見積書のテンプレートとは? 書き方、作成後に確認すること、テンプレートが必要な理由、疑問について

見積書と一口にいっても正しい書き方作成後の確認ポイントなどは、なかなか分からないものでしょう。ここではテンプレートを含めた見積書に関するさまざまについて解説します。

1.見積書のテンプレートとは?

見積書のテンプレートとは、仕事の注文を受けた際に発行する文書の雛型のこと。

見積書は口頭やメールなどで依頼を受けてから作成するケースが多くを占めます。なかには「見積依頼書」という書面を受けたうえで見積書を作成する場合も。見積書を作成するときに多いのは、テンプレートを使うケースです。

そもそも見積書とは?

「見積書」とは、商的な取引のなかで最初に提出される資料のこと。「証憑」とも呼ばれ、仕事を受注するか否か判断したり、取引条件を検討したりする際に使用します。お金の流れを管理するために、なくなはならない資料です。

また見積書には認識の違いを防止したり、発注の決意を促したりする役割があります。

見積書のテンプレートは無料で手に入る

見積書に決まったフォーマットはありません。取引条件を検討したり、受注の可否を判断したりといった事柄が実施できれば、書式は自由です。

見積書のテンプレートはインターネット上をはじめ、さまざまなところで無料公開されています。おしゃれからシンプルまでデザインも豊富なので、用途に適したテンプレートを自由に選べます。

形式はエクセルやワードなどさまざま

見積書のファイル形式にも厳密な規定はありません。テンプレートにはWordやExcelを使ったもののほか、改ざんされにくいPDFファイルやイラストレーターを使ったカラフルな見積書などさまざまです。

自社環境やシーンにあわせてデザイン、ファイル形式を選べます。

商的な取引のなかで最初に提示される証憑を「見積書」といいます。見積書には決まった書式がないため、自由にテンプレートを選べるのです

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2.見積書の書き方

見積書に決まった書式はありません。しかし先方が取引条件を検討したり、受注の可否を判断したりするための情報を記載しなければなりません。ここでは見積書を作成する際に最低限記入が必要な8つの項目について説明します。

  1. 宛先
  2. 通番
  3. 見積書の発行日・提出日
  4. 発行者の会社名と押印
  5. 有効期限
  6. 見積金額
  7. 見積の詳細
  8. 補足説明

①宛先

「御見積書」と書いたタイトルの下に、見積書の作成を依頼してきた取引先の情報(会社名や屋号など)を記載します。取引先が個人の場合は「様」を、会社の場合は「御中」を付けるのが一般的です。必要に応じて担当者名や部署名を記載する場合もあります。

②通番

書面の右上には「通し番号」いわゆる通番を記載します。通番の記載は必須となっていません。しかし書かれているとどの見積もりの依頼なのか特定しやすくなったり、管理が楽になったりするのです。フォーマットによっては通番の項目がないものもあります。

③見積書の発行日・提出日

見積書の発行日または提出日は、必ず記載する項目のひとつ。この日付によって取引がいつ行われたのかが分かります。また先方との打ち合わせや受注の際、「〇月〇日のお見積書の件で」と伝えれば、円滑なコミュニケーションを取っていけます。

④発行者の会社名と押印

見積書をはじめ取引に係る書類には、発行する側の情報(会社名や住所、氏名や電話番号など)を記載するのです。先方が問い合わせしやすいよう、メールアドレスを記載する場合もあります。

会社対会社の場合、会社名横には社印を、担当者名横には印鑑を押すのが一般的です。

⑤有効期限

具体的な日付や発注後1か月以内など、見積書の有効期限も記載します。有効期限を記入する目的は、「価格変動の回避・先方に早めの発注を促す・期限終了後のトラブルを回避」などです。

⑥見積金額

見積の合計金額を税込で記載します。小計や消費税などの内訳を明記する場合も。見積金額は分かりやすく大きめに書くのが一般的です。もちろん資料や明細と照らし合わせて記載間違いが起きないよう十分注意します。

⑦見積の詳細

商品名やサービス名、数量や単価などの詳細情報も見積書に記載するのです。費用が毎月発生する場合は月額を記載し、数量の欄に月数を記載します。システム開発やデザイン発注などの場合、作業段階に分けて詳細を明記すると親切でしょう。

⑧補足説明

納品場所や納期、見積もり作成の前提となった条件など、上記で説明しきれない項目があれば「備考」の欄に記載します。前提条件が異なったため見積内容に変更が生じる場合は、その旨も記載しましょう。

補足事項がきちんと記載されていれば、先方の誤解やいらぬトラブルの発生を防げます。

見積書に決まった書式はないものの、これらの情報を記載すると取引内容を改めて確認できます

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3.見積書を作成した後に確認すること

見積書には取引条件を検討するだけでなく、依頼内容と提案内容における認識の違いを防ぐ役割もあります。見積書を作成した際は以下を見直し、不要なトラブルの発生を防ぎましょう。

  1. 記載金額
  2. 納品日
  3. 支払期限と支払方法の明記
  4. 社判
  5. 略称を使用していないか

①記載金額

見積金額は間違いがないよう重点的に確認します。そもそも見積書とは金額を伝えるための書類。ほかの項目がどれだけ丁寧に記載されていても、金額が間違っていればすべてが台無しです。

万が一本来の請求金額よりも安い金額を記載してしまうと、記載額での取引に応じるしかなくなってしまう可能性もあります。顧客との間にトラブルを発生させないためにも、十分に気を付けましょう。

②納品日

見積金額と同じくらい重要なのが納品日に関する記載です。あいまいな納期設定が原因で発生するトラブルは後を絶ちません。納期をはっきりさせておけば、納期を守った・守らなかったのいざこざを防げます。

また安易な納期設定はトラブルのもと。お互いが納得できるよう、実現できる範囲の納期を「〇〇年〇月〇日」のようにはっきり記載しましょう。

③支払い期限と支払方法

見積書には支払い期限や支払い方法など、資金繰りの面で非常に重要な要素となる「支払い条件」についても記載します。以下の支払条件を明記しておけば、その後の取引をよりスムーズに進めていけるのです。

  • 支払方法:現金での支払いか、指定金融機関への口座振込になるかを明記する
  • 支払期限:物品を納品する場合は「納品後〇日以内」と明記するのが一般的。継続取引では「月末締めの翌月末日に振込払い」と記載する場合も

④社判

見積書に社判を押すか悩む人も多いのではないでしょうか。見積書はあくまで見積もるだけですので、社判の有無は見積書の効力に影響を与えません。

ただし見積書に社判の押印があれば、先方に正式な書面である印象を与えるため、信用性が高まります。会社として発行した事実を証明するという目的で角印を押すのが一般的です。

⑤略称を使用していないか

見積書をはじめ、正式な書類を作成するうえでの略称は失礼にあたります。先方から「カッコ株でかまわない」と言われる場合もありますが、基本的には「株式会社」や「有限会社」なども社名の一部と考えて、極力省略しないようにしましょう。

また見積書は自社内にてやり取りする書類ではありません。社内や特定の業界内だけで適用する略語が記載されていないかも確認しましょう。

見積書を作成した際は、「記載金額・納品日・支払期限と支払方法の明記・社判・略称を使用していないか」を見直して、トラブルの発生を防ぎましょう

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4.見積書のテンプレートが必要な理由

なぜ見積書にテンプレートが必要なのでしょう。それは下記のような理由があるからです。

短時間で効率よく見積書を作成できる

見積書に記載する項目は業種や業態によって異なります。その都度最初から見積書を作成していては、余計な時間が取られて本来の業務に集中できません。

あらかじめ見積書のテンプレートを用意しておけば、短時間で効率よく見積書を作成できます。さらに会計ソフトと連動したクラウドサービスを利用すれば、見積書の管理にかかる手間を省けるのです。

テンプレートを使うため書き漏れが減る

見積書にはその後の取引に欠かせない情報が詰まっています。テンプレートなら最初から必要な項目が用意されているため、書き漏れや書き損じにともなうトラブルを防げるでしょう。

会社が販売する商品や業務形態によって、必要な項目は異なるもの。自社用に使いやすくアレンジしたテンプレートを用意しておくとよいでしょう。

見積書のテンプレートを用意しておくと、書き漏れや書き損じを防いだり、短時間で効率よく見積書を作成したりできます

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5.見積書に関する疑問

見積書をはじめ、商取引で使用する書類には注意点があります。ここでは見積書の作成にあたって特に疑問となる3つについて説明します。

  1. 手書きの見積書は有効か
  2. 見積書に値引きの記載は可能か
  3. 見積書をメールで送付できるか

①手書きの見積書は有効か

手書きでも、見積書として認められるのでしょうか。結論としては手書きの見積書でも問題ありません。ただし改ざんできないよう注意する必要があります。

「項目が追加できないよう空欄を埋めて作成する・消える筆記用具は使わない・合意金額を記載して項目の追加や削除ができないようにする」といった対策が必要です。

②見積書に値引きの記載は可能か

商品やサービスによっては「値引き」が発生する場合もあるでしょう。その値引きに合理的な理由があれば、見積書に値引きを記載できます。

値引きの表記方法は厳密に定められていませんが、「▲」や「-(マイナス)」を用いるのが一般的です。また値引きについて記載する際は、値引き後の金額のみを記載しないように注意しましょう。金額が値引き後なのか値引き前なのか混乱させないためです。

③メールでの送付は可能か

これまで見積書の送付には郵送を使用するのが一般的でした。しかし近年ではFAXや電子メールなどで見積書を送るケースも増えています。

見積書をメールで送付することについて、法律的な規制はありません。ただしこれまでの付き合いで紙ベースの見積書を郵送していた顧客に、ある日突然メールで見積書を送っても確認してもらえない可能性があります。

見積書をメールで送付する際は事前にその旨を伝え、了承を得ておくと安心です。

先にメールで見積書を送付し、あとから原本を郵送するケースもあります。テンプレートを活用して、後から修正や改ざんが行われない見積書を作成しましょう

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6.テンプレートを利用しても見積書がうまく作成できない場合

インターネット上では見積書に関するさまざまなテンプレートを配布しています。しかしそれらを利用してもうまく作成できなかった場合、どこに相談すればよいのでしょうか。ここでは見積書がうまく作成できなかった場合の相談先について説明します。

商工会議所に相談する

見積書の作成に悩んだ際の相談先として、第一に挙げられるのが「商工会議所」です。商工会議所では見積書の作成をはじめ、帳簿の付け方や申告方法、消費税率の対応など、さまざまな相談を受け付けています。

また経営指導員による一般経営相談だけでなく、弁護士や税理士など専門相談員による相談を受け付けている窓口もあるのです。

中小企業支援センターに相談する

中小企業庁では経営上の課題や資金調達に関する相談に応じる「中小企業支援センター」を各地に設けています。

中小企業やベンチャー企業はもちろん、今後創業を考えている人への相談も受け付けているため、見積書作成をはじめとしたさまざまな相談が可能です。

豊富な経験とノウハウを持つ専門家に相談して、見積書のテンプレートを新たに作成するのもよいでしょう。

商工会議所や中小企業支援センターに相談すれば、必要項目に漏れのない見積書テンプレートを作成できます