活用テクニック
施策概要
カオナビを導入する目的・理念の浸透が重要
ツールは使う理由がないと活用を促進できません。カオナビの導入背景を改めて整理し、現場での利用イメージや入力されたデータをどう活かすのかを社員に伝えましょう。初めて使うツールで色々なことを説明してしまうと「複雑で難しい」といった印象を持たれてしまいます。導入間もない期間は使える範囲を絞り、使うメリットが高い機能から社内に展開します。
さらに円滑な利用スタートに向けて、計画的に社内説明会を実施するなどきちんと説明の時間と場を確保することで、社員の利用率向上に繋がったケースもあります。
- まずは着実に使い始めることを目標とし、社員が使える機能を必要最小限にする
- 社員がカオナビを積極利用できるよう、導入背景や活用イメージ、メリットを整理して伝える
- 社員全体への啓蒙や個への手厚いサポートで、カオナビに対する利用意識を向上させる
運用の工夫で解決
社員が利用する機能の範囲や、参照できる情報を見定めて展開する
簡単に使える印象を持ってもらうために、まずは使える機能・見られる情報を制限して社内展開をする企業様が多くいます。
カオナビは人材管理から評価、分析まで多数機能を備えています。利用開始の際はむやみに開放するのではなく、使う用途や目的に応じてアクセス権限の設定をし、自社の状況に合わせて運用することが重要です。たとえば人事評価の運用が導入目的の企業様の場合、評価者・被評価者に対し『スマートレビュー（評価ワークフロー機能）』＋『プロファイルブック（社員データベース）』を開放し、評価に必要な過去の評価履歴や社内経歴まで閲覧権限を与えるといったケースもあります。
また、運営側であるカオナビ管理者が使い慣れた後に社内へ展開することで、操作についての質問にもスムーズに対応でき、混乱なく運用するこができます。
身近な利用シーンに沿ったガイドラインやマニュアルを準備する
社員がスムーズに利用開始するには、操作方法だけでなく、社員の日常業務がどう変わるのか／どんなメリットがあるのかを具体化することをお勧めしております。
たとえば、「社内で連絡を取る際、カオナビで名前・顔・内線番号を簡単に確認できる」「入社した人の顔とプロフィールをチェックできる」「業務で相談したいとき、“〇〇業界に詳しい人”“△△スキルがある人”など、キーワードで検索できる」など、社員の身近なシーンで利便性が向上するカオナビ活用法を紹介することで、メリットも感じてもらえやすくなります。
また、確実に実施してもらいたいことは、多少の強制力を持たせることも大切です。
たとえば、「社員との面談の記録はカオナビの”面談記録”シートに入力するルールとします。（入力の有無は人事が確認しています。入力がない場合はリマインドを行います。）」といったように、カオナビを使うべきシーンとルールを決めておきましょう。使うべきシーンと必要なアクションを提示しましょう。
社内説明会やカオナビ登録キャンペーンなど全社的な施策を打ち出す
カオナビの使い方を説明する・デモンストレーションを見せる場として最適な機会は社内説明会です。
「とりあえず使ってみて」とログイン情報だけ通知をしても社員は使う理由が分からず、放置されがちです。説明会を開催することで、全体で運用を統一していくことや取り組みへの本気度合いが社員に伝わりやすくなります。
とあるカオナビご契約企業様においては、様々な社内施策を通しカオナビに登録することが「組織や役割を越えてお互いを高め合う」という企業ビジョンに繋がることを社員に伝え、短期間での社内理解・初期登録に成功しています。社内説明会などの形式的なイベントの他にも、導入後一カ月間は重点的にキャンペーン施策を実施し、社員の通行が多い場所にポスターを掲示したり、直接声をかけチラシを配布したりと接点を増やすことで社員の意識を向上。また「顔写真撮影コーナー」を設け、その場で顔写真登録のサポートをするなど、着実に登録を進めていく様々な工夫をされました。
