従業員名簿のテンプレート(無料)とは? 項目内容、作成の注意事項、保管方法、保存期間について

労働者を雇い入れる際に必須となる「従業員名簿」(労働者名簿)は、保存期間や方法、明記する項目などが法律によって定められています。従業員名簿を不備なく作るにはどうしたらいいのでしょうか。

1.無料版の従業員名簿テンプレートとは?

無料版の従業員名簿テンプレートとは、従業員を雇っている会社に義務付けられている従業員名簿を作成する際に、用いるもの。自社で一から書類を作成すると掛かる多大な手間を省く、非常に便利なものなのです。

従業員名簿用に作られた書式

必要事項の記載以外、従業員名簿に定められた書式はありません。テンプレートではあらかじめ記載すべき項目などが用意されているため、各項目を埋めていくだけでかんたんに従業員名簿を作成できます。

テンプレートを掲載しているWebサイトなどから無料でダウンロードできるので、自社に合った書式のテンプレートを探してみましょう。

無料テンプレートの種類について

無料テンプレートには、ExcelやWord、PDFなどの形式が存在しています。形式は、管理や入力のしやすさなどから選ぶとよいでしょう。また従業員ごとではなくひとつの書式に複数名まとめて記載できるテンプレートもあります。

多数のアルバイトを抱える企業や大人数の現場環境などの名簿管理では、まとめて記載できるテンプレートを選ぶと、より使いやすくなるでしょう。

複雑に思える従業員名簿ですが、テンプレートを使用するとかんたんに作成できます。自社の雇用に合った使いやすい形式のものを探しましょう

【大変だった人事業務が「情報の一元化」で圧倒的にラクに】
タレントマネジメントシステム「カオナビ」を使って業務効率が1/4になった企業も!

紙やエクセル管理から脱却できる
ボタンひとつで欲しいデータにアクセスできる
●社員のスキルも簡単に見える化
バランスを見ながら組織編成ができる
●優秀な人材の発掘、育成がしやすい

カオナビの資料を見てみたい

2.無料版テンプレートで作成する従業員名簿

従業員名簿とは、企業が労働者を雇う際に作成・保管が義務付けられている書類です。大手企業はもちろん、個人事業主でも作成・保管をしなくてはなりません。ここでは、従業員名簿とはどのようなものかについて、詳しく見ていきましょう。

従業員名簿は労働基準法第107条で作成が定められている重要書類

従業員名簿は、法定三帳簿の一つで、労働基準法107条によって作成を義務付けられています。法律で作成と保管が定められているため、正しく作成・保管を行っていない場合、30万円以下の罰金が科せられれる可能性もあるのです。

法定三帳簿とは?

法定三帳簿とは、労働基準監督署や年金事務所などの臨検(調査)で確認される「労働者名簿(従業員名簿)」「賃金台帳」「出勤簿」3つのことで、いずれも必須項目が定められています。

また法定三帳簿はそれぞれの起算日から「3年間」の保管が義務付けられており、提出を求められた際、いずれも速やかに提示しなければなりません。

従業員を雇用している企業は作成しなければならない

会社の規模や法人企業・個人企業などの形態にかかわらず、1人でも従業員を雇い入れている場合、従業員名簿の作成・保管義務があります。正社員や契約社員、パートやアルバイトなどいかなる雇用形態でも、従業員名簿の対象者となるのです。

ただし一部例外とされる雇用形態もあります。こちらについては後ほど説明しましょう。

法定三帳簿の一つ従業員名簿は、企業の規模・形態にかかわらず、従業員を雇うすべての使用者に作成・保管が義務付けられています。いつでも提示できるように「3年間」はしっかり保管しましょう

3.無料版テンプレートを使って作る従業員名簿に記載する項目とは?

従業員名簿には、9つの必須項目があります。不備なく記載するためにもそれぞれの項目について知っておきましょう。特に住所や氏名などは、現在の情報を記入する必要があります。変更があった際は直ちに項目を更新しましょう。

氏名、生年月日、性別、住所

氏名は戸籍上の氏名を記入します。戸籍と社内での通称名が異なるケースもあるため、注意しましょう。生年月日と性別は嘘偽りなく真実を記入します。

住所は、現住所の記入が義務付けられています。引っ越しなどで住所変更があった際は、速やかに名簿を修正しましょう。また「住民票に記載されている住所は実家だが、現在は別の場所に住んでいる」場合、現在住んでいる家の住所を記載します。

従事する業務内容

従業員が担う業務内容を記載します。たとえば建設会社の場合、営業や経理、現場監督や大工など、それぞれの労働者の役割や業務内容を記載するのです。

また従業員が30名以下の事業では、「営業兼現場監督」「人事兼所長」など1人が複数の業務を兼任する場合もあるでしょう。そのため記入は必須となっていません。なお異動や職務変更があった際は都度、役割や業務内容を記入し直します。

昇進や異動などの履歴

履歴について明確にどこまで何を記入・記載しなければならないか、労働基準法などの法令では定められていません。一般的には、従業員の職務経歴や入社以降に行った業務などを記載する場合が多いようです。

そのほか、「従業員が取得している資格」「人事異動や配置換え、昇給などの職務経歴」を履歴として記載するケースも見られます。

雇入開始年月日・退職年月日

雇入年月日は、採用年月日(採用が確定した日付)ではなく、実際に雇用した日付を記載します。内定通知が12月12日でも就業開始日が1月5日であれば、雇入日は1月5日となります。

退職年月日も同様に、退職届を受理した日付ではなく実際に従業員が会社を去った日付を記入しましょう。会社都合退職の場合、退職日のほかに退職理由の記載も必要です。

死亡年月日

病気や事故などで従業員が在職中に亡くなった場合、亡くなった日付と死亡起因、その原因を明記します。原因を明確に記載すると、労災保険の適用範囲かどうかが確認できますので、必ず記入しましょう。

なお個別の従業員名簿を作成する場合、その従業員が死亡した日を起算日として3年間保管する必要があります。

従業員名簿の氏名や住所・雇用年月日などは、入力内容に不備が発生しやすい項目なので注意が必要です。従業員の解雇や死亡の際はそれぞれの理由も忘れずに記載しましょう。

4.無料版テンプレートで従業員名簿を作成する際の注意点4つ

従業員名簿を作成する際、いくつか気を付ける点や作成する前にやっておく点があるのです。ここではそういったポイントについて詳しく説明します。

  1. 支店や事業場ごとに作成する
  2. 対象にならない従業員がいる
  3. 情報の取り扱いに注意する
  4. 情報の更新は速やかに

①支店や事業場ごとに作成する

テンプレートを使って従業員名簿を作成する際は、企業でひとつの従業員名簿を作るのではなく、事業場ごとに従業員名簿を作成します。事業場とは本社や支店、工場や店舗、営業所など、独立して継続的に業務を行う場所のこと。

本社が一括して全従業員分の名簿を作成・管理することは認められていません。ただし同じ事業場内でも労働形態が違う場合、別の事業場と見なされることも。たとえば会社内の社員食堂などです。

②対象にならない従業員がいる

従業員名簿の対象者は、労働基準法第9条の「事業又は事務所に使用される者で、賃金を支払われる者」です。そのため役員からパートやアルバイトの学生に至るまで、すべての「事業所から賃金を支払われている者」の従業員名簿を作成しなければなりません。

しかし派遣社員の場合、使用者はあくまで派遣元ですので、派遣元の会社が派遣社員の従業員名簿を作成します。また日雇い労働者は日々雇用契約を結ぶため、従業員名簿の作成対象にはなりません。

③情報の取り扱いに注意する

必須項目である氏名や生年月日、住所はもちろん、必須項目ではないものの電話番号などの「個人情報」を記載している場合もあるでしょう。これらの情報は、取り扱いに十分注意してください。

万が一従業員名簿の個人情報が漏えいした場合、個人情報保護法違反となり罰則を受けます。「個人情報を漏らさない」「他者が個人情報を悪用できない」ように、セキュリティ対策なども含めて厳重に保管できる体制を整えましょう。

事前に従業員の承諾を得る

上述したように、従業員名簿は個人情報に当たるため、作成前にあらかじめ情報収集について従業員から同意を得ます。また労働基準監督署などの第三者に情報を開示する可能性がある点も説明しておきましょう。

さらに「すでに収集した個人情報を取得時とは別の目的で利用する場合がある点」も本人に説明し、同意を得ます。

④情報の更新は速やかに

従業員名簿は、労働基準法で「遅滞なく訂正しなければならない」と定められているため、引っ越しや人事異動、結婚や離婚で姓が変わるなど、情報内容に変更があった際はその都度速やかに更新します。

更新を後回しにして遅滞したまま放置させないよう、注意しましょう。

従業員名簿を作成する際の注意点は、「支店や事業場ごとに作成する」「対象にならない従業員がいる」「個人情報であるため取り扱いに注意する」「情報の更新は速やかに」の4つです。それぞれに気を付けて従業員名簿を作成しましょう

5.無料版テンプレートで作った従業員名簿の保管方法・保存期間

従業員名簿は、保管方法や保存期間についても注意点があります。不備なく保管するために、従業員名簿の起算日となる日付や保管する際の媒体や形式、印刷の要否などについて知っておきましょう。

保管期間は起算日から3年間

従業員名簿の「起算日」とは、労働者に死亡、退職や解雇があった日付のこと。従業員名簿に入力した日付ではなく、労働者がいなくなった日付を起算日としている点に注意しましょう。

従業員名簿は起算日から3年間保存する必要があります。もし紛失などの不備があった場合は労働基準法違反となり、30万円以下の罰金が科せられるので注意してください。

紙またはデータで保管する

無料版従業員名簿テンプレートを使う場合、WordやExcelなどの形式が多いため、パソコンで入力して保存する場合が多いでしょう。従業員名簿は保管媒体が限定されていないため、電子データで保存していても問題ありません。

紙媒体でも保管できますが、大人数の事業場では大量の紙を保管する状況になってしまいます。検索・抽出・修正・更新を考えると、電子データのほうがよいでしょう。

データの場合はすぐに提示できるようにしておく

労働基準監督署などから、従業員名簿の閲覧を要請される場合があります。そうした状況に備えて、「すみやかに提出できるよう」従業員名簿を管理しておきましょう。

電子データで管理している場合、すぐにプリントアウトして写しを提出できるようにしてあれば問題ありません。その際に手間取ると、「従業員名簿の作成や保管に不備がある」と見なされる恐れもあります。すぐに印刷できる環境を準備しておきましょう。

起算日は、従業員名簿に記入した日だと勘違いしやすいですが正しくは従業員が去った日です。そこから3年間は、データでも紙でも構わないのですぐに提出できるよう準備しておきましょう