人材マネジメントシステムとは? 機能、メリット・デメリット、選び方、比較ポイント【導入事例アリ】

人材マネジメントシステムとは、人材情報を一元的に管理するシステムです。ここでは、導入事例などを含めて解説します。

1.人材マネジメントシステムとは?

人材マネジメントシステムとは、人材の評価・スキルなどの情報を一元的に、集約・蓄積して管理するシステムのこと。一元管理した情報は、人材配置や人材育成に活用できます。

人材マネジメントシステムとは、人材情報を一元的に集約・蓄積して管理するためのシステムで、人材配置・人材育成に活用できるのです

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2.システムで行う「人材マネジメント」とは?

システムで行う「人材マネジメント」とは、従業員の能力・スキルを管理して、人材配置や人材育成へ計画的に活用すること。人材マネジメントの対象や内容について解説しましょう。

人材マネジメントを行う対象とは?

人材マネジメントを行う対象は、人材マネジメントの導入目的によって異なります。例は下記のとおりです。

  • 人材の適材配置を目的とした場合…全従業員が対象
  • リーダーの育成を目的とした場合…管理職層が対象

ここからは、「全従業員」「後継者候補になりうる人材」を対象とした人材マネジメントについて解説します。

全従業員

全従業員を対象とした人材マネジメントは、中小企業で多く活用されているのです。一般的に、中小企業と大企業ではそれぞれ以下のような傾向が見られます。

  • 中小企業…人材マネジメントを積極的に活用する傾向
  • 大企業…一部の人材のみに適用する傾向

全従業員が対象となる人材マネジメントは、「人材の適正配置」「戦略的な人材育成」「プロジェクト編成」などを目的としたケースになるのです。

後継者候補になりうる人材

後継者候補になりうる人材を対象としたマネジメントは、主に大企業を中心として運用され、次のような手順になっています。

  • 社内にいる人材から、後継者候補を選抜する
  • 選抜した従業員に対し、管理職育成、後継者育成に特化した育成プログラムを実施する

人材マネジメントで行う内容

人材マネジメントで行う内容は、導入目的によって異なるのです。主に以下のような課題解決を目的として、人材マネジメントが行われます。

  • 最適な人材の配置
  • 戦略的な人材育成
  • 管理職候補管理
  • 退職の抑え込み
  • 採用管理
  • メンタルヘルスチェック
  • フィジカルヘルスチェック
  • 後継者育成
  • プロジェクト編成
  • 報酬管理

人材マネジメントの対象は、導入目的に応じて、「全従業員」「後継者候補のみといった一部の従業員」など変わるのです

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3.人材マネジメントシステムの機能とは?

人材マネジメントシステムには、下記のような7つの機能があります。それぞれについて解説しましょう。

  1. 人材データベースの構築機能
  2. 後継人材の管理機能
  3. 採用管理機能
  4. 要員計画の作成機能
  5. 報酬管理機能
  6. 社内評価が迅速に
  7. 人件費の削減

①人材データベースの構築機能

人材データベースの構築機能とは、人材データベースを構築して、従業員一人ひとりの人材情報を可視化できる機能です。

「社内で必要とされる基本属性に対応したデータベースを構築する」「基本情報の更新や更新にかかわる権限を自動的に再設定する」などにより、効果的に人材データベースを可視化できます。

②後継人材の管理機能

後継人材の管理機能とは、「後継者候補として選抜した人材状況を確認する」「後継者候補の成長を把握する」などできる機能のこと。例は下記のとおりです。

  • 必要なスキルや経験を備えた候補者のリストアップ
  • 特定ポストへの候補者設定
  • 特定ポスト以外の人材アプローチ
  • 育成計画の策定と管理
  • 後継者候補の充足度の把握

③採用管理機能

採用管理機能とは、従業員一人ひとりの人材情報や業績、功績などを可視化して採用ターゲットを明確にする機能のこと。この機能を使えば、採用したい人材に求めるスキル・経験・経歴などを可視化できます。その結果、採用ターゲットを明確にできるのです。

④要員計画の作成機能

要員計画の作成機能は、要員計画作成機能があるシステムに搭載されています。

この機能を活用すれば、「業務と人材の質を一致させて、効率的で効果的な事業展開を進める」「要因計画に則って適正な人員で事業展開し、余剰な採用や人件費を削減する」などの効果が期待できるのです。

⑤報酬管理機能

報酬管理機能とは、従業員の業績に見合う報酬を支払うための管理機能です。報酬は従業員のモチベーションに非常に大きな影響を与えるため、明確な基準にもとづいて公正に行われるべきもの。

報酬管理機能を活用すれば、従業員の業績に見合った報酬を決定できるため、離職率を下げるなどの副次的効果も期待できます。

⑥社内評価が迅速に

人材マネジメントシステムを活用すると、社内評価が迅速に進みます。

人事マネジメントシステムに搭載されている評価機能を駆使すれば、タイムリーな評価を実施できるのです。評価する管理職の記憶が鮮明なうちに迅速な評価が実施されれば、以下のような効果も生まれます。

  • モチベーションアップ
  • 評価を次の仕事へとつなげる

⑦人件費の削減

人材マネジメントシステムを活用すると、人件費の削減も期待できるのです。

人材マネジメントシステムには、「人材データベースの構築機能」「後継人材の管理機能」「採用管理機能」「要員計画の作成機能」「報酬管理機能」などが搭載されています。これらの機能を活用すると、業務効率化や余計な人件費の削減が実現するでしょう。

人材マネジメントシステムのさまざまな機能を活用すると、さまざまな効果が見込めます

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4.人材マネジメントシステムを選ぶときのポイントとは?

人材マネジメントシステムを選ぶときのポイントは、下記の5つです。それぞれについて解説しましょう。

  1. 導入の目的を明確にする
  2. 必要なシステムを事前に確認する
  3. 取り扱いやすいものを選ぶ
  4. サービス内容を変更できるか確認する
  5. セキュリティが強固なシステムを選ぶ

①導入の目的を明確にする

導入目的には、「離職率を下げる」「人材育成」「優秀な人材の採用」「後継者育成」「適正な評価と報酬制度の構築」などがあります。

自社が実現させたいマネジメントの目的を明確に設定してから、その目的に見合った人材システムを選択しましょう。

②必要なシステムを事前に確認する

人材マネジメントシステムには、「人材データベース構築機能」「後継人材の管理機能」「採用管理機能」「報酬管理機能」など、さまざまな機能があります。そのため事前に、自社で必要なシステムの検討・確認が不可欠です。

③取り扱いやすいものを選ぶ

人材マネジメントシステムは、多くの人が使用しますので、「画面の見やすさ」「操作性の良さ」「ほかデータとの連携のしやすさ」など、誰もが取扱いやすいシステムを選択しましょう。システムの効果的な活用にもつながります。

④サービス内容を変更できるか確認する

導入目的に沿ってシステムを選択しても、「企業を取り巻く環境」「社内情勢の変化」などにより、選択したシステムを変更したい状況もでてくるでしょう。それに備えて、臨機応変にサービス内容が変更できるシステムを選択しておくのです。

⑤セキュリティが強固なシステムを選ぶ

人材マネジメントシステムでは、人事に関する極めて重要な情報を取り扱うため、情報漏洩などに対して、強固なセキュリティ対策が講じられているシステムを選びましょう。リスク管理において重要なポイントとなります。

人材マネジメントシステムを選ぶ際のポイントは、「導入の目的を明確にする」「必要なシステムを事前に確認する」「取り扱いやすいものを選ぶ」「サービス内容を変更できるか確認する」の5つです

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5.人材マネジメントシステムの導入事例を紹介

最後に数ある人材マネジメントシステムから、カオナビを導入した企業を2社ご紹介します。2社は一体、どのように人材マネジメントシステムを活用しているのでしょう。

リブセンス

リブセンスは、インターネットメディア運営事業を展開する企業です。一人の従業員が複数のグループを兼務しており、その複雑な勤務状況の管理を適切・柔軟に行うことを目的に、カオナビを導入しました。

その結果、「氏名と顔の一致」「部署に所属する従業員の状況把握」「社内のチームワーク向上」といった効果が現れたのです。

クラウドワークス

クラウドワークスは、クラウドソーシング「クラウドワークス」を中心としたインターネットサービスの運営企業です。従業員の急増により、一元管理の必要性や人事情報の管理方法の見直しなどに迫られたため、カオナビを導入しました。

その結果、「システム活用による氏名、顔、所属部署の一致」「コミュニケーションの円滑化」といった効果が現れました。

カオナビなどの人材マネジメントシステムを導入すると、企業が抱えるさまざまな問題を解決できます