する際は、適用する償却方法を確認し、それに対応する償却率を記載しましょう。例えば、耐用年数10年の資産に定額法を適用する場合、償却率は0.100（10％）です。

取得年月日／供用年月日

取得年月日は、固定資産を購入または取得した日を指し、供用年月日は実際に使用を開始した日を示します。例えば、2025年4月1日にパソコンを購入し、4月5日から使用を開始した場合、取得年月日は「2025年4月1日」、供用年月日は「2025年4月5日」と記載します。

摘要

摘要欄には、固定資産の具体的な内容や状況を記載します。例えば、「オフィス用パソコン（〇〇製）」や「社用車（車種名）」のように、資産の種類や特徴がひと目で分かるように記入しましょう。摘要の詳細な記載は、資産の特定や監査対応をスムーズにするために重要です。

取得価額

取得価額とは、固定資産を取得するために要した総費用を指します。購入価格だけでなく、輸送費や設置費、手数料などの付随費用も含めるのが一般的です。例えば、100万円の機械を購入し、運搬費が5万円、設置費が5万円かかった場合、取得価額は110万円です。

減価償却額

減価償却額欄には、当期に計上する減価償却費を記載します。定額法や定率法などの計算方法を用いて正確に記載しましょう。例えば、取得価額100万円の資産を5年間で均等償却する場合、毎年の減価償却額は20万円です。償却方法の選択や計算方法について不明な点がある場合は、税理士に相談することも検討するとよいでしょう。

帳簿価額

帳簿価額とは、減価償却後の固定資産の残存価値を指します。取得価額から累積減価償却額を差し引いた金額が帳簿価額です。例えば、取得価額100万円、20万円の減価償却をした場合の帳簿価額は80万円です。

固定資産台帳の管理でよくある課題と対策

固定資産台帳の適切な管理は、企業の財務状況を正確に把握するために欠かせません。しかし、実際の管理業務では多くの課題が発生する場合があります。

「資産の現状と帳簿の不一致」「ヒューマンエラー」などの問題を放置すると、資産の誤管理による税務リスクや、不要なコストの発生につながりかねません。ここでは、固定資産台帳管理でよくある課題と、それぞれの解決策について解説します。

資産の現状と帳簿が一致しない

固定資産台帳を適切に管理するためには、帳簿と実際の資産の状況を常に一致させることが重要です。しかし、全ての資産を現物確認するのは手間がかかり、多くの企業では帳簿と実際の資産の差異が発生しやすい状況になっています。

特に、固定資産台帳は修理やメンテナンスなどの具体的な使用状況を記載するのに適していません。この問題を解決するためには、現物台帳の併用が効果的です。固定資産ごとに識別番号を付与し、具体的なコンディションを記載すれば、物理的な管理を強化できます。

ヒューマンエラーが発生しやすい

固定資産台帳の管理では、特に手作業や表計算ソフトを使用している場合、ヒューマンエラーが発生しやすくなります。例えば、資産の登録時に誤入力が生じたり、減価償却の計算ミスが発生したりすることがあります。特に減価償却計算は、耐用年数や取得時期、償却方法によって計算が異なるため、手作業での管理はミスが生じやすいポイントです。

このようなエラーを防ぐためには、システムの導入が有効です。システムを活用すれば、データ入力時のチェック機能を利用して誤入力を防げる他、減価償却計算も自動化でき、計算ミスを大幅に減らせます。

属人化しやすい

固定資産台帳の管理は、会計や税務の知識が必要となるため、特定の担当者に業務が集中しやすい傾向があります。特に、表計算ソフトや紙の台帳を使用して手作業で管理している場合、管理方法が担当者ごとに異なり、属人化しやすくなります。

属人化を防ぐためには、誰が見ても分かりやすいフォーマットを作成することが重要です。例えば、資産の項目を統一して入力ルールを明確にすることで、管理の一貫性を保てます。

経営状況の可視化には予実管理システム「ヨジツティクス」が便利！

企業の安定した運営には、財務状況の把握や適切な管理が欠かせません。固定資産だけでなく、毎月の予算や実績の管理も重要です。一方、予算策定、見込み管理、実績管理など、経理業務の負担が大きいと感じている方も多いのではないでしょうか。

経理業務の負担軽減や経営状況の可視化には、予実管理システムの導入がおすすめです。予実管理システム「ヨジツティクス」は、予算と実績の比較や分析ができる、経営判断や業務改善に役立つシステムです。

予算と実績の差異をリアルタイムで把握できるため、設備投資計画や資産運用計画の精度向上も期待できるでしょう。

まとめ

固定資産台帳は、企業や個人事業主の財務管理や資産運用において欠かせません。正確な記録と適切な管理は、減価償却の計算ミス予防や税務対策にも役立ちます。固定資産台帳の管理におけるポイントは、誰が見ても分かるフォーマットの作成や、システムの導入による効率化です。

また、経営改善を考えている場合は、予実管理システムの導入もおすすめです。予実管理システム「ヨジツティクス」では、予算と実績をリアルタイムで比較分析し、経営状況を常に把握できます。

会計ソフトなど既存システムとの連携も可能ですので、業務効率アップや経営判断の精度を上げるためにも、ぜひご検討ください。