帳票とは? 具体的な種類、証憑(しょうひょう)や伝票との違い、IT化の方法

会社経営では、帳票の管理がとても重要です。あらゆるものがデジタル化される昨今でも、帳票管理の重要性はまだまだ高い状態となるでしょう。そんな帳票に関する情報を詳しく調べました。

  • 意味などの基本的な部分
  • 必要性
  • 種類

など知っておいて損のない情報を細かくまとめています。

1.帳票とは?

帳票は経営における関係書類を広く表す言葉、具体的には会社における取引や会計に関する記録書類の総称です。「ちょうひょう」と読み、帳簿と伝票のそれぞれひと文字を合わせた言葉となっています。

伝票との違い

伝票は帳票の中でもお金に関する書類のみの名称で、主に入出金記録の管理に用いる書類となっています。

  • 売上伝票
  • 仕入伝票
  • 入金伝票
  • 出金伝票
  • 経費精算伝票
  • 振替伝票

しかし帳簿は取引記録に分類されます。

  • 仕訳日記帳
  • 総勘定元帳

証憑(しょうひょう)書類との違い

もう一点、帳票と似た言葉で、証憑(しょうひょう)書類というものがあります。

証憑書類の定義は、取引の証拠となる書面、つまり取引の中で生じた書類であるわけです。

具体例としては、

  • 領収書
  • レジペーパー
  • 納品書
  • 見積書
  • 履歴書
  • 健康診断書

などが挙げられます。


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2.帳簿、補助簿、伝票の種類

帳簿は、伝票を登録したのち帳簿に反映させて元帳に記録する、という流れで作成します。会計における仕訳ルールにのっとって仕訳日記帳に記帳し、それらを簿記ルールのもと総勘定元帳に記録するというのが、具体的なやり方です。

以下の表を見ると、分かりやすいでしょう。また、より詳細な記録を残したい場合は、これらに加えて補助簿も作成します。

  • 現預金出納帳
  • 固定資産台帳
  • 経費帳
  • 製造経費帳
  • 工事台帳

といった種類があります。

帳簿の主な種類

  • 仕訳日記帳
  • 総勘定元帳など

仕訳日記帳

青色申告の経験がある場合、馴染み深いでしょう。日々の取引内容を記録した書類で、複式簿記を行う上で欠かせない書類です。取引の発生順に並べる点も特徴的でしょう。

総勘定元帳

同じく複式簿記の必須書類として、こちらも有名でしょう。特徴は、勘定科目別に記録が分かれている点。科目は多岐にわたるため、お金の動きごとの細かな振り分けが必要となります。

補助簿の主な種類

  • 現預金出納帳
  • 固定資産台帳
  • 経費帳

現預金出納帳

現預金出納帳は、1つの書類ではなく、

  1. 現金出納帳:現金の出入りをまとめた書類
  2. 預金出納帳:口座上における取引をまとめたもの

の2つを合わせた総称です。

固定資産台帳

その名の通り、減価償却の必要な固定資産をまとめた書類になります。減価償却とは、使用期間や規模に応じて設備投資のための支出を費用配分する作業のこと。正しく計算することで、節税につなげられます。

経費帳

会社運営において発生する必要経費をまとめるものです。確定申告時の負担軽減を考える際、この経費帳はとても重要となります。節税に関わるため、詳細かつ正しい記録は欠かせません。

伝票の主な種類

  • 入出金伝票
  • 見積書
  • 請求書
  • 納品書
  • 領収書

入出金伝票

入出金が記録された、お金の出入りを明確に表す書類で、基本的な伝票となります。特徴は、お金の出入りが一件ずつ分かりやすく記録されているという点。後々見返す際、分かりやすいというメリットにもつながるでしょう。

見積書

見積もり、つまり取引における見込み額を記載した書類です。

  • 作業やサービスを提供する側 取引が明確化される
  • クライアント 作業や費用等を書面化した上で説明できる

請求書

取引後、報酬を支払ってもらうために提示する書類です。

納品書

仕事を完了しても、商品やサービスを受け取っていないといわれトラブルに至る可能性があります。そこで納品書を使えば、納品を証明できるため、トラブルを防げるのです。確定申告においても、重要な書類となります。

領収書

簡単にいうと、レシートのような存在です。ただ規模の大きいものや複雑なサービスについては、簡素なものでなく詳細が記された領収書が用いられます。支出を証明するための重要な伝票書類の一つといえるでしょう。

3.帳票の保存期間は? 管理方法について

帳票を保存するのはなぜでしょうか。法律のもと義務化されており、監査が入った際に明示できない場合、支出の証明ができず追徴課税等の措置を課される可能性はあるのです。帳票の保存期間や管理はどうすればよいのでしょうか。

法人税法上の保存期間

帳票の保存期間は、いくつかの法律に基づいて考える必要があります。まず一つに、法人税法における保存期間です。帳簿と伝票では保存期間が異なるため、それぞれ覚えておきましょう。

帳簿は、7年間の保存が義務付けられていますが、欠損金が生じた事業年に限り、9年の保存が必要となります。伝票は、法人なら帳簿と同様で基本7年、欠損金発生年は9年、個人であれば5年となります。

会社法上の保存期間

会社法で考える場合、保存の義務はより厳しくなります。法人税法上であれば、欠損金発生年度であっても9年ですが会社法においては、10年の保存が必須となります。この保存期間において例外はありません。

紙による保存が原則(出力が必要)

近年、あらゆる場面でデジタル化が進んでいます。経理情報もデータとして扱うことで、管理の負担は大きく軽減できるでしょう。

  • 情報の出し入れが容易になる
  • 膨大な内容もコンパクトにまとめられる
  • 手軽に共有できる

といったメリットが伴うためです。しかし帳票は、原則紙によって保存しなければならないと決められているため、こうもいきません。パソコン上で作成しても問題ないのですが、最終的に紙への出力が欠かせないのです。

保存期間6年目以降のデータであり、なおかつ一定条件を満たしているケースの場合、マイクロフィルムでの保存が可能となります。また自己において最初から一貫して電磁的記録上において情報を作成している場合も、一定要件を満たすことで電磁データとしての記録が許可されます。

4.紙からソフトウエアへ 昨今の帳票事情

帳票は、古くから紙によって管理されてきました。しかし利便性を考えれば、近代的な技術を駆使しない手はありません。事実、経理手続きも紙からソフトウエアへ移行しようという動きが活発化しています。

最終的には紙出力が欠かせませんが、管理や作成はぜひソフトウエアの導入を検討してみてください。多くのメリットを感じられるでしょう。

日本の手書き帳票の複雑さ

帳票のソフトウエア化を考える上でまず意識したいのが、手書きのデメリットについてです。ソフトウエア化であらゆる作業が簡素化すると、改めて手書き作成が複雑だと感じられます。

  • 項目が多岐にわたる
  • きめ細かく見にくい
  • 細い線や狭小な長方形欄を多用しており、記入が面倒
  • 数字の区切りについても明確なルールがあり、従わなければ経理書類として受け取ってもらえない場合もある

欧米の帳票はもっと分かりやすく、文化の特徴が色濃く表れているといえます。

帳票のIT化 電子帳票とは?

前述のような帳票規定の複雑化に伴い、ITを駆使した帳票作成や管理のサービスが増えるなど、近年、電子帳票が注目を集めています。それこそ、経理の知識がほとんどなくても始められるほどです。

入力後そのままデジタル形式で管理して計算し、出力は規定のテンプレートへ速やかに反映できます。従来のような複雑さをほとんど感じなくなっているのです。不慣れな人でも、分かりやすいでしょう。

帳票システムとは?

大手電子機器メーカーも、積極的に帳票システムの展開に取り組んでいるようです。複雑極まりない既存の帳票規定を考えると、システム化の需要は大きく望めるのでしょう。

主にレイアウト設計から入力データの作成、そして出力など、必要となる作業を一括してシステムに任せられるようなサービスです。また、大手企業が展開するサービスのため、信頼を感じられる部分も大きいのでは?

たとえばどんなシステムがある?

  • 銀行向け定型・非定型帳票OCRエントリーシステム【キヤノン】
  • SVF(帳票基盤ソリューション)【ウイングアーク1st】

銀行向け定型・非定型帳票OCRエントリーシステム【キヤノン】

帳票システムとはいえ、最低限の作業となる元データの打ち込みは欠かせません。その手間すら省けるのが、このキヤノンが展開する「銀行向け定型・非定型帳票OCRエントリーシステム」です。

データは一括スキャンした後、独自システムである「Rosetta-Stone-Components」を駆使して高精度OCR処理を行います。

SVF(帳票基盤ソリューション)【ウイングアーク1st】

「SVF」は、20年にも及ぶ歴史を持つ、日本でもトップクラスのシェアを誇る有名な帳票システムです。

日本固有のフォームの設計や、上位システムに蓄積しているデータ・帳票フォームをマージすることで、企業内のあらゆる帳票作成を可能とします。読み込みと出力がスムーズなため、生産性向上へ大きく寄与することでしょう。

帳票ツールの選び方、比較方法

企業の規模によって必要となる用途が異なるため、帳票ツールにはさまざまな種類があります。選ぶ際は、働く場の環境を考えるとよいでしょう。

たとえば、

  • 個人事業主:必要最低限の内容をスピーディーかつリーズナブルに管理できるシステム
  • 中小企業:営業マンが使いやすいもの、経営判断に合わせたカスタマイズに適しているシステムなど
  • 大企業:安定感のあるシステム

などの考え方です。それぞれに適したサービスを選ぶことで、以降の効率も変わります。こだわって選びましょう。

【ビジネス英語】帳票はreport?form?発音などチェック!

近年はビジネスのグローバル化が急速に進んでいるだけに、日本的な考え方だけでは対応しきれないことも考えられます。表記や発音について、知っておきましょう。

表記は、「report」が一般的です。「form」も意味として通じはしますが一般的ではありません。発音は、最初の「レ」音が「R」で始まるため、上あごと舌をつけずに音を出すかたちとなります。