社員のコミュニケーション能力を向上させるにはどのような方法がありますか?

コミュニケーションには「話す」と「聞く」という2つの基本的なスキルがあります。職場内でのコミュニケーションについては、いくつかのルールを設けることで改善する可能性があります。

初歩段階として、おすすめは以下のルールを徹底させることです。

  • 「話す」(主に部下から上司へ):プレップ法
  • 「聞く」(主に上司から部下へ):バックトラッキング

これらの具体的な方法を示すことは、職場全体のコミュニケーション能力をアップさせるのに有効です。

上司に明確に情報を伝えるためには、プレップ法がおすすめ

話す場面でコミュニケーション能力が問われるのが、プレゼンテーションや上司への報告など、主に部下が上司に話をする場面です。限られた時間に、上司に明確に情報を伝えるためには、プレップ法がおすすめです。

プレップ(PREP)法とは、以下の略で、最初に目的を述べてから理由を説明することで、相手が話しの要点を理解しやすくなります。

  • P(Point)→結論や目的
  • R(Reason)→理由
  • E(Example)→具体例
  • P(Point)→再度、結論や要点を述べる

まずは、何を伝えたいのか明確にする習慣づけが大切です。

相手が発した言葉をオウム返しのようにくり返すコミュニケーション方法、バックトラッキング

一方の聞く場面では、上司の傾聴する力が問われます。そして、上司の傾聴力が高ければ部下との信頼関係も築きやすくなります。

バックトラッキングとは、相手が発した言葉をオウム返しのようにくり返すコミュニケーション方法です。この時、大切なのは言葉そのものではなく、相手が話した事実や感情、またはそれらの要約をくりかえすことです。そうすることで、話し手は、理解してくれたと安心感を得ることができるのです。

また、間違っている内容だったとしても、すぐには否定せず、一旦は聞く体制を作ることでコミュニケーションがとりやすくなります。

コミュニケーションに関する研修を行うことも有効

コミュニケーション能力は個人差があり、上記の方法で本質的な能力がアップするわけではありませんが、少なくとも職場内でのコミュニケーションは図りやすくなるはずです。

また、定期的に講師を招いて、コミュニケーションに関する研修を行うことも有効です。

いずれにしても、社員任せにしても個々のコミュニケーション能力が向上することは難しいので、定期的に対策を講じていく必要があるでしょう。