【初心者向け】月次決算の手順を分かりやすく解説｜効率的に進めるには？

月次決算は、年次決算の負担軽減や経営判断に役立つなどのメリットがあり、多くの企業で導入しています。しかし、経理初心者の方にとっては、どのような手順で進めればよいのか分かりにくく、時間がかかってしまうことも少なくありません。

月末になると、請求書の確認や仕訳の入力、帳簿の締め作業など多くのタスクが発生し、ミスが起きやすいのも課題のひとつです。

そこでこの記事では、月次決算の基本的な流れを初心者向けに分かりやすく解説するとともに、業務を効率的に進めるためのポイントも紹介します。これから月次決算を始める方や、効率的に進めたいと考えている方は、ぜひ参考にしてみてください。

月次決算とは？年次決算との違い

月次決算とは、企業が毎月の財務状況や業績を確認するために行う決算業務のことです。月単位で売上や経費、利益などを集計し、損益計算書や貸借対照表を作成します。月次決算によって経営者は現状を素早く把握でき、問題点の早期発見や対応が可能です。特に、資金繰りやコスト管理の改善に役立つため、多くの企業が採用しています。

一方、年次決算は1年間の経営成績を確定するために行う決算で、法人税の申告や財務報告のために必要です。月次決算と異なり、税務調整や減価償却などの詳細な処理が含まれるため、より厳密な会計基準に基づいて作成されます。

月次決算は経営管理のための内部資料として活用され、年次決算は法的要件を満たす公的な報告書となる点が大きな違いです。

経理初心者が月次決算を行うメリット

経理初心者にとって月次決算は、年次決算の準備をスムーズにするだけでなく、日々の業務を整理するためのよい機会といえます。また、月次決算によって経営の現状をリアルタイムで把握でき、問題が発生した場合にも迅速な対応が可能です。ここでは、経理初心者が月次決算をする利点について解説します。

年次決算がスムーズになる

年次決算は、多くの企業にとって大きな負担となる業務のひとつです。月次決算を行っていなければ、年末に一気に帳簿を整理し、誤りを修正し、各種書類を作成する必要があるでしょう。業務負担が大きくなり、ミスの発生リスクも高まります。

しかし、毎月決算を行っていれば、日々の取引を整理し売上や経費を適切に管理することが可能です。月次決算の習慣があれば、年末になってから慌てることなく、日々の記録を積み重ねることで年次決算の準備がスムーズに進みます。

早い段階でミスを発見できる

経理業務では、記帳ミスや入力ミスが発生する可能性が少なくありません。例えば、請求書の発行漏れや二重計上、経費の計上漏れなど日常業務では気づきにくいミスもあるでしょう。こうしたミスが蓄積されると、年次決算の際に大きな修正作業が発生し、余計なコストや時間がかかることになります。

しかし月次決算を実施していれば、こうした問題を早期に洗い出して適切に処理できるため、最終的な決算作業の負担を大幅に軽減できます。

資金繰り改善の提案ができる

資金繰りがうまくいかないと、支払いが滞ったり、経営の継続が困難になったりする可能性があります。月次決算を実施すれば、企業の収支状況をリアルタイムで把握し、資金繰りの問題を早期に察知することが可能です。

例えば、毎月の売上や支出を正確に記録することで、どの時期に資金が不足しやすいかを予測できます。その結果、事前に対策を講じることが可能となり、資金調達の計画を立てやすくなります。また、無駄なコストを削減するための見直しも行いやすくなり、経営の効率化につながる点もメリットです。

経理初心者が月次決算を行うデメリット

月次決算は多くのメリットがあるものの、経理初心者が担当する場合には、注意したいデメリットもあります。月次決算は必ず実施しなければならない作業ではないため、メリットとデメリットを踏まえて検討するとよいでしょう。ここでは、経理初心者が月次決算を行うデメリットについて解説します。

業務負担が増える

月次決算を導入すると、年次決算の準備がスムーズになるというメリットがある一方、毎月決算業務をこなさなければならず、経理初心者にとっては大きな負担となる場合があります。

まず、月次決算では売上や経費の集計、帳簿の締め作業、各種書類の作成などを毎月行う必要があります。特に経理に不慣れな初心者の場合、データの入力ミスや帳簿の整合性チェックに多くの時間を要し、業務が想定以上に長引くことも少なくありません。

そのため、経理初心者が月次決算を行う場合は業務フローをしっかり整備し、必要に応じてサポート体制を構築することが重要です。経験を積めばスムーズに進められるようになりますが、最初のうちは慎重に取り組む必要があります。

他の業務に影響が出る可能性がある

決算業務に時間と労力を割くことで、他の業務に支障をきたす可能性があります。特に、中小企業やスタートアップ企業などでは、経理担当者が他の業務も兼任しているケースが少なくありません。

例えば、総務や人事業務、営業サポートなどを同時に担当している場合、月次決算の締め日が近づくと業務の優先順位を調整する必要が出てきます。その結果、日常的な業務の遅れや、ミスの発生リスクが高まることも考えられます。

経理初心者が月次決算を行う場合、業務の習熟度が低いため、作業に想定以上の時間がかかるでしょう。その結果、決算業務に追われて本来の業務に手が回らず、社内の業務フロー全体に悪影響を及ぼす可能性もあります。

【経理初心者向け】月次決算の手順（流れ）

経理初心者にとって、月次決算は難しく感じる可能性がありますが、基本的な手順を理解すればスムーズに進められます。ここでは、月次決算の手順を7つのステップに分けて解説します。経理初心者でも、以下の手順に沿って進めれば、正確かつ効率的に月次決算を実施できるでしょう。

STEP1.現金・預金残高の確認

まず、帳簿上の現金・預金残高と銀行の預金残高を照らし合わせ、差異がないかを確認します。この作業は「銀行勘定調整」と呼ばれ、正しい現金・預金管理のために不可欠です。

具体的には、通帳記帳を行って入出金の記録をチェックし、未処理の取引（未入金や未払金など）がないかを確認します。万が一、帳簿と銀行残高に差異がある場合は、その原因を特定し、適切な修正処理をします。手元に現金がある場合は、現金出納帳の残高と差異がないかも確認しておきましょう。

STEP2.棚卸資産の確認

棚卸資産とは、企業が保有する在庫品のことを指し、正確な計上が必要です。具体的には、実際の在庫数と帳簿上の在庫数が一致しているかを確認します。もし差異がある場合は、計上ミスや盗難・破損などの原因を調査し、適切に修正します。特に製造業や小売業では、正確な棚卸しが利益計算に直結するため、毎月の確認が重要です。

STEP3.仮払金・仮受金の振替

仮払金・仮受金は、一時的に処理される勘定科目であり、月次決算時に適切な勘定科目へ振り替える必要があります。例えば、仮払金は出張費や仕入れ代金の前払いなどに使われ、最終的には「旅費交通費」や「仕入高」などに振り替えます。

仮受金は、入金の用途が不明な場合に使われる科目ですが、取引内容が判明したら正しい科目へ振り替えましょう。この処理を怠ると、財務諸表の正確性が損なわれるため注意が必要です。

STEP4.経過勘定の計上

経過勘定とは、発生主義の原則に基づき、未払金や未収収益を計上する処理のことです。例えば、今月利用したサービスの請求書がまだ届いていない場合、その金額を「未払費用」として計上します。同様に、すでに提供したサービスの入金が翌月になる場合は、「未収収益」として計上します。

STEP5.各種費用（減価償却費・引当金など）の計上

月次決算では、減価償却費や引当金などの期末確定費用を12で割り、月額費用として毎月計上します。減価償却費は、固定資産の価値を耐用年数にわたって費用として計上する処理であり、会計基準に基づいて適切に計算することが大切です。引当金は、将来の支出に備えて計上する費用であり、貸倒引当金や退職給付引当金などがあります。

STEP6.月次決算書の作成

全ての仕訳処理が完了したら、月次決算書を作成します。年次決算と異なり、必須となる書類は決められていませんが、以下のような書類を準備するとよいでしょう。必要となる書類は企業ごとに異なるため、事前に確認しておくことをおすすめします。

• 貸借対照表（BS）
• 損益計算書（PL）
• キャッシュフロー計算書（CF）
• 予算実績対比表
• 部門別損益計算書
• 借入金一覧表
• 在庫一覧表

STEP7.月次業績報告

最後に、作成した月次決算書を基に、経営層へ報告します。報告の際には、単に数値を提示するだけでなく、売上や利益の増減要因、改善策などを説明することが重要です。経営層が迅速に意思決定できるよう、シンプルで分かりやすい資料を作成し、要点を明確に伝えましょう。

月次決算をスムーズに進めるポイント

経理業務に慣れていない初心者にとって月次決算は、締め切りに追われたりミスが発生したりすることが多く、ストレスを感じる場面も少なくありません。月次決算が滞ると、経営判断の遅れや税務処理への影響など、さまざまな問題が生じる可能性があります。

そのため、スムーズに進めるためのポイントを押さえることが重要です。ここでは、効率的に月次決算を進めるための方法を紹介します。

スケジュールを周知する

月次決算を円滑に進めるためには、関係者全員がスケジュールを正確に把握している必要があります。経理担当者だけでなく、各部署の担当者にも締め切りを周知し、必要な資料やデータを適切なタイミングで提出してもらうことが重要です。

まず、毎月の締め日を明確に設定し、社内の共有カレンダーや掲示板、メールなどで全員に伝えましょう。リマインダーを活用し、提出期限の数日前に通知を送ることで、うっかり忘れを防げます。

システムを導入する

手作業での経理業務は、ミスが発生しやすく、作業負担も大きくなります。しかし、会計システムを利用すると、伝票入力や仕訳の自動化が可能になり、人的ミスを大幅に削減できます。また、クラウド型の会計ソフトを活用すれば、各部署がリアルタイムでデータを入力できるため、経理担当者が情報を収集する手間が省ける点もメリットです。

さらに、経費精算システムや請求管理システムと連携することで、経理業務全体の負担を軽減することも可能です。例えば、経費精算システムを使えば、社員がスマートフォンから領収書をアップロードし、自動で会計データに反映させられます。その結果、経理担当者が手作業で入力する手間が省け、締め切り直前の作業負荷を軽減できます。

経理業務の効率化には予実管理システムもおすすめ

経理業務には膨大なデータの管理や分析が求められ、特に経理初心者にとっては負担が大きくなることもあります。そこで役立つのが「予実管理システム」です。予実管理システムとは、予算と実績を比較しながら、企業の財務状況を正確に把握できるツールです。

会計システムや販売管理システムと連携することで、経理業務を大幅に効率化し、月次決算の手間を軽減できます。ここでは、予実管理システムがどのように経理業務を効率化し、経営判断を迅速化できるのかを解説します。

月次決算が効率化できる

月次決算では、売上や経費などのデータを集計し、正確な財務状況を把握することが求められます。しかし、手作業でデータを入力・計算するとミスが発生しやすく、時間もかかるのが現状です。予実管理システムを活用することで、データ収集や集計・分析のプロセスを自動化できます。

その結果、経理担当者がデータを集めて手動で入力したり集計したりする手間が省け、よりスムーズに月次決算を進めることが可能です。

経営判断が迅速になる

企業経営において、迅速で的確な判断を下すことは重要です。しかし、従来の経理業務では、データ収集や分析に時間がかかり、リアルタイムな情報を基にした判断が難しいという課題がありました。予実管理システムを導入すれば、こうした課題を解決し、よりスピーディーな経営判断が可能です。

売上や支出、利益率といったデータをリアルタイムで確認できるため、経営者や財務担当者は、タイムラグなく現状を把握し、適切な意思決定ができます。

さらに、過去のデータと比較しながらトレンドを予測することで、将来の経営戦略を立てやすくなります。例えば、特定の部門やプロジェクトの収益性を細かく分析し、コスト削減や投資の最適化を図ることも可能です。

「ヨジツティクス」なら経理初心者もスムーズに扱える！

予実管理システム「ヨジツティクス」は、手作業による集計や分析のミスや手間を解消し、リアルタイムで正確なデータに基づく迅速な経営判断をサポートします。さらに、直感的に操作できる使いやすいUIを採用しており、マニュアル不要で予実管理に関わる全員が簡単に扱えるのも特長です。
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まとめ

月次決算は、企業が毎月の財務状況や業績を確認するために行う決算業務のことです。経理初心者にとっては、年次決算の負担軽減や資金繰りの改善提案ができるなどのメリットがあります。しかし、毎月の決算業務が負担になる場合もあるため、システムの導入や周囲のサポートが必要になるでしょう。

また、経理業務を効率化するという観点では、予実管理システムの導入も有効です。予実管理システム「ヨジツティクス」を導入すれば、他システムからの実績データを取り込み、予算と実績をリアルタイムで比較できます。手動で入力する手間が省け、業務効率化やヒューマンエラーの防止につながります。ぜひご利用ください。