人事労務管理システムとは? 機能・できること、効果、導入メリット、選び方・比較のポイントについて

人事労務管理システムとは従業員の人事労務に関する手続きをシステム化したもの。ここでは人事労務管理システムの主な機能や効果などについて説明しましょう。

1.人事労務管理システムとは?

人事労務管理システムとは、従業員の人事労務管理をシステム化したもので、手作業よりも大幅な効率化を図れます。

人事労務業務では、各種保険手続きなどを国や市町村に届け出るものも多々。この書類作成は大変複雑で、手間と時間を費やさねばなりませんでした。

しかし人事労務管理システムを活用すると、従業員情報の管理や労務関係の書類作成、行政への保険の提出などの業務の自動化が可能になるのです。

人事労務管理システムとは従業員の人事労務管理をシステム化したもの。さまざまな作業の大幅な効率化を図れます

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2.人事労務管理とは?

人事労務とは企業の「人」にまつわる業務を指します。一般的には「人事」が従業員に向けての業務、「労務」が会社全体に向けての業務と区別されているのです。しかしながら企業の規模や形態によって「人事」「労務」における分類はさまざま。

中小企業では明確に区別されていなかったり、人事・労務に加えて社内の安全保持や備品管理、社内環境整備、行事企画などを行う「総務」を一つの部署で担ったりというケースも珍しくはありません。

人事労務管理の仕事内容について

人事労務管理の目的は、労働基準法に準じた職場環境に整えること。人事労務管理の範囲は幅広く、代表例な業務として以下のようなものが挙げられます。

  • 入社・退社申請
  • 給与計算
  • 従業員の配置
  • 従業員の育成
  • 従業員の勤怠管理
  • 職場の安全衛生管理

従業員が企業で仕事をするという前提において各種申請は労務管理に含まれているため、労務管理担当者はさまざまな法律や制度にまつわる知見が必要になるのです。

人事管理との違い

人事管理は「従業員」に携わる業務を意味します。人事管理が担当する業務例は、下記のとおりです。

  • 従業員の採用やそれに関わる手続き全般
  • 退職や解雇の調整
  • 人材育成
  • 人事異動
  • 人事評価

採用活動などは人事部門を中心とするものの、多くの場合で最終的な判断は上層部が行います。また人材の育成や評価、一定期間に実施される人事異動や昇格、配置管理など業務は多岐にわたるのです。

人事労務管理が必要な理由とは?

日本では以前、人事労務管理などのバックオフィス部門をアウトソーシングするという傾向にありました。しかしデータが企業外にあると事業戦略が迅速に立てられません。こうした問題から、インソーシングに戻りつつあるのです。

企業存続のために職場環境の整備が必然であるように、それをサポートする人事労務の存在もまた不可欠。職場環境が悪化すれば従業員のモチベーションが下がり、退職する可能性も高まるでしょう。

人事労務とは企業の「人」にまつわる業務を指します。一般的には「人事」が従業員個人に向けての業務、「労務」が会社全体に向けての業務です

3.人事労務管理システムでできること

人事労務管理システムを活用すると、下記4つが可能になります。

  1. 労務管理の書類作成
  2. 従業員情報の管理
  3. 行政手続き
  4. 人材マネジメント

①労務管理の書類作成

労務関係の書類を作成する際は、従業員の氏名や生年月日、住所だけでなく扶養家族などの情報も必要なため、ヒアリングなどに多大な手間と時間が費やされてきました。

しかし労務管理システムを使うと、従業員自身で入力できます。それにより人事労務担当者の業務が効率化されるようになったのです。

②従業員情報の管理

従業員の氏名や生年月日、所属や住所などの基本的な個人情報を一元管理できます。これによって従業員の採用・退職手続きはもちろん、住所変更手続きなどさまざまな書類作成業務が自動で行われるようになりました。

また専門知識が必要とされる健康保険や厚生年金、労災や雇用保険などの手続きに伴う書類作成の自動化も可能に。ペーパーレス化によって、業務の大幅な効率化を図れるのです。近年ではマイナンバーの活用によりセキュリティも向上したといえます。

③行政手続き

多くの人事労務管理システムでは、従業員それぞれに独自のページがあてがわれているため、デジタル化された情報をさまざまな部署の担当者が使用できるのです。

たとえば、労務や人事に関係する帳票作成を直接従業員に向けて配信したり、行政や年金事務所への電子申請手続きに活用したりできます。従来、手間と労力がかかっていた社会保険手続きや従業員管理を電子化によってより円滑に行えるのです。

④人材マネジメント

たとえば採用活動では、従来と比べて大幅に効率性が高まり、個人情報などの漏えいも防げます。また採用時における応募人数や日程選考結果などの情報もまとめて管理可能です。

さらに従業員の評価やスキルアップ、昇進や退職などの情報をまとめて管理できるため、人事評価でも活用できます。数字としての実績を残しにくい部署で働く従業員の評価も綿密に記録できるため、評価もより適正になるでしょう。

人事労務管理システムを活用すると、「書類作成」「従業員情報の管理」「行政手続き」「人材マネジメント」4つが円滑に行われます

4.人事労務管理システム導入のメリットとは?

人事労務管理システムを導入して得られるメリットは、下記の4つです。それぞれについて解説しましょう。

  1. 業務の効率化
  2. セキュリティの強化
  3. ミスの削減
  4. 継続的な人材育成

①業務の効率化

従業員の勤怠や評価といったデータを一括管理できるため、これまで人の手によってなされていた複雑な作業を自動化できます。企業側としても人件費やコストの削減は大きなメリットでしょう。

またクラウド上で書類へのサインを従業員に依頼できるため、これまで紙を介していた一連の作業も大幅に短縮。さらに書類の複製・編集も速やかに行え、利便性も高くなるのです。

②セキュリティの強化

最新の人事管理システムは数多くのセキュリティ機能を備えているため、機密情報も安全に守れます。セキュリティの種類は各社さまざまとなるものの、「トラブルを早い段階で発見」「ユーザーごとにパスワードを設定」など安心できる機能を備えているのです。

③ミスの削減

勤怠管理や給与計算などの計算業務に携わることが多い人事部門は、入力や計算のミスが発生しやすい環境です。このような人為的なミスを大幅に減少させ、手間のかかっていた作業をカットできます。

またフレックスタイムなど、従業員ごとに異なる雇用条件で計算が必要な場合でも、システム側で判断し計算できるようになりました。法改正や税率変更などにも柔軟に対応しているため、利便性も高いです。

④継続的な人材育成

従業員それぞれのスキルや営業実績などの適切な情報をデータベースに集積し、それをもとに評価を展開できます。そうしたデータをもとに必要なスキルの強化などが行えるため、継続的に人材育成できるのです。

人事労務管理システムを導入する4つのメリットは、「業務の効率化」「セキュリティの強化」「ミスの削減」「継続的な人材育成」です