カイゼンとは? 仕事効率化のカイゼン活動と5S、トヨタ方式の事例3選

仕事で何度も同じミスを繰り返してしまう……このような事態を解決する取り組みがカイゼンと5Sです。その目的は、一人ひとりの業務が「効率的になり」「楽になる」こと。この記事では、カイゼン活動と5Sについて詳しく説明しています。

「カイゼン」とは?

カイゼンとは、工場の生産現場の作業効率や安全性の確保を見直す活動のことです。現場の作業者が中心となり知恵を出し合うことで問題を解決する点に特徴があり、誤りや欠点を是正する意味の「改善」と区別するために「カイゼン」と表記されます。

また、「Kaizen」と表記して海外でも通用する言葉となっています。特にトヨタ自動車のカイゼンは有名で、トヨタ生産方式の強みの1つになっています。トヨタ生産方式はアメリカで研究され「リー方式」として世界に広がり、製造業、病院、空軍など幅広い業界で導入されています。

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仕事の効率化を追求するカイゼン活動

カイゼンの発祥は、トヨタ自動車が1951年に導入した「創意くふう提案制度」であるとされています。トヨタ自動車のカイゼンは、生産現場の無駄な作業や動作などを省く方法を分析して実行、仕事を効率化して過剰な在庫を抱えないようにする活動です。そしてその目的は、製品をより早く納品するため、最も短い時間で効率的に造ることにあります。

今やカイゼン活動は、製造業だけでなく、さまざまな企業や自治体へと普及しています。この章では、現場にカイゼンを導入している組織のさまざまな取り組み事例について見ていきましょう。

住宅金融支援機構は、職員が業務における課題を発見し、解決策を考えカイゼンを実施。その結果を「カイゼン報告書」にまとめて、機構内で共有しています。また、「カイゼン発表全国大会」を開催し、各部署がエントリーしたカイゼン事例の中から、優れた事例を表彰しています。

仙台市の仙台厚生病院の消化器内視鏡センターは、トヨタ自動車のカイゼンを現場に導入。医師らの負担を軽減するため、職員の導線や機器の配置を見直し、医師事務作業補助者(MC)を活用。カイゼン導入前は医師1人当たり96件だった月間検査数が144件に増加したそうです。

米コーヒーチェーン大手のスターバックスは、2008年に赤字転落後トヨタ方式の「カイゼン」活動を推進。2009年には業績回復に成功しています。商品の材料をまとめる、色別のラベルを貼る、ストップウォッチを用いて注文をさばく時間を短縮するなどの細かなカイゼンを積み重ね、来店者数と売り上げの増加を実現しました。

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カイゼンと共に取り組むべき5Sとは?

日本の製造系の企業から生まれた概念である5S。そのはじまりは1940年代後半から1960年代半ばであるとする説が有力です。

5Sとは「整理」「整頓」「清掃」「清潔」「しつけ」の5つの頭文字を表します。それぞれの定義は、必要がないものを捨てる「整理」、決められたモノを決められた場所に置き取り出しやすい状態にする「整頓」、掃除を欠かさず清潔に保ち点検する「清掃」、きれいな状態を維持する「清潔」、決められたルールや手順を守り習慣づける「しつけ」です。

ある先進国で複数の企業を調査したところ、モノを探したり、モノの場所を尋ねる行為に多くの時間を割いていたという報告もあります。

5Sは、組織をあげて整理整頓や清掃に取り組み、職場内から無駄なモノや時間を無くし、秩序を生み出す活動です。今や5Sはカイゼン活動と同様、製造現場だけでなく、物流、サービス、医療現場など幅広い職場で取り組まれています。

例えば、リコージャパンの本町橋事務所では、共有備品の穴あけ用のパンチやカッターは、「共有備品の姿置き」を実施し、どこに何があるのかが一目でわかるようにしています。また、神奈川支社では「清潔デー」を設定。汚れがちになるオフィスを清潔に保つため、清掃すべき箇所を誰にでもわかるように、具体的に写真を提示して告知しています。