予算実績差異分析で経営改善！計算式や効率化のポイントを紹介

企業の経営を健全に保つためには、予算と実績の差異を正確に分析し、適切な対策を講じることが不可欠です。しかし、「計画通りに進んでいるのか」「どこでコストが増加しているのか」といった課題に直面し、効果的な対応ができていない企業も少なくありません。そこで重要となるのが「予算実績差異分析」です。

この記事では、予算実績差異分析とは何か、目的や計算方法について解説します。効率的に分析を進める方法や経営に生かすポイントについても紹介しているため、業務効率化や経営改善を考えている企業は、ぜひ参考にしてみてください。

予算実績差異分析とは？

予算実績差異分析とは、計画した予算と実際の支出や収益の差異を分析し、その原因を特定する手法のことです。この分析によって、経営の計画と実績のズレを把握し、適切な対策を講じられます。

例えば、売上が予算よりも低い場合、市場環境の変化や販売戦略の問題が原因かもしれません。一方で、コストが想定以上にかかった場合、原材料費の高騰や予期せぬ経費が関係している可能性があります。

予算実績差異分析では、差異の種類を「有利差異」と「不利差異」に分けることが一般的です。有利差異は予算よりも良い結果を示し、不利差異は逆に悪化した結果を意味します。分析を通じて経営判断の精度を高め、次回の予算策定に生かすことが重要です。

予算と実績の差異が発生する主な原因

企業の経営において、予算と実績の差異は避けられない課題のひとつです。適切な予算管理によって経営の健全性を保てますが、実際には市場の変動や内部要因によって予算と実績の間にギャップが生じることがあります。ここでは、予算と実績の差異が発生する主な原因について解説します。

売上の変動

市場環境の変化、消費者の購買行動の変化、競争の激化などが売上の増減に影響を与えます。例えば、景気の悪化により消費者の購買意欲が低下すると、予想していた売上を達成できない可能性があります。また、需要予測のミスも売上の変動を引き起こす原因のひとつです。

新商品を市場に投入する際に、需要を過大評価して過剰在庫を抱えてしまったり、逆に過小評価して機会損失を招いたりすることがあります。さらに、競合他社の価格戦略やマーケティング施策が影響を及ぼし、自社の売上に変動をもたらすことも考えられます。

コストの変動

原材料費の高騰や人件費の上昇などのコスト変動が、予算と実績の差異を生じさせる場合があります。例えば、国際的な資源価格の変動や為替レートの変化により、仕入れコストが予想以上に増加するケースがあります。また、人件費に関しても、労働市場の変化や最低賃金の引き上げ、労働力不足などが影響し、企業の負担が増加することがあるでしょう。

加えて、物流コストの増加や光熱費の上昇なども、企業のコスト管理に影響を及ぼします。企業は、コスト変動のリスクを考慮した柔軟な予算編成を行い、適切なコスト管理を徹底することが求められます。

計画のズレ

販売戦略の未達やプロジェクトの遅れといった計画のズレも、予算と実績の差異を引き起こす要因のひとつです。販売戦略においては、予定していたマーケティング施策が期待通りの効果を発揮せず、売上が伸び悩むケースがあります。また、販売チャネルの拡大が計画通りに進まず、目標としていた収益を確保できない場合もあるでしょう。

プロジェクトの遅れに関しては、新製品の開発スケジュールが遅延したり大型設備投資の導入が想定よりも長引いたりすることで、予算との乖離（かいり）が生じることがあります。これらの計画のズレを最小限に抑えるためには、定期的な進捗管理と柔軟な対応が不可欠です。

予算実績差異分析の主な目的

企業経営において、予算と実績の差異を分析することは単なる会計処理にとどまらず、経営の効率化や成長戦略の策定に欠かせないプロセスです。適切な差異分析によってコスト削減の余地を見つけ、業績向上のための具体的な施策を立案し、迅速な経営判断を可能にします。ここでは、予算実績差異分析の主な目的について解説します。

コスト管理の精度向上

予算実績差異分析を実施することで、計画と実績のギャップを明確にし、コスト管理の精度を高められます。例えば、原材料費や人件費が想定以上にかかっている場合、その原因を追求し、仕入れ先の見直しや業務プロセスの改善を図ることが可能です。

また、固定費と変動費のバランスを見直すことで、予算の適正配分ができます。例えば、広告費が予算を超過している場合、その効果を分析し、より費用対効果の高い施策に切り替えることも検討できるでしょう。

収益目標の達成に向けた改善策の立案

予算と実績の差異を分析することで、売上不振や利益減少の要因を特定し、適切な改善策を立案できます。例えば、特定の製品の売上が伸び悩んでいる場合、価格設定やプロモーション戦略を見直し、競争力を強化することが考えられます。

新規顧客の獲得に苦戦している場合は、ターゲット市場を再分析し、より効果的なマーケティング施策を展開する必要があるでしょう。さらに、販売チャネルの多様化やリピート顧客の増加を促進する施策も検討できます。

このように差異分析を通じて現状の課題を的確に把握し、収益目標の達成に向けた具体的な戦略を策定することが可能になります。

経営判断のスピードアップ

予算実績差異分析は、経営環境の変化を素早く察知し、迅速な意思決定を進めるための指標にもなります。例えば、市場のトレンド変化や競合の動向により、売上が予想以上に減少した場合、その要因を早期に把握し、適切な対策を講じることが必要です。

さらに、財務状況の変化をリアルタイムで把握すれば、投資判断やコスト調整のスピード向上が期待できます。例えば、予算を超過している部門があれば、即座に是正措置を講じて経営の安定性を確保できるでしょう。

予算実績差異分析の計算方法

「差異分析」といっても、「売上高差異」「原価差異」「間接費差異」「固定費差異」など、いくつか種類があり、業種や目的に応じて細かく分析できます。ここでは、よく活用される「販売数量差異」と「販売価格差異」の計算方法について解説します。

販売数量差異

販売数量差異とは、実際に販売した数量が予算に対してどの程度異なったのかを分析するものです。この差異が発生する要因としては、需要の変動、市場環境の変化、競争状況、販売戦略の効果などが考えられます。販売数量差異の計算式は以下のとおりです。

この計算式によって、販売数量の変動が売上や利益にどのような影響を与えたのかを把握できます。例えば、予算では1,000個販売する予定だった商品が、実際には1,200個販売された場合、販売数量差異は200個分です。これに予算単価を掛けることで、売上の増減を具体的な数値として評価できます。

販売価格差異

販売価格差異とは、実際の販売価格と予算の販売価格の違いによって生じる差異のことです。この差異が発生する要因としては、市場価格の変動、競争状況、値引きやキャンペーンの影響などが考えられます。販売価格差異の計算式は以下のとおりです。

この計算式により、実際の販売価格が予算よりも高かったのか、それとも低かったのかを分析できます。例えば、予算では1個500円で販売する予定だった商品が、実際には550円で1,000個販売された場合、販売価格差異は5万円です。この分析を基に、価格設定の見直しや市場戦略の調整ができます。

予算実績差異分析を経営に生かすポイント

企業経営において、計画通りの収益やコスト管理を実現することは理想的ですが、実際には市場環境の変化や内部要因により、予算と実績の間には差異が生じることが一般的です。

ゆえに、リアルタイムでの分析と差異の発生要因を特定することが欠かせません。ここでは、予算実績差異分析を効果的に経営に生かすためのポイントについて解説します。

リアルタイムで分析を行う

予算実績差異分析を経営に役立てるためには、分析のスピードが重要です。決算後に差異を確認するのではなく、定期的かつリアルタイムでのモニタリングが求められます。

例えば、月次や四半期単位でのレビューではなく、週次や日次レベルでデータを収集・分析することで、迅速に異常値を察知し、早期に対策を講じることが可能です。

リアルタイムでの分析を実現するには、クラウドサービスを活用するのが効果的です。クラウドサービスであれば、データの自動収集や可視化が容易になり、関係者が迅速に情報を共有できます。

差異の発生要因を特定する

予算と実績の間に差異が生じた際、その要因を正確に特定することが、適切な改善策を打ち出す上で欠かせません。単に「売上が予算に達していない」「コストが予定より高くなった」といった表面的な情報にとどまらず、なぜそのような差異が生じたのかを深掘りしましょう。

差異の発生要因は、大きく「内部要因」と「外部要因」に分けられます。内部要因としては、営業戦略のミス、在庫管理の不備、人件費の増加などが考えられます。

一方、外部要因には、競合の影響、景気の変動、為替や原材料価格の変動などが含まれます。これらを細かく分析し、どの要因がどの程度影響を与えているのかを明確にしましょう。

予算実績差異分析における課題

予算実績差異分析は、企業の財務管理において重要な役割があるものの、実際の業務ではデータの収集や分析プロセスに多くの課題が存在します。ここでは、予算実績差異分析における主な課題を3つピックアップして解説します。

データ収集の煩雑さ

予算実績差異分析の最初のステップは、各部門からのデータを収集し、正確な情報を統合することです。しかし、企業の規模が大きくなるほど複数の部門が関与したり、異なるフォーマットや基準でデータを管理していると集約作業に時間がかかったりします。また、データの正確性が求められるため、各部門が提出した情報の確認作業も必要です。

差異の原因特定が困難

予算と実績の間に生じる差異の原因を特定することは容易ではありません。なぜなら、差異が発生する要因は多岐にわたり、それらが複雑に絡み合っているためです。例えば、売上の変動、コストの増減、為替変動、景気の影響、予測の精度など、さまざまな要因が関与します。

企業の活動が多様化するにつれて、各部門が個別に意思決定することが増え、全体の統一性が失われることもあるでしょう。その結果、差異の原因を分析しようとしても単純な要因の特定にとどまってしまい、根本的な問題を明らかにすることが難しくなります。

分析の属人化

予算実績差異分析の業務は、特定の担当者に依存しやすい傾向にあります。理由としては、データの管理や分析手法が個々の担当者のスキルや知識に依存するためです。その結果、担当者が異動・退職した際に業務の継続性が損なわれるリスクが発生します。

予算実績差異分析を効率的に行う方法

予算実績差異分析を経営に生かすには、スピード感と正確性が求められます。しかし、手作業での分析には時間と労力がかかるため、効率的に進める方法を取り入れることが大切です。ここでは、予算実績差異分析を効率的に進める方法について解説します。

表計算ソフトを活用する

予算実績差異分析の手段として、多くの企業で「Microsoft Excel」や「Google スプレッドシート」といった表計算ソフトが活用されています。表計算ソフトを活用すれば、データの整理や集計、分析を手軽に進められます。以下は、表計算ソフトのメリットとデメリットです。

【メリット】

• 多くの企業で既に導入されていることから、新たなコストをかけずに活用できる
• 関数やマクロを活用すれば、企業独自の計算式やレポートを作成できる
• リアルタイムでデータを更新し、迅速に差異を共有・把握できる

【デメリット】

• データの入力や整理が手作業になり、ミスが発生しやすい
• 作り込まれたファイルほど属人化しやすく、業務の引き継ぎが難しくなる
• 部署ごと、予算ごとに多数のファイルやシートを作る必要があり、散在するデータを収集・統合する手間が発生する

表計算ソフトを活用して業務効率化を図る場合は、フォーマットの統一やマクロの活用などが必要です。

予実管理システムを導入する

予実管理システムは、企業の予算と実績をリアルタイムで管理し、分析を効率化するための専用ツールです。自動化された機能やデータ統合の仕組みが整っていることから、より正確かつスピーディーな予実分析が可能になるでしょう。以下は、予実管理システムの主なメリットとデメリットです。

【メリット】

• 異なる部署やシステムからのデータを統合し、一元的に管理できる
• データが自動で更新されるため、最新の実績と予算を即座に比較できる
• 手作業によるデータ入力ミスが減り、精度の高い分析が可能になる
• ダッシュボード機能を活用し、グラフやレポートを自動で生成できる

【デメリット】

• 導入費用や月額費用などのコストがかかることがある
• システムの操作方法を覚える必要がある

効率的に予算実績差異分析をするなら「ヨジツティクス」

予算実績差異分析の効率化において、予実管理システムの導入が有効ではありますが、操作を覚える必要があることやコストが高額になりやすいなどの課題があります。しかし、予実管理システム「ヨジツティクス」は、使いやすいUIを採用しており、予実管理に関わる全員がマニュアル不要で直感的に操作できます。

また、自社サーバーが不要なクラウドサービスであるため、初期費用を抑えられる点もメリットです。人数無制限の定額制を採用しているため、月額費用内で関連するメンバー全員が利用できます。柔軟な権限設定も特徴で、組織や役職ごとに適切なデータ開示が可能です。

まとめ

予算実績差異分析は、計画した予算と実際の支出や収益の差異を分析し、その原因を特定する手法のことです。コスト管理の精度向上や収益目標の達成に向けた改善策の立案、経営判断のスピードアップといった目的があります。

しかし、予算実績差異分析には、データ収集が煩雑である点や分析の属人化が発生しやすいなどの課題があります。

その課題を解決するには、予実管理システムの導入がおすすめです。予実管理システムを導入すれば、リアルタイムで予算と実績を把握でき、多角的な視点からの分析とスムーズな情報共有が可能になります。

予実管理システム「ヨジツティクス」では、経営企画のスペシャリストやサポートデスクが導入から運用まで丁寧にサポートしています。ぜひご利用ください。