風営法と従業員名簿とは? 記載項目、作成の注意事項、保管方法や保存期間について

居酒屋やバーなど深夜にお酒を提供するお店などは、「風営法」の「酒類提供飲食店営業」に該当します。こうしたお店を開業すると警察から従業員名簿の提出を求められる場合があるのです。風営法における「従業員名簿」の作成と保管について解説しましょう。

1.風営法で作成が定められている従業員名簿とは?

深夜にお酒を出すお店や接待を行うお店などは、風俗営業法(通称「風営法」)の第33条にて従業員名簿の作成が義務付けられています。こうしたお店を開店する際は、風営法の許可や深夜酒類届出といった手続きに加えて、従業員名簿も作成しなければなりません。

風営法上の正式名称は従業者名簿

労働基準法で定められている書類の名称は「従業員名簿」ですが、風営法で定められた名称は「従業者名簿」です。名称が少し異なるもののほぼ同じ意味合いの書類となっています。

従業員名簿は企業が事業場ごとに作成する義務がある書類ですので、チェーン店などは店舗ごとに作成しなければなりません。店舗がなく事務所だけで人を派遣するような営業形態でも同様です。

従業者名簿が必要となる背景

風営法第36条では、次のような営業形態のお店に従業者名簿の作成と保管を義務付けています。本来は細かく分類されているのですが、ここでは代表的な3種類をご紹介します。

  • ファミレスや居酒屋などで深夜0時以降も営業する飲食店
  • キャバクラやホストクラブのような接待を伴うお店
  • スポーツバーやライブハウスのような特定遊戯と飲食を提供するお店

風俗営業法に分類される店舗や事務所は、従業者名簿を用意して常備しておく必要があります。ライブハウスや深夜営業のファミレスやなども風営法に該当するので注意しましょう

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2.風営法でも作成が必須とされている従業員名簿とは?

従業員名簿とは、企業か個人事業主かを問わず従業員を雇用した際、必ず作成して保管しておかなければならない書類です。従業員名簿には必要事項があり、保管期間や保管方法も決まっているので確認しておきましょう。

雇用側が必ず作らなければならない書類

企業や雇用主は、正社員や契約社員、あるいはアルバイトパートといった雇用形態にかかわらず、従業員を雇用した際は従業員名簿を作成し保管しなければなりません。

また従業員が退職や解雇、死亡などの理由で企業を去ってから3年間の保管が義務付けられています。項目や本人確認書類なども含めて不備なく事業場ごとに作成しましょう。

法定三帳簿のひとつ

法定三帳簿とは、労働基準法で企業や雇用主に作成と保管が義務付けられている「従業員名簿」「賃金台帳」「出勤簿」3つのことで、風営法に該当する営業形態のお店も該当します。

従業員名簿には従業員の氏名や住所といった基本情報を、賃金台帳には労働時間や基本給などを記載するのです。出勤簿は日々の勤務情報を記載するもので、タイムカードで代用できます。

調査などで閲覧・提出が求められるケースも

労働基準法第107条では従業員名簿を含む法定三帳簿の作成と保管が義務付けられており、労働基準監督署や年金事務局、警察の監査や調査などから開示や提出を求められた場合は応じなければなりません。

開示できない場合は労働基準法違反となり、罰金や営業停止、ときには署への出頭などが科せられます。提示が求められてもすぐに印刷と提出ができるよう管理しておきましょう。

すべての従業員が対象

一般企業や個人事業主など会社の規模や形態にかかわらず、1人でも従業員を雇えば従業員名簿の作成が必要となります。

正社員や契約社員、アルバイトやパートなどが対象となり、週1出勤のキャストから店長まで、すべての従業員を従業員名簿に記載しなければなりません。

特に注意すべきは派遣の従業員。風営法では第3者から派遣されたコンパニオンやダンサーなども従業員名簿の対象となるため注意しましょう。

従業員名簿を作成するためには?

従業者名簿を作成する方法は、「自社で一から作る方法」「テンプレートを利用する方法」の2つ。帳簿の形式は特に決まっておらず、WordやExcel、あるいは紙などでも可能で、枠線などの書式も特に指定がありません。

重要なのは、「必要事項が明記されている」「監査が入った際、すぐに提出できるよう店舗や事業場ごとで保管している」点です。

厚生労働省の様式を参考

どのテンプレートや書式が一番いいのかと悩む場合は、厚生労働省が公表しているテンプレート「労働者名簿(様式第19号)」を参考にしてみましょう。

厚生労働省の公式サイト内「労働基準法関連主要様式ダウンロードコーナー」というページでダウンロードできます。書式はPDFになりますのでそのまま印字して記入するか、同じ書式のものをパソコンで作るとよいでしょう。

風営法が適用されるお店で働くすべての従業員に対しても、従業員名簿の作成義務があります。テンプレートなどを利用して不備なく作成しておきましょう

3.風営法で定められている従業員名簿に記載すべきこととは?

風営法に定められている従業員名簿では、労働基準法で定められている企業が作成する従業員名簿と同等に記載すべき必要事項がいくつかあります。ここで必要事項を把握し、漏れや不備の無い従業員名簿を作成しましょう。

風営法で定められている従業員名簿に記載すべき項目

風営法で定められている従業員名簿には、記載すべき必要項目が定められています。

  • 氏名
  • 生年月日
  • 性別
  • 従事する業務
  • 採用年月日
  • 退職年月日
  • 確認書類確認年月日

風営法では、確認書類として公的身分証明書にて身分確認ができる書類も必要です。それぞれの必須項目と確認書類について詳しく見ていきましょう。

従業員の基本情報:氏名・生年月日・性別・住所

氏名は結婚や離婚で変わる場合もありますが、従業員名簿に記載する際は戸籍に記載されている氏名を記載します。生年月日や性別も嘘偽りなく記載しなければなりません。

住所は離れた実家の住所ではなく、現在居住している住所を記載しましょう。交通費の支給などにも関係するので、誤った住所を記載すると交通費の横領などにつながる恐れもあります。

従業員の業務内容:従事する業務

従業員が担う業務を記載します。ただし労働基準法ではどこまで明記するかを定めていません。企業であれば「営業」「人事」「経理」など、お店であれば「接客係」や「調理係」など各々が担当する業種を記載します。

また従業員30名未満の事業場、店舗では1人が「接客係」と「調理係」を兼任するなど複数の業種に携わる場合もあるでしょう。1人が複数の業務を兼任する場合、業務内容を必ずしも記載する必要はありません。

従業員の入退社日:雇入年月日・退職年月日

雇用年月日は採用が決定した日ではなく、実際に雇用した日を記載します。退職年月日も同様、退職や解雇が決定した日付ではなく退職や解雇などで従業員が事業場を去った日になるのです。

解雇の場合はその理由も記載しておきましょう。なお退職には従業員の死亡も含まれます。在職中に事故や病気などで死亡した場合は、死亡年月日と死亡理由を記載しましょう。

従業員名簿には確認書類を添付する

風営法に該当するお店で従業員名簿を作成する際、「確認書類」によって身元を確認する必要があります。「確認書類」は、下記のとおりです。

  • 日本国籍の場合
  • 生年月日及び本籍が記載された住民票の写し又は住民票の記載事項証明書
  • 戸籍謄本、抄本、すべての(個人)事項証明書
  • パスポート
  • 本籍地が記載された運転免許証
  • 外国人国籍の場合
  • 在留カード、特別永住者証明書
  • 資格外活動許可の記印のある旅件(記印のない旅券の場合、資格外活動許可書又は就労資格証明書)

これら確認書類の写しを従業員名簿に添付して保存しておきます。なお住基カードや保険証は確認書類にならないので、注意しましょう。

風営法に該当するお店の従業員名簿では、必須項目の記載と確認書類の添付を漏れなく行いましょう。また従業員の退職日や死亡日から3年間は保存しなければなりません

4.風営法で定められる従業員名簿を作成するときの注意点3つ

従業者名簿には個人情報も含まれるため、作成の際は十分な注意が必要です。また従業員名簿に不備があると風営法違反にもなり、処分対象になります。ここでは風営法で定められる従業者名簿を作成するにあたっての注意点を認しておきましょう。

  1. それぞれの支店や店舗で作成する
  2. 個人情報の扱いについて従業員の了承を得ておく
  3. 記載内容の不備に注意

①それぞれの支店や店舗で作成する

労働基準監督者の調査や警察の監査などは、それぞれの地域で店舗ごとに行われます。従業員名簿を本社や本店にまとめてしまうと各店舗で提示できず、結局労働基準法違反となって罰則などを受けてしまうでしょう。

労働基準法でも事業場ごとに調整するよう定められています。支店や事業場ごとに従業員名簿を作成して保管しておきましょう。

②個人情報の扱いについて従業員の了承を得ておく

氏名や生年月日、年齢や住所は紛れもなく「個人情報」です。そのため風営法で定められる従業員名簿を作成する際は、個人情報を収集する目的や使用範囲を説明し、本人の同意を得ておかなければなりません。

業務に必要であれば、社内で共有する旨や労働基準監督署など第三者が閲覧する可能性も事前に説明し、こちらも同様に従業員の同意を得ておきましょう。

③記載内容の不備に注意

労働基準監督署の監査で指摘される内容の多くが従業員名簿の不備です。よくあるのは、「空欄がある」「実際の住所と現住所が違う」などの入力ミス。

労働基準法で定められる従業員名簿には「本籍」の記載は必要ありません。しかし風営法で定められる従業員名簿には「本籍」の記載が必須です。外国国籍の従業員は、国籍と在留資格、在留期間などにも注意しましょう。

従業員名簿は店舗や事務場ごとに作成と保管を行わなければなりません。従業員名簿は個人情報です。事前に従業員の許可を得て、情報が漏えいしないよう厳重に管理しましょう

5.風営法で定められている従業員名簿の保管方法と期間について

風営法の定める従業員名簿を作成した後は、正しく保管しなければなりません。また名簿の情報はつねに、正しい内容を記載する必要があります。ここでは保管方法と保管期間、そして従業員名簿の更新頻度について見ていきましょう。

保存期間は起算日から3年後まで

風営法で定められる従業員名簿の保管期間は「3年間」。保管の起算日は作成した日付ではなく、従業員が退職(解雇や死亡を含む)した年月日が「起算日」となり、その日から3年間は保管期間になるのです。

従業員がいなくなったからといって無闇に従業員名簿を破棄すると労働基準法違反となるため注意しましょう。

保存は紙またはデータで行う

従業員名簿の保管形式について、労働基準法で定められてはいません。紙媒体でファイリングしても、パソコン内に電子ファイルとして保管しておいても問題ないのです。

ただし個人情報が含まれた重要書類ですので、厳重な保管は忘れずに。紙媒体であれば金庫や一般の従業員が容易に触れない場所へ保管し、電子ファイルであれば閲覧者の制限や閲覧パスワードの設定などの情報漏えい対策を行いましょう。

表示・印刷ができる状態で保管

パソコンで従業員名簿を保管すると、紙のように場所を取らず大量なデータが保管できます。しかし労働基準監督署や警察の監査が入った際、従業員名簿の提出を求められれば、すみやかに応じなければいけません。

すぐに印字して提出できるよう、プリンターなどの設備環境を合わせて準備しておくとよいでしょう。

情報に変更が発生したらすみやかに更新する

労働基準法では、従業員名簿は「記載事項に変更が合った場合は遅滞なく訂正しなければならない」とされているため、記載情報に変更があった時は、速やかに対応し更新する必要があります。

更新頻度は1年に1回などと決めず、戸籍上の姓名や引っ越しによる住所変更、人事異動などが発生したらすぐ更新しましょう。

従業員名簿は、従業員の退職日から3年間は確認書類と共に厳重に保管しておきましょう。PC内に保管する場合、いつでもすぐ印字できるような準備も必要です