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行政手続きの効率化を図る企業の間で、e-Gov電子申請の活用が進んでいます。とはいえ「どのような手続きができるのか」「操作は難しくないか」といった疑問を持つ担当者も多いのではないでしょうか。
e-Gov電子申請でできることを、対象となる手続きの例・できる操作に分けて解説した上で、企業がe-Gov電子申請を使うメリットを解説します。さらにe-Gov電子申請の課題と、それを補える労務管理ツール「ロウムメイト」を活用した効率化の提案まで、実務に役立つ情報をまとめました。
目次
e-Gov電子申請とは？
行政手続きを効率化するため、e-Gov電子申請の利用を検討している企業も多いのではないでしょうか。うまく活用するためにも、まずはシステムの概要や紙書類での手続きとどう違うのかを整理していきましょう。
オンラインで行政手続きができるシステム
e-Gov電子申請は、厚生労働省や国土交通省・経済産業省など各省庁管轄の行政手続きを、オンラインで完結できるシステムです。効率的な電子行政の実現に向けて、2001年からオンラインで行政情報を提供する「e-Gov」の運用が始まり、2006年にはe-Govでの電子申請が可能になりました。
民間のソフトウェアと連携できるAPIも実装され、ますます利便性が高まっています。実際、2016年度から2021年度の「電子申請・届出等の受付件数」は、3倍以上にまで伸びている状況です。
役所などの行政機関に出向かなくても行政手続きができるため、企業の労務担当者にも、業務負担の軽減に活用されています。
なおe-Gov電子申請での申請や届出には、専用のデスクトップアプリケーションとe-Govにログインできるアカウントが必要です。
参考：e-Gov電子申請『トップ』
参考：デジタル庁 国民向けサービスグループ『e-Govの概要』
紙での手続きとどう違う？
紙での行政手続きには、行政機関に出向く必要があるほか、行政機関の対応時間内にしか手続きができないというデメリットがありました。e-Gov電子申請では365日24時間、いつでも申請・届出を受け付けています。
時間を問わずに手続きできるのは、ほかの業務も立て込んでいる労務担当者にとっては大きなメリットでしょう。
また、紙での行政手続きでは、書類を用意する必要があります。一方でe-Gov電子申請を活用すれば、一部の手続きを除いて必要な項目を入力するだけで申請・届出が可能です。書類を保管する手間やコストもなくなります。
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e-Gov電子申請でできること
e-Gov電子申請の利用を検討している場合、気になるのは「何ができるのか」です。e-Gov電子申請でできることを、手続き（帳票）の種類と操作（機能）に分けて解説します。
e-Gov電子申請でできる手続き
e-Gov電子申請では、厚生労働省管轄の手続き（帳票）だけでも、2,253種類が電子申請の対象となっています。労務担当者がよく担当する手続きを見てみましょう。
- 健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届/70歳以上被用者該当届
- 健康保険被扶養者（異動）・国民年金第3号被保険者関係届
- 健康保険・厚生年金被保険者資格喪失届/70歳以上被用者不該当届
- 健康保険・厚生年金被保険者氏名変更（訂正）届
- 健康保険・厚生年金被保険者住所変更届
- 雇用保険被保険者資格取得届
- 雇用保険被保険者資格喪失届
上記はあくまで一例ですが、労務担当者が関与する手続きは、大半が電子申請の対象だと分かります。今後も対象となる手続きは増えていく予定です。
e-Gov電子申請でできる操作
e-Gov電子申請では、以下のような操作が可能です。
- 手続きの検索
- 申請・届出
- 処理状況の確認
- メッセージ通知の確認
- 公文書のダウンロード
申請や届出だけでなく、申請済みの手続きの処理が終わっているかどうか、アプリケーションやブラウザからいつでも確認できます。
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企業がe-Gov電子申請を使うメリット
e-Gov電子申請の活用には、時間や場所に縛られない・紙の書類が不要になるといった点以外にも、企業にとってのメリットがあります。具体的なメリットをピックアップしました。
頻度が高い行政手続きに使うことで業務を効率化できる
年に1回~2回程度の行政手続きであれば、紙での申請でもe-Gov電子申請でもそこまで業務効率は変わらないでしょう。一方、頻繁に発生する行政手続きや一度に複数の申請をする必要がある場合にe-Gov電子申請を利用すれば、業務効率は飛躍的に向上します。
e-Gov電子申請では「グループ申請」で、複数の手続きをまとめて電子申請することも可能です。各手続きの届出様式の記載項目が重複して入力されないようパッケージングされており、労務業務の効率化に役立ちます。
参考：e-Gov電子申請『複数手続まとめて電子申請する（グループ申請）』
法令に対応できる
近年、特定の法人や手続きに対する電子申請の義務化が進んでいます。
まず2020年4月から、以下の条件に当てはまる法人は、健康保険・厚生年金保険の被保険者報酬月額算定基礎届や賞与支払届、雇用保険の被保険者資格取得届・喪失届、労働保険の年度更新に関する申告書など、指定された行政手続きの電子申請が必須となりました。
- 資本金または出資金額が1億円を超える法人
- 相互会社
- 投資法人
- 特定目的会社
また2025年1月からは、労働安全衛生関係の手続きについて、報告数が多く重大と見なされる手続きの電子申請が義務化されました。こちらには法人の条件がないため、すべての企業で必須です。e-Gov電子申請を活用することで、法令にのっとった対応ができるようになります。
参考：厚生労働省『労働保険関係手続の電子申請について』「令和２年４月から特定の法人について電子申請が義務化されました」（PDF「電子申請義務化リーフレット」）
参考：日本年金機構『電子申請の義務化』
参考：東京労働局『令和7年1月1日より労働安全衛生関係の一部の手続の電子申請が義務化されます』
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e-Gov電子申請には弱点や課題も
e-Gov電子申請は業務効率化に役立つ一方で、利用する際に課題があるのも事実です。e-Gov電子申請は操作性が良くないと感じる人も多く、ITツールに不慣れな労務担当者だと対応できない可能性があります。
既存の労務管理システムや給与ソフトとのデータ連携がしにくいことも、e-Gov電子申請の弱点です。手動でCSVを出力したり別途修正したりする手間が発生します。
また、e-Gov電子申請は健康保険組合の電子申請に対応していません。健康保険組合に加入している企業は、マイナポータル経由での電子申請が必要です。
このような課題・弱点を踏まえると、e-Gov電子申請単体では労務担当者の負担軽減に限界を感じるかもしれません。
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ロウムメイトでよりスムーズになるe-Gov電子申請
e-Gov電子申請だけでは効率化が難しいと感じた企業には、労務管理クラウド「ロウムメイト」の電子申請機能を活用するのがおすすめです。ロウムメイトの特徴の中で、特に労務担当者にとってうれしいポイントを3つピックアップして紹介します。
電子申請機能でできる手続き（帳票）が多い
ロウムメイトの電子申請機能では、書類の作成から申請までワンストップで対応できます。「e-Gov電子申請でできる手続き」で挙げた労務担当者に関係する手続きには、すべて対応が可能です。
さらにe-Gov電子申請ではできない健康保険組合の電子申請も、API連携によりロウムメイト内でマイナポータルへ申請できるため、ツールを切り替える手間とストレスが減ります。
優しい設計で誰でも簡単に操作できる
労務管理システムを導入しても、操作が分かりにくければ業務効率化につながりません。ロウムメイトの強みは、説明書を読まなくても分かる操作性の良さです。
どこに何を入力すればよいのかひと目で分かり、e-Gov電子申請では分かりにくいと感じていた担当者でも、書類を作成しやすくなります。従業員が入力した情報を確認した後、申請書類に入力内容が自動で反映されるため、ワンストップでの書類作成・申請が可能です。
FAQサイトも用意されているので、万が一操作が分からなくなったときも、自己解決できる可能性が高いでしょう。
カスタムCSV仕様でスムーズにデータを連携できる
ロウムメイトはカスタムCSV仕様なので、既存のシステムからスムーズにデータを連携できます。e-Gov電子申請の弱点でもあるデータ連携の弱さを補うことで、労務担当者の負担軽減が可能です。
既存のシステムや業務フローを変えずに済めば、労務担当者はストレスを感じにくく、余計なコストもかけずに行政手続きを電子化できます。
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まとめ
e-Gov電子申請は、頻繁に発生する行政手続きを効率化するのに便利なシステムです。単に紙での申請より利便性が高く効率的というだけでなく、法令対応の観点からもメリットがあります。
ただ、e-Gov電子申請には操作性が良くない・一部の手続きに対応していないといった課題もあるため、業務にフィットする支援ツールの併用も検討しましょう。ロウムメイトのようなツールを活用すれば、行政手続きがよりスムーズになります。
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