人事計画書とは? 人事計画の意味、目的、計画書の作り方、注意点について

事業計画の進行中、必要な人員を見積もる際に使われる人事計画書。その目的やメリット、作り方などについて詳しく解説します。

1.人事計画書とは?

人事計画書とは、事業計画の進行中、「必要な人材の確保」「不要な人材の整理」などを行う際に使われる計画書のこと。量的・質的な観点から、どのような人材がどのくらい必要かなどを考慮し、長中短期の経営計画と連動して策定されるのです。

会社の資産である人材を管理し活用する

企業の目標達成には、ヒトと人材を有効活用する計画が必要となります。なぜなら「ヒト」「モノ」「カネ」「情報」といった経営資源4つのうち、重要視されているヒトを効果的に活用できれば、企業の業績を大きく伸ばせるからです。

人事計画書は、事業計画の進行中、必要な人材の確保や不要な人材の整理などを行う際に使われる計画書のこと

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2.人事計画の目的とは?

人事計画の目的は、下記の2つです。それぞれについて解説しましょう。

  1. 事業計画の達成
  2. 人材の育成

①事業計画の達成

人員配置を実施して、組織内における業務の適正化・効率化を図ります。それにより人材のパフォーマンスが最大限に発揮され、「生産性や業績アップ」など、組織全体の利益追求・目標の実現が可能になるのです。

人員配置とは、人材一人ひとりの「スキル」「適性」「キャリア」「専門性」などの特性を生かして、部署やチームに異動させること。

②人材の育成

人材育成計画にもとづき、戦略的な異動を行います。たとえば、「複数の職務を経験する人材配置(ジョブローテーション)」「部署をまたいだ異動」「勤務地の変更」「同じ部署だが業務内容を変更」などです。

これにより、新たなアイデアが生まれたり、社員間・部署間の連携が円滑になったりするとされています。

人事計画の目的は、「事業計画の達成」「人材の育成」の2つです。それぞれでさまざまな効果が生まれます

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3.人事計画と間違えやすい「人員計画」や「人事採用計画」について

人事計画と間違えやすい「人員計画」「人事採用計画」とは何でしょうか。それぞれ詳しく解説していきましょう。

人員計画とは?

人員計画とは、「この部署にどういった人材が必要なのか」「何名必要なのか」といった具体的な計画のこと。ヒトについての計画という点では人事計画と同じであるものの、計画の内容が異なります。

人員計画は「どこに何人必要か」が決まっていないと「誰をどこに配属するか」が決められません。そのため人事計画は、人員計画のベースになるとされています。

人事採用計画とは?

人事採用計画とは、経営方針や事業計画を踏まえ、外部からの補充が妥当と判断される人員を採用するために立案する計画のこと。採用人数の決定方法は、次の2つです。

  • 積み上げ方式…各部門で必要人員を積算
  • 総枠方式…総額人件費や事業計画から必要人員を算出

採用計画は、「中期的視点」「単年度視点」2つから策定します。

「人事計画」「人員計画」「人事採用計画」どれもヒトについての計画です。しかしそれぞれ内容が異なるので、意味について理解しておきましょう

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4.人事計画のメリットとは?

人事計画のメリットは、下記の3つです。それぞれについて解説しましょう。

  1. 業務を効率化できる
  2. 人件コストを減らせる
  3. 人材を育成できる

①業務を効率化できる

すでにいる人材の「業績・実績・パフォーマンス」などを検証し、業務に対して適切な人員を配置するため、事業運営を効率化できるのです。

「業務のスピードアップ」「事業価値の向上」「人材のモチベーションアップ」などが期待できます。

②人件コストを減らせる

人事計画を最適化すると、「テクノロジーの導入」「業務のアウトソース化」といった方法により人件費削減につながるのです。また即戦力の中途採用を積極的に導入すると、新卒の採用と育成費の削減にもなります。

こうして業務を効率化させると、人件費を抑制できるのです。人材数が多い会社ほど効果は高いでしょう。

③人材を育成できる

人事計画により、優秀な人材の確保・育成などが進めやすくなります。

人事調査によって、どのような人材がどういった業務に就いているのかを把握できるため、人材の有効活用や適切な異動や配置が実現するのです。将来性のある人材に教育できるため、後継者問題も減るでしょう。

人事計画のメリットは、「業務を効率化できる」「人件コストを減らせる」「人材を育成できる」の3つです

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5.人事計画書の作り方、そのポイントとは?

人事計画書の作り方には、どんなポイントがあるのでしょうか。内容について見ていきます。

人事計画書に必要な要員の算定方式

人事計画書を作る際は、「経営計画との連動」「どのような人材が必要で、どのくらい確保するのか」といった視点が重要となります。また「人員計画を必要人員数、つまり量的に算定する方法」は、「マクロ的手法」「ミクロ的手法」の2種類あるのです。

マクロ的手法

マクロ的手法は、別名をトップダウン方式といい、人件費と採算の側面から要員数を決めていく手法です。

「労働分配率」「売上高」「損益分岐点」「人件費率」などから必要な人員総数を決め、それを各部門や職種、階層などに割り振っていきます。予算を守りながら人員補充できるものの、現場に十分な人員が行き届かなくなる恐れもあるのです。

ミクロ的手法

ミクロ的手法は、別名をボトムアップ方式といい、現場の声を聞いて要員数を決めていく手法です。各部署に、「実際の業務量」「どのようなスキルを持った人材が何人必要か」などについてヒアリングし、実情を把握します。

次に、各部門や各事業所で必要とする人数を積み上げて、会社全体で必要な人数を算定するのです。予算を考慮しながら検討する必要があるでしょう。

適正な人員数を把握するには

適正な人員数を把握するには、「ミクロ的算定方式」「マクロ的算定方式」2つを利用するとよいでしょう。

大枠計画の立案にマクロ的算定方式を使用し、その範囲内でミクロ的算定方式を使用して、個別具体的な要員計画を立案する方法です。算定方式を併用すると、それぞれのデメリットを補えます。

人員計画における必要人員数を算出する際、マクロ的手法とミクロ的手法を併用すると、効果的な分析が可能となるのです

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6.人事計画書作成の具体的な流れとは?

人事計画書作成の具体的な流れは、下記のとおりです。

  1. 人事調査をする…現場と経営の要望によって、緊急度・優先度を設ける
  2. 人事計画案を作成する…いつまでに、何人必要か、といった採用計画を立てる

①人事調査をする

まず、現状を調査します。調査項目の例は、「事業計画」「雇用形態や職種別など自社の人員構成を整理」「応募数、書類通過率など過去の採用に関する数値を確認」「現場の要員ニーズや経営の要員ニーズをヒアリング」などです。

現場と経営の要望によって緊急度・優先度を設け、どのように対応していくのが最善なのか整理しましょう。

②人事計画案を作成する

要員人数を割り出したら、それをもとに人事計画書を作成します。その際、「いつまでに・何名を・どういう人に入社してもらう必要があるのか」考えていくのです。

ここで注意したいのは、「採用市場の動向」「採用スケジュール」などを考慮したうえで進めていくこと。計画が破綻していないかどうかの確認も重要です。

現場の要員ニーズと経営の要員ニーズをヒアリングし、緊急度・優先度を設けて整理した後、人事計画書の作成を進めます

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7.人事計画書作成にあたっての注意点とは?

人事計画書を作成する際の注意点3つについて、見ていきましょう。

  1. 人事計画をむやみに変更しない
  2. 人事計画と人事実績の差がある場合、原因を調べる
  3. 人事計画の効果を調べる

①人事計画をむやみに変更しない

人事計画を安易に変更してはいけません。人事計画書は、経営理念や経営計画を実現させるために策定されたもの。もしかしたら、経営計画そのものの再考が必要かもしれません。人事計画だけを変更しても、根本的な解決策にはならないでしょう。

②人事計画と人事実績の差がある場合、原因を調べる

人事計画書のとおりに採用ができなかった場合、人事計画と人事実績の差を調べてみましょう。たとえば、「要員計画のスケジュール」「仕事の分配」「要員の能力や経験値」について調査・分析するのです。

結果、あまりにも大きな差が生じていた場合、そもそもの計画に無理があった可能性も考えられます。追加人員が必要だと確定したら、迅速に対応しましょう。

③人事計画の効果を調べる

人事計画書に沿って採用した人材から、「期待していたような仕事ぶりではない」「パフォーマンスを発揮していない」などを感じた場合、人事計画書の採用要件や人員数が適切だったかを再考します。

また人事計画書によって異動した人材に、人事配置の変更によって問題が発生していないかをヒアリングし、効果的な配置転換であったか確認するのです。

人事計画書を作成する際の注意点は、「人事計画をむやみに変更しない」「人事計画と人事実績の差がある場合、原因を調べる」「人事計画の効果を調べる」の3つです

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8.人事計画書の作成に役立つツールとは?

最後に、人事計画書の作成に役立つツールを見ていきます。

  1. Excelなどのオフィスソフト
  2. 人材管理システムやアプリ

①Excelなどのオフィスソフト

人事計画案にはこれまで、Excelが使用されてきました。

しかし「スキルを持った専門の人材が必要」「手作業でを管理しなければならない」「テンプレートを作成した人材しか編集できない」「部門間でデータを共有したりプロジェクトを管理したりする場合、問題が生じることも」などが問題視されてきたのです。

②人材管理システムやアプリ

人事計画システムやアプリでは、効率的に人事計画を行えます。

なぜなら「現状の人事配置の状況を客観的に把握できる」「人材の過不足をリアルタイムで確認できる」「各部署の残業時間や人手不足などが確認できる」「適材適所の人材配置」「複数の部署にまたがった人材の管理が容易」などを備えているからです。

こうした機能によって、業務が効率化します。

システムやアプリには、効率的に人事計画を行う機能が備わっているのです。それにより人材の管理が容易になるでしょう