基幹システムとは?【わかりやすく解説】ERPとの違い、種類

「基幹システム」という言葉について、単純に「業務システム」と同じ意味だと誤解している人も多いようです。近年、基幹システムは、ビジネスに必要不可欠な要素として、多くの企業で導入が進んでいます。

ここでは、そんな「基幹システム」の意味や導入目的、事例について学んでいきましょう。

1.基幹システムとは?

「基幹システム」とは、その名の通り、企業経営の主要な業務(基幹業務)を支えるシステムのこと。英語では”Mission-Critical System”と表記され、「もし障害が発生したら、企業のゴールに直接的に影響を及ぼすような、活動に支障をきたしてしまうシステムのこと」と定義されています。

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2.基幹システムの種類

基幹システムとは、それ自体が特定のシステムを表す言葉ではありません。基本的には、企業が事業を行う上で重要になる経営資源の管理に関わるシステムを指し、

  1. 在庫管理システム
  2. 仕入管理システム
  3. 販売管理システム
  4. 生産管理システム
  5. 会計管理システム
  6. 人事給与システム

などに分類されます。

①在庫管理システム

製造業にとって、在庫は流動的な資産。これを適切に管理しなければ、キャッシュフローが悪化したり、不良在庫が増えたりして、大きな損失につながる可能性があります。そのため、在庫管理は経営資源に大きく関わるシステムといえます。

②仕入管理システム

小売業の在庫を適切にコントロールする仕入管理システム。市場の状況を見極め、過剰在庫を防ぎ、適切に仕入れを行うことで、長期的な経営を可能にします。

③販売管理システム

商品やサービスを販売し、売り上げを計上することは、企業の基幹的な活動です。販売管理システムは、販売にまつわる見積りや、受注、商品・サービスの提供、納品、検収、請求、入金などの情報を統括し、業務の効率化を図ります。

④生産管理システム

生産管理システムとは、商品の生産フローを、無駄なく効率よく進めるために管理するシステムのこと。必要な商品を、納期までに必要なだけ納品できるよう、計画、工程、品質、原価などを総合的にマネジメントします。

⑤会計管理システム

企業のお金のやりとりを管理する会計管理システム。財務諸表を作成して企業の財務状況を明確化し、経営に役立つ資料を作るなどの機能があります。企業によって呼び方はさまざまで、財務管理システムや経理システムと呼ばれることもあります。

⑥人事給与システム

人材もまた、企業においての重要な経営資源。人事給与システムとは、一人ひとりの従業員の採用から退職までの情報や、給与情報を管理するシステムのことです。近年、この管理システムを導入し、人的資源を活用した経営戦略を進める企業が増えています。

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3.基幹システムとERPの違い

基幹システムとよく比較されるのがERPです。ERPとは、「Enterprise Resources Planning」の略称で、企業経営の基本となる資源を適切かつ効果的に管理するシステムのことです。「基幹系情報システム」を指すことが多く、企業の情報戦略に欠かせない機能として注目を集めています。

対象となる資源とは、ヒト、モノ、カネ、情報など。これらを一つのシステムで管理することで、よりスムーズに状況を把握することが可能となります。

基幹システムが業務ごとにシステムが独立しているのに対して、ERPは各業務のデータを一元管理することで、業務や意思決定を効率化する特徴があります。

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ERP導入のメリット

ERP導入のメリットは、情報が一元管理できること。これによる効果は多岐にわたります。

まず、情報を共有するためのコストが削減でき、情報を処理するために従来必要とされていた人手と手間も削減できます。

企業内のあらゆる情報を一カ所に集めると、企業全体の状況を正確かつ迅速に把握することが可能になり、経営戦略・戦術に反映させることができます。これらは結果的に、顧客満足度の向上にもつながっていくでしょう。

従来の基幹システムは、販売管理、在庫管理、人事給与などのシステムをそれぞれ独立したデータベースによって管理しています。ERPはこれを一つのシステムに統合することから、「総合基幹(業務)システム」とも呼ばれます。

従来の基幹システムの問題・デメリット

従来の基幹システムには、分断化と老朽化という問題があります。

かつて、部門ごとに最適化されたシステムを使うことが効率的だった時代がありました。しかし近年、インターネットの普及によって、企業が取り扱う情報量が爆発的に多くなったことで、同じ情報を別々のシステムが取り扱わなければならない分断化への問題が生じました。

また、システムが時代のニーズに合わなくなり、生産性向上のために作られたはずの基幹システムが逆に足かせになるという老朽化の問題も出てきました。

ERPの役割と必要性

このような状況の中、分断された複数の基幹システムと業務システムの連携を行うために登場したのがERPです。欧米諸国で登場したERPは、瞬く間に日本に上陸し、大企業を中心に大手ERPベンダーの製品が導入されていきました。

ERPでは、基幹システムと業務システムが初めから統合されているため、連携や互換性についての心配がなく、簡単に統合環境を整えることができます。当初は海外企業向けの製品が多かったものの、現在は国産ERPやカスタマイズ可能な海外ERPが増えてきたため、大企業だけではなく、中小企業での導入も進んでいます。

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4.基幹システムの導入メリット

基幹システムの導入により業務効率化やコスト削減など、さまざまなメリットがあります。詳しく説明しましょう。

業務の効率化

業務の効率化が大きなメリットです。たとえば、在庫管理システムを導入すれば、数値をコンピューターに入力するだけで入出庫の管理ができるようになります。

購買管理システムなどと連携すれば、仕入れがあったときに自動的に在庫管理システムの数値も更新されるようにすることも可能で、社員の手間が大幅に削減されます。

業務の標準化

標準仕様の作成を通じて業務の差異の調整にかかる負担を減らせます。作業の手順をシンプルに定めることで、新人社員や配属されたばかりの社員が覚える内容も軽減され、ベテラン社員との業務の質を埋めることが可能です。

また作業工程での漏れや重複などもなくなり、品質の均一化にもつながります。作業ミスも減り、修正ややり直しの時間削減にもなるでしょう。

経営情報の可視化

経営情報の可視化によって、購買や在庫、生産、販売などのデータをすぐに確認できるようになります。リアルタイムに情報を更新し共有できるので、状況に変化があったときにも素早い意思決定が可能です。

人事や会計が可視化できれば、社員の業務負担が軽減され、本来の業務に割くリソースを増やせるようになります。

情報共有コストの削減

情報を処理するために、これまで必要とされていた人手と手間を減らせます。情報を処理する業務を自動化することで人的業務が削減され、また情報を分析する業務などによる管理コストも削減可能です。

多くの労働力が必要とされていた業務が効率化されると、社員の効率も向上し、他の業務にかかわる時間が確保できます。

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5.基幹システムのクラウド移行(クラウド化)

基幹システムはかかわる領域が大規模かつ多岐にわたります。そのため、クラウドを利用する企業は、近年ますます増えています。

メリット

インターネットを介してクラウドベンダーのサーバーを利用するので、自社でサーバーを持つ必要がないので、保守運用の手間がなく、コスト削減が可能です。

インターネット環境が整った端末があれば、いつでも、どこでも利用可能です。営業先や自宅など、出社しなくても必要な場所で効率的に作業が行えます。

デメリット

高度なセキュリティ対策などで、ランニングコストがかかる場合があります。カスタマイズの自由度が低いため、自社の業務に合わせた変更が必要になった際にうまくいかない場合があります。

また、インターネット経由のため、社内のネットワーク環境に障害が発生してインターネット接続ができない状況になった場合は、サーバーにアクセスできなくなります。

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6.基幹システムのクラウド移行の事例

さまざまな企業で、基幹システムがクラウドに移行されています。移行の背景や導入したシステム概要、効果など次の3社の取り組みを詳しく紹介していきましょう。

  • 山崎製パン株式会社
  • NTTファイナンス
  • 住友化学株式会社

山崎製パン株式会社

各工場の業務に合わせて設計されていた受注や発注、物流、売上システムを整理し、全データを一元。受注データのリアルタイム連携や既存プログラムとのシームレスな連携で、運用コスト40%削減を可能にし、競争力強化を果たしました。グループの今後のシステムを支えるSOA基盤を構築も実現しています。

NTTファイナンス

伝票起票から決算書作成、税務申告・納税まで一連の業務や、それらの期日管理のシステム化を通じて、業務の標準化・効率化による大幅な稼働削減と業務効率化を実現しています。作業期日や進捗を、見える化することで品質向上に結びつけられました。その結果、恒常化していた残業がほぼなくなり、働き方改革の推進にもつながっています。

住友化学株式会社

国内外のグループ各社のシステム基盤をグローバルで同一基盤として共通化し、グループ全体でのコスト最適化を行いました。グループ各社で共同利⽤している連結経営情報システムのハードウェアは2012年から使用しており、これらシステムのハードウェアの保守切れに伴うシステムリプレースを行う必要があったため、クラウドに移行しました。

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7.失敗しないERPの選び方・製品比較の方法

失敗しないERPの選び方のポイントは、自身の組織や部門にとって、基幹システムを導入する目的の本質が何かを改めて熟考することです。そのためには、下記のステップに従って検討を進めていきましょう。

  1. 導入目的を明確にする
  2. 適用範囲を決定する
  3. 適用範囲に対する機能性を確認する

①導入目的を明確にする

ERP導入において最も大切なのは、ERPシステムを導入する「目的」の明確化です。自社の問題点をどのように解決するのかを再確認することが、ERPシステムを選択する上での重要な判断基準になります。

間違っても、ERPの導入そのものを目的にしてはいけません。自社・自部門の基幹となる情報は何なのか。その情報をどのようにIT化するのが望ましいのか。機能を把握することに気を取られることなく、事業を円滑化するためにERPを活用できるよう、これらのことを事前にしっかり固めておくことが大切です。

②適用範囲を決定する

商習慣は、企業によって異なります。このため、パッケージ型のERPシステムを導入する場合は、自社の商習慣に対応しているかどうかを調べる必要があります。

製品によっては、各システムを全体最適させるか、部門最適させるかを細かく設定できるものもあります。こうしたカスタマイズ性の高い製品を導入するためにも、事前にシステムを適用する範囲を明確にし、段階的導入の可能性を検討しておくことが求められます。

③適用範囲に対する機能性を確認する

商習慣だけではなく、必要なERPの機能にも、企業によって差異があります。また、企業の規模も機能の選択に影響します。つまり、

  • 自社に必要な機能が必要なレベルでパッケージされているもの
  • 柔軟にカスタマイズできるもの

のいずれかを選ぶことになります。

また、現在の状況だけではなく、将来的な展開や経営ビジョンも重要な検討材料です。事業形態が変化するたびに何度もERPシステムを変更するのは大きな負担となるため、長期的な視点を持ち、カスタマイズの可否や、拡張コストを事前に検討していきましょう。