人事労務管理ソフトとは? 機能・できること、効果、導入メリット、選び方・比較のポイントについて

人事労務管理ソフトとは、人事業務および労務業務で必要とする従業員の情報を一元に管理するソフトのことです。

1.人事労務管理ソフトとは?

人事労務管理ソフトとは、従来の労務管理から戦略人事まで、あらゆる人事労務業務をデジタル化し、従業員の手間や時間を削減するツールのこと。はじめに人事労務管理ソフトで行えることを確認しておきましょう。

人事業務と労務業務の両方をサポートできるもの

給与計算や勤怠管理、研究教育制度の企画に人事評価など、人事および労務の業務は多岐にわたります。人事労務管理ソフトでは、以下のような人事・労務業務の課題をサポートするので。

  • 給与計算:毎月の給与計算業務に手間がかかっている、どの給与計算ソフトを導入すればよいのか分からない
  • 勤怠管理:勤怠状況が正確に管理できていない、勤怠管理に時間がかかり過ぎている
  • 労務管理:従業員のストレスチェックを一元管理したい、顧問社労士と連携して管理したい

両方で必要とする「従業員情報」を一元管理できるもの

人事および労務業務には、従業員の出退勤時間やスキル、マイナンバーなどあらゆる「従業員情報」が必要になります。紙管理やExcelでの管理では情報が散乱してしまい、スムーズに最新情報を確認できません。

人事労務管理ソフトではさまざまな従業員情報を一元管理するため、ほしい情報をすぐに抽出できます。情報の紛失や漏洩といったリスクを減らすためのセキュリティ対策も万全です。

両方で必要とする関連書類の作成や手続き・申請などが行えるもの

人事労務管理ソフトでは、人事および労務業務で必要な書類の作成はもちろん、必要書類をオンライン上で提出・申請できます。

  • 在籍証明書の発行
  • 住所録や社員名簿の作成
  • 健康診断手配
  • 社会保険事務補助

人事労務管理ソフトを活用すれば、役所に足を運ぶ時間や手間を減らせるうえ、提出漏れや入力間違いなども防げるのです。

人事管理ソフトは、「業務にかかる時間を減らしたい」「労務経験が少なくて不安」「従業員情報の管理が煩雑」といった悩みをサポートします

人事評価の作業をラクにするには?

人事評価や目標管理でお困りではありませんか?評価システム「カオナビ」を使えば以下のお悩みが解決します!

●紙やExcelで運用で時間がかかりすぎる
●評価の進捗が見えない
●ファイル管理が煩雑になっている
●評価をする時間が取れない

カオナビで人事評価の業務時間を削減する
    https://www.kaonavi.jp

2.労務管理と人事管理の違いを知っておこう

労務管理と人事管理の違いについて、ご存じでしょうか。労務管理には「労働環境の整備」、人事管理には「人材の活用」と、それぞれ異なる目的があります。企業によっては部署が分かれておらず、人事部が労務と人事の両方を担当する場合もあるのです。

労務管理は「従業員が安心して働ける環境をつくる仕事」

労務管理の主な仕事は「従業員が安心して働ける環境をつくること」。従業員をサポートし、企業活動を円滑に進められる組織づくりを行います。具体的な業務は、下記のとおりです。

  • 給与計算
  • 勤怠管理
  • 社会保険の手続き
  • 入退社の手続き
  • 労働条件や就業規則の作成および変更
  • 福利厚生の管理
  • 労務トラブルの対応
  • 健康診断の実施

総務部(課)が担当する企業も多く存在します。

人事管理は「人材育成や人材マネジメントをする仕事」

人事管理の主な仕事は「人材育成や人材マネジメントをすること」。採用活動や研修、教育制度などを活用して、社内組織を最適化させるために必要な業務を行います。具体的には、下記のような業務です。

  • 採用活動
  • 評価制度の制定
  • 社内研修の実施
  • 人事異動
  • 昇給や配置管理

総務部(課)が担当する場合の多い労務管理に対して、人事管理の多くは人事部(課)が担当します。会社の方向性を理解したうえで明確な判断を下す必要があるため、知識よりも経験が重視される業務です。

どちらも従業員を対象とした業務、という意味では同じです。しかし労務管理は組織全体を、人事管理では従業員一人ひとりが対象、といった違いがあります

3.人事労務管理ソフトの機能

それでは人事労務管理ソフトの具体的な機能について見ていきましょう。ソフトによっては給与管理機能を備えたサービスがあるものの、基本機能は大きく分けて次の4つです。

  1. 勤怠や入退社に関する機能
  2. 給与に関する機能
  3. 社会保険や労働保険に関する機能
  4. 従業員データの管理

①勤怠や入退社に関する機能

人事労務管理ソフトでは、従業員の勤怠や入退社に関する業務をサポートします。まずは企業に新たな人材を雇用した場合の業務について見ていきましょう。新規採用の際、担当者には次のような業務が発生します。

  • 労働条件の明示および雇用契約の締結
  • 履歴書や職務経歴書、 住民記載事項証明書など新入社員が入社時に提出した書類の管理
  • 労働保険や社会保険の新規加入手続き

応募書類や雇用契約書、免許や資格の管理

従業員を新たに雇用する際、さまざまな書類が必要になります。

  • 履歴書や職務経歴書などの応募書類
  • 年金手帳:年金加入手続きに必要
  • 雇用保険被保険者証:雇用保険加入手続きに必要
  • 源泉徴収票:年末調整に必要
  • 扶養控除等申告書:社会保険や税金の手続きに必要
  • 雇用契約書:賃金や労働時間などの労働条件を明示、同意したもの

人事労務管理ソフトではこれらに記載された情報のほか、資格の種類や有効期限、資格手当の金額なども管理できます。

勤務時間や時間外労働などの管理

人事労務管理ソフトでは、勤務時間や時間外労働などを管理可能です。労働基準法において使用者(企業)は、労働時間の適切な管理が義務付けられています。

つまり企業は、タイムカードやICカードなどの客観的な記録をもとに、従業員の勤務時間を確認・記録しなければならないのです。人事労務管理ソフトによっては、タイムレコーダーなどと連携して、よりスムーズに労働時間を管理できるサービスもあります。

有給や各種休暇の管理

有給や各種休暇の取得状況、またそれらの残日数の管理も人事労務管理ソフトが有する機能のひとつ。労働基準法において、労働者は次の2点を満たす場合に年次有給休暇(有給)を取得できます。

  • 雇入れの日から6か月以上継続して雇われている
  • 全労働日の8割以上を出勤している

また令和元年の改正により、令和3年1月1日からは看護休暇や介護休暇が時間単位で取得できるようになったのです。

在籍証明書や退職証明書などの発行

人事労務管理ソフトを活用すれば、在籍証明書や退職証明書などもかんたんに発行できます。在籍証明書とは、その名のとおり企業に在籍している、または在籍していたと証明する書類のこと。

従業員本人が転職する場合や、未就学児を保育所や保育園に預ける際の申請書類として必要になります。また会社を退職していると証明するための書類を「退職証明書」といいます。複数の企業に重複して所属していないことを証明する書類です。

②給与に関する機能

続いて、人事労務管理ソフトが有する給与に関する機能について見ていきましょう。人事労務管理ソフトでは、毎月の給与計算や給与明細の発行、年末調整などの業務をサポートします。

給与に関する機能は、必ずしもすべての人事労務管理ソフトに標準で含まれているわけはありません。サービスによっては別パッケージになっています。

給与計算や給与明細の発行

給与計算とは、従業員の毎月の給与を計算する業務のこと。使用者(企業)は、従業員一人ひとりに給与支給額や控除額などが明記された給与明細を発行しなければなりません。

時間外労働や各種控除、税率の変動など、その計算は意外と煩雑です。人事労務管理ソフトを使用すれば、保険料や所得税を最新税率でミスなく自動計算できます。

年末調整や源泉徴収票の発行

人事労務管理ソフトでは、年末調整や源泉徴収票の発行も可能です。年末調整とは、企業が本来徴収すべき従業員一人ひとりの所得税総額を再計算し、過不足分を調整する業務のこと。こうした明細が記載された書類を源泉徴収票と呼ぶのです。

もちろん、年末調整は書類を作成して終わりではありません。それぞれの書類を各自治体に送付する必要があるのです。しかし人事労務管理ソフトを活用すれば、オンライン上での電子申請が可能になります。

③社会保険や労働保険に関する機能

社会保険や労働保険の管理も、人事労務において非常に重要な業務です。日本では、被保険者1人以上のすべての法人事務所、および常時従業員を5人以上雇用している個人事業所のすべてに社会保険(厚生年金保険、健康保険)の加入が義務付けられています。

また雇用形態を問わず、従業員を1人でも雇用していれば、労働保険の適用事業となるのです。

【社会保険】健康保険と厚生年金

「社会保険」とは、下記5つの総称です。

  1. 健康保険(医療保険)
  2. 厚生年金(年金保険)
  3. 雇用保険
  4. 介護保険
  5. 労災保険

担当者は労働者の採用日から5日以内に、健康保険および厚生年金保険被保険者資格取得届を日本年金機構へ提出しなければなりません。人事労務管理ソフトを使用すれば、各種保険の手続きや必要書類の作成、電子申請を行えます。

【労働保険】労災保険と雇用保険

労災保険(労働者災害補償保険)と雇用保険を総じて「労働保険」と呼ぶのです。労災保険に加入すると、労働者が業務や通勤が原因で負傷した場合に、被災労働者や遺族を保護するための給付を受けられます。

また雇用保険に加入すると、労働の継続が困難になった際、生活や雇用の安定と就職の促進を図る給付などを受けられるのです。こちらも人事労務管理ソフトを活用すると、保険料の計算や更新手続き、電子申請が可能となります。

マイナンバーの管理

雇用保険の届け出には、マイナンバーの記載が必要です。そのため人事労務管理ソフトには従業員一人ひとりのマイナンバーを管理する機能も備わっています。

従業員からマイナンバーを取得する際は、厳格な本人確認が必要です。個人番号通知カードや個人番号の記載された住民票での正しい番号確認、運転免許証や公的医療保険の被保険者証など本人確認資料の管理も、人事労務管理ソフト上で行います。

④従業員データの管理

人事労務管理ソフトでは、従業員一人ひとりの「雇用管理に関する個人情報」のほか、扶養家族や同居家族の有無なども管理するのです。

サービスによっては、扶養家族だけでなく、就職した子どもや共働きの妻など、扶養しない家族の情報を管理できるソフトもあります。

人事労務管理ソフトは書類作成の自動機能や電子申請機能などを備えているため、担当者の入力作業や申請にかかる手間と時間を削減できるのです

4.人事労務管理ソフトの効果、導入メリット

勤怠管理や給与計算など、さまざまな機能を備えた人事労務管理ソフト。企業がこの人事労務管理ソフトを導入するメリットは、下記の2つです。

  1. 管理業務の効率アップ
  2. 人的ミスの防止

①管理業務の効率アップ

人事労務管理ソフトを活用すると人事担当者との情報共有がスムーズになるため、従業員一人ひとりの進捗状況が把握しやすくなります。それにより必要書類の作成にかかる人的、時間的コストを大幅に削減できるのです。

またそれまで各窓口に直接足を運ぶ必要があった業務も、電子申請を使用すると会社にいながら必要書類を提出できます。

②人的ミスの防止

人が管理する以上、転記ミスや誤入力などの人的ミスは少なからず発生するもの。「業務でツールを使い分けているため転記ミスが減らない」「修正にかかる負荷が大きい」「残業時間に上限超過直前まで気付けない」といった課題を抱える企業も少なくありません。

人事労務管理ソフトを導入すると、転記ミスや重複といった人的ミスを未然に防げます。アラートや自動判定機能を活用すれば、超過労働などのリスクに早く気づき、先回りした対策も可能になるでしょう。

人事労務管理ソフトを導入した結果、年末調整にかかる工数のおよそ7割をも削減した企業があります

5.人事労務管理ソフトの選び方・比較のポイント

人事労務管理ソフトを検討する際は、自社の部門体制や担当者の人数、実際に使用する担当者の負担などを考慮しましょう。ここでは人事労務管理ソフトの選び方および比較のポイントを4つに分けて紹介します。

  1. 必要な業務に対応しているか
  2. ほかシステムとの連携が可能か
  3. 「クラウド型」と「インストール型」のどちらが適しているか
  4. サポートしてもらえるか

①必要な業務に対応しているか

まずは検討している人事労務管理ソフトが、必要な業務に対応しているか、確認しましょう。サービスによっては給与管理機能を別パッケージとしているソフトや、有休管理・Web給与明細などの必要な機能だけをアラカルトで選べるといったシステムもあります。

また既存の管理システムをそのまま使用し、必要に応じてAPIやExcel、CSVなどで各情報を連携することが可能なソフトもあるのです。あらかじめ人事労務管理ソフトで何をしたいのか、自社でどのような課題を抱えているかを明確にしておきましょう。

②ほかシステムとの連携が可能か

続いて、検討している人事労務管理ソフトが既存のシステムと連携できるか、確認します。日本シャルフが2020年に発表した調査では、システムの導入に際して約18%の会社がシステムの連携が不十分だったため、既存データが取り込めなかったそうです。

連携が不可能だった場合、過去のデータが引き継げず、しばらくの間は両方を管理しなければなりません。効率化を考えていたものの余計な手間が増えたという残念な結果にならないよう、各システムとの連携や使いやすさなども事前に確認しておきましょう。

③「クラウド型」と「インストール型」のどちらが適しているか

人事労務管理ソフトには「クラウド型」と「インストール型」の2つがあります。それぞれメリットが異なるため、どちらが自社に適しているかを比較してみましょう。

  • クラウド型:新規にサーバーを設置する必要がないため初期コストを抑えられる、ハードウェアの新規導入や設置場所、電気代などが不要、スピーディーに運用を開始できる
  • インストール型:既存システムとの柔軟な連携が可能、法改正や企業成長などの環境変化にもスムーズに対応できる

④サポートしてもらえるか

先に挙げた人事労務管理システムに関する調査では、改善して欲しい機能やあると嬉しい機能のトップに「サポート体制の充実」が挙げられていました。

「詳細な操作方法が分からない」「計算結果が合わない」「勤務内容が変わったためシステムを変更したい」といった状況やトラブルが発生してもサポートしてくれる体制が整っているか、あらかじめ確認しておきましょう。

あわせて、サポートがメールや電話での回答になるのか、リモートサービスや修理スタッフの手配になるのかなどについても確認しておくと、安心です。

人事労務管理ソフトは、導入して終わりではありません。システムを活用して、企業が本来のビジネスに集中できる組織風土を構築しましょう