活用テクニック

課題

出社や取引先への訪問申請の承認ルートを整備したい

完全在宅勤務制となっており、社員がオフィスへ出社する場合は人事総務部の立ち会いや、交通費申請が必要となる。そのため、事前に出社日時を把握し、交通費の申告も行えるようにしたいと考えている。また、出社による外出だけではなく取引先への訪問が必要な場合も、上司へ事前申告することになっている。いずれも上司の確認を経て、日時把握や交通費の支給をできるようにしたい。

施策概要

承認ルートやフォームを使いやすくカスタマイズ

社員の出社や外出予定をスムーズに把握するため、評価ワークフローの承認者や申請フォームをアレンジし、各社員から電子申請できるようにしました。社員は使い慣れた機能で申請でき、マネージャーの承認、人事総務担当が勤怠を把握できるようなワークフローにしています。予定は急きょ変更となることもあるため、事前申請後も修正が行える設定にし、入力する側がメンテナンスしやすくしました。また、まとめて申請内容の確認や一括確定ができるため、承認を行う側も承認作業が負担になりません。

  • 評価ワークフロー機能を申請ワークフローとして活用
  • 確認・承認作業を一括対応することによる作業の軽減

カオナビを使った解決策

『スマートレビュー』を活用してワークフローを設計

普段は評価ワークフロー機能として『スマートレビュー』を使用していますが、人事から社員へ一斉にヒアリングを行い、人事以外の人に確認や承認をさせるフローにも応用することができます。
申請は半月ごとに行ってもらうようにしており、ワークフローは以下の通り設定しています。

事前申請後に予定が変更される可能性を見越し、マネージャー承認と人事総務の確認が終わったあとにも修正を行えるようなアクションを追加しています。「人事総務担当が最終確認をする」という次のアクションが確定するまでは自由に申請内容を編集できる設定にし、申請者が随時更新ができるようにします。

任意の項目でフォームをレイアウト

任意のパーツを組み合わせてレイアウトを作ることができるため、評価以外の用途に適したフォーム作成も可能です。用件はプルダウンリストを利用し選択肢から選べるようにしたり、日にちの入力にはカレンダーパーツを利用したりと、入力内容に応じて様々なパーツを組み合わせて設定していきます。

現在使用しているフォームでは一定期間の出社・外出に伴う往復交通費をまとめて申請するため、期間内に発生する交通費を合算して表示する設定も加えています。

まとめて確認、まとめて確定

承認期間中はマネージャーや人事総務担当が多くの社員の申請内容を確認する必要があります。そんなとき、自分が承認すべき対象者を絞込み、複数人の回答内容をまとめて確認・まとめて承認することができます。こうすることで確認作業も軽減できます。
※以下の例では、人事総務担当者がマネージャー承認済みの社員を絞り込んで表示しています

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