人材マネジメントツールとは? 機能、メリット・デメリット、選び方、比較ポイント【導入事例アリ】

人材マネジメントツールとは何でしょうか。機能やメリット、デメリットや選び方、比較ポイントなどについて、導入事例を交えて解説します。

1.人材マネジメントツールとは?

人材マネジメントツールとは、社内の人材に関する個人情報や評価、スキルや経験値などの情報を集約・蓄積して一元管理するツールのこと。一元管理した情報は、人材配置や人材育成に活用できます。

人材マネジメントツールを使うと、さまざまな情報を管理できるので、人材配置や人材育成に役立つのです

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2.ツールで効率化できる「人材マネジメント」とは?

ツールで効率化できる「人材マネジメント」とは、社員が持つ「タレント(英語で能力・資質・才能という意味)」「スキル」「経験値」などを人事管理して、戦略的な人事配置や人材開発を進めること。

ここでは人材マネジメントの内容や対象範囲について、解説します。

人材マネジメントの内容について

人材マネジメントでは、「人材の最適な配置」「退職への対策」「人材育成」などの課題に取り組みます。

具体的には、「人事評価制度」「報酬制度」「等級制度」などの人事制度を整備して、教育訓練などの拡充を図り、社員の働く意欲が引き出される仕組みを作りましょう。それによりモチベーションの高い社員を育成できます。

人材マネジメントの対象範囲

人材マネジメントを導入する目的によって、マネジメント対象となるタレントの選定が変わるのです。それぞれについて説明しましょう。

すべての社員が対象のケース

多くの中堅企業では、全社員を人材マネジメントの対象者として運用しています。次いで、「経営幹部候補者」「管理職候補者」を対象者としているのです。対して大企業は、対象者を少数にしぼる傾向にあります。

たとえば全社員を対象として管理し、総合的に人材を育成すると、適材適所な人材配置を目指せるのです。

幹部候補やプロ人材のみが対象のケース

この場合、社内で優秀な幹部になる可能性のある人材のみを選抜し、ほかの人とは違う育成をしていきます。

有能な人材の能力開発を優先し、能力に見合った仕事やポジションを用意して、成長を促しながら能力を最大限に引き出して活用するのです。ただし社員同士に優劣をつける状況となるため、ほか社員のモチベーション低下につながりかねません。

、「人材の最適な配置」「退職への対策」「人材育成」といった課題に取り組むと、モチベーションの高い社員を育成できます

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3.人材マネジメントツールにある機能とは?

人材マネジメントツールにある機能は、下記の6つです。

  1. 人材情報の一元管理と可視化
  2. 後継者の管理
  3. 目標やパフォーマンスの管理
  4. 要員計画の立案
  5. 報酬へ評価を反映
  6. 人材の採用管理

①人材情報の一元管理と可視化

現状の人員配置や面談記録など、分散した膨大な人材情報を一元管理して人材データベースを構築します。これにより対象となる人材の人事情報が収集できるため、「適材適所の配置」「人材育成」「人材採用」に活用できるのです。

なかには社員アンケートの回答をもとに、退職リスクを早期発見できる機能もあります。

②後継者の管理

後継者の管理機能とは、後継者候補として選抜した人材の状況をその都度確認し、成長を見守る機能のこと。たとえば、「幹部の後継者としてふさわしい人材をデータベースから選ぶ」「プールする仕組みの構築」「育成計画を練る」などが可能となります。

これらにより、求められる後継者像が明確になるのです。

③目標やパフォーマンスの管理

目標やパフォーマンスの管理とは、人材評価の指標や実績を管理する機能のこと。「社員と管理職が一緒に目標を考える」「社員の行動を見守る」「結果に対して次の目標設定を行う」といった人材管理が可能となります。

「社員が結果を出す」から「管理職による評価とフィードバック」までのスピードが確実に早まるのです。

④要員計画の立案

要員計画の立案とは、業務と人員の質を一致させ、効率的な事業運営を可能とする機能のこと。余分な採用が減るため、人件費の削減にもつながります。

要員計画とは、経営計画と連動しながら「必要な人事配置」「不要な人材の整理」「人材採用計画」について策定するものです。質の高い人材育成の推進や、後継者問題の解決といった期待もあります。

⑤報酬へ評価を反映

社員の業績に応じた適切な報酬を定めて、人材の定着率向上に寄与できる機能です。社員情報や評価結果などの情報にもとづいて報酬の配分をシミュレーションし、給与や賞与、昇給などを自動計算し調整します。

また社員一人ひとりの目標設定から、上司や同僚など周囲の評価を自動で給与に反映する機能もあるのです。

⑥人材の採用管理

自社の採用ターゲットが明確になり、人材獲得の費用対効果を分析して優秀な人材を採用する際に役立ちます。自社で活躍している社員の情報を分析すると、どのようなスキルや経験、経歴を持った人材が活躍をしているのか可視化できるのです。

それにより、優秀な人材を採用できる可能性が高まります。

人材マネジメントツールにある機能は、「人材情報の一元管理と可視化」「後継者の管理」「目標やパフォーマンスの管理」「要員計画の立案」「報酬へ評価を反映」「人材の採用管理」の6つです

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4.人材マネジメントツールの選び方とは?

人材マネジメントツールはどう選べばよいのでしょうか。ここでは、人材マネジメントツールの選び方5つについて解説します。

  1. 自社の現状に合ったものを選ぶ
  2. 必要な機能がそろったシステムを選ぶ
  3. 必要なデータが可視化されるものを選ぶ
  4. セキュリティーがしっかりしたものを選ぶ
  5. 柔軟性・拡張性があるものを選ぶ

①自社の現状に合ったものを選ぶ

「事業規模」「利用の目的」「維持費」といった項目を検討して、自社の現状に合ったツールを選びましょう。そのためには、自社の現状認識と解決すべき課題を明確にする必要があります。

課題に沿った人材マネジメントツールを選べば、課題を解決し、業績向上につなげられるでしょう。

②必要な機能がそろったシステムを選ぶ

人材マネジメントツールには、さまざまな機能があります。

  • 人材データベース機能…スキル管理、データ分析など
  • 評価機能…評価やワークフローの機能、目標管理機能など
  • そのほかの機能…採用管理機能、離職防止機能など

自社で使用したい機能を明確にし、気になるサービスに必要な機能が備わっているか確認しましょう。

③必要なデータが可視化されるものを選ぶ

可能な限り、自社が必要とするデータを、いつでもどこでも分析しやすい形で取り出せるツールを選びます。膨大な情報を収集し可視化できれば、内容を共有して分析などで活用できるからです。

調べたいときにサクサクと進むスピード感があるかどうかについても見ておきましょう。動作が速いほど、快適に作業できるからです。

④セキュリティーがしっかりしたものを選ぶ

人材マネジメントツールには、人事の重要情報が登録されています。社内や社外で流出が起こらないよう、強固なセキュリティー機能がある製品を選びましょう。

「IDやパスワード」「クライアント証明書による端末認証機能」「パスワードの強度設定」「データベースの二重化」といった機能を持つ安全性の高いシステムを選ぶのです。

⑤柔軟性・拡張性があるものを選ぶ

企業の状況に合わせて随時、サービス項目が変更・追加できるシステムを選びましょう。なぜならシステム導入後に配置転換や組織編雇が行われ、組織が大きく変わる場合もあるからです。そうした場合、柔軟に細かく変更が行えると便利でしょう。

なかには項目の変更や追加のたびに、別途費用が発生するシステムもあります。

人材マネジメントツールの選び方は、「自社の現状に合ったものを選ぶ」「必要な機能がそろったシステムを選ぶ」「必要なデータが可視化されるものを選ぶ」「セキュリティーがしっかりしたものを選ぶ」「柔軟性・拡張性があるものを選ぶ」の5つです

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5.人材マネジメントツール導入の注意点

人材マネジメントツール導入の際の注意点は、下記の2つです。

  1. 運用可能な業務や部署から導入する
  2. 社員の意見を反映する

人材マネジメントツール導入前に、人事担当者だけでなく、現場の意見もしっかりヒアリングしましょう。

①運用可能な業務や部署から導入する

まずは、運用可能な業務や部署に限定して導入します。小さな範囲で改善を重ねて実績を作ってから、徐々に全社員に対して運用していくとよいでしょう。

なぜなら一気に切り替えてしまうと、「評価者・被評価者ともに使いこなせず業務に遅れが出てしまう」「運用中に課題が生じた際、影響する範囲の広さから対処が大変になる」といった恐れがあるからです。

また「導入したもののなかなか効果が分からない」ケースもあると認識しておきましょう。

②社員の意見を反映する

必要以上に社員に気を使う必要はありません。しかし納得して協力してもらうためにも、広く現場の声も重視したほうがよいでしょう。

導入前のトライアル中はもちろん、実際に導入し運用がスタートしてから、社員の意見や考えを定期的に聴いて進めます。その都度、実施内容や運用面などの変更を検討していくことも大切です。

人材マネジメントツール導入の際の注意点は、「運用可能な業務や部署から導入する」「社員の意見を反映する」の2つです

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6.人材マネジメントツールの導入事例を紹介

最後に人材マネジメントツール「カオナビ」を導入した企業の事例を2つ、ご紹介しましょう。

日清食品ホールディングス(インスタントラーメンなどの食品加工会社)

「SHUFFLEFACE機能」などが、トップ層から問われる重要な話題に迅速に答えられるような環境を生み出しました。

また「カオナビ」は、名前や所属情報だけでなく、顔写真で社員を認識できます。そのためトップ層はその時点での人材状況を理解し、スムーズに判断できるようになりました。

さらに話題に上がった社員の詳細をその場で確認できるため、人事会議も活発化したのです。

ミュゼプラチナム(美容サロン運営、化粧品や美容商材の企画、開発など)

自由に項目をカスタマイズできる点が導入の大きな決め手となっています。まず評価フローが「見える化」されたため、評価運用が効率化されました。

また迅速で的確な評価の入力も可能になり、「会社はきちんと評価している」と現場の社員に伝わるようになったのです。結果、会社や上司に対する信頼感がアップし、社員の働きがいが向上しました。

2社とも「自由に項目をカスタマイズできる」「運用コストが安い」など、総合的なコストパフォーマンスの高さから、カオナビ導入に至っています