人事管理システムの機能とは? できることと導入のメリット、選び方のポイントについて

人事管理システムとは、人事管理を効率的に行うためのツールです。ここでは、人事管理システムについて解説します。

1.人事管理システムに必要な機能は何か?

人事管理システムに必要なものは、人事管理で発生する問題点や課題を解決するための機能です。ここでは、人事管理システムに必要な機能について、下記5つの観点から解説します。

  1. 人事担当者の人手不足
  2. 採用
  3. 人材の発掘
  4. 人材流出の防止
  5. 人材育成

①人事担当者の人手不足

少子高齢化や労働人口の減少などは、企業にとっても大きな課題だとされています。なぜなら「勤怠管理」「給与計算」「人材配置」「人材教育」などを担う人事担当者の不足も続いているからです。

人事管理システムには、人事担当者の不足を補えるような機能が必要といえます。

②採用

売り手市場が続くと、採用難易度が上昇します。こんなとき、「企業が求める理想の人材像が不明瞭」「事業計画と採用計画が連携されていない」などが起きると、採用難を招きます。採用をスムーズに行うための機能が、人事管理システムには必要なのです。

③人材の発掘

年功序列の時代、人事管理はさほど難しくありませんでした。しかし現在では、「転退職で人材の流動性が高まる」「M&Aなどで社員が一気に増加する」「多様な雇用形態が混在している」などが起こり得ます。

そこで効率的に優秀な人材を発掘する機能が必要になるのです。

④人材流出の防止

「能力を開発しながら社員を長期雇用する」これは、経営上の観点から考えて極めて合理的でしょう。しかし、「給与」「仕事」「職場環境」「人間関係」などの不満から離職する社員もいます。そこで流出抑止に役立つ機能が求められるのです。

⑤人材育成

近年、「少子高齢化による新人採用」「キャリアを持つ人材採用」の難化が多く見られます。その結果、企業は社内の人材を育成し、一人ひとりに高いパフォーマンスを求めなければならない状況になりました。

そこで人材育成の機能が求められるのです。

人事管理システムに必要な機能は、「人事担当者の人手不足」「採用」「人材の発掘」「人材流出の防止」「人材育成」の5つです

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2.人事管理システムの機能でできること2つ

人事管理システムの機能でできることは、下記の2つです。ここではそれぞれの内容について見ていきます。

  1. 人事・給与の管理
  2. 人材マネジメント

①人事・給与の管理

人事・給与の管理は、「勤怠管理」「給与計算」「労務管理」3つから構成されています。なぜこのような内容を行うのでしょうか。その目的は、以下のとおりです。

  • 勤怠管理データを取りまとめること
  • 勤怠管理データをもとにして、効率的な給与計算を行う

勤怠管理

勤務管理とは、従業員の勤務状況を適正に把握すること。人事担当者は、適正に把握した勤怠管理データをもとに、さまざまな人事関連の処理を行っているのです。

最近では、「出退勤の打刻をPCやスマートフォンで行う」「従業員の勤怠管理データをクラウド上で集計する」などができるシステムも増えています。

給与計算

給与計算とは、勤怠管理データをもとに、従業員の給与額を計算すること。「就業規則や雇用契約に則った手当」「社会保険や税金」などを計算し、最終的な従業員の手取りを算出するのです。

雇用形態の多様化により給与計算は複雑になる昨今、人事管理システムの活用で煩雑な給与計算事務の負担軽減が期待できます。

労務管理

労務管理は、「求人」「採用」「配置」「異動」「人事評価」「人材育成」「各種保険」の手続きや管理の総称です。従業員の会社員生活をサポートする重要な管理業務で、人事管理システムを使えば、以下のような業務をクラウドでかんたんに進められます。

  • 雇用契約書や名簿の作成
  • 労働条件変更の履歴管理
  • 社会保険など各種保険の手続き

②人材マネジメント

人材マネジメントとは、企業戦略を達成するための人材採用や人事評価のこと。人材採用も人事評価も共に、経営資源のひとつ「ヒト」を生かしながら、企業活動を充実させたり活性化させたりするきっかけになる重要な業務です。

人材採用

人材採用とは、「応募」「採用」「入社」に関する業務のこと。人事管理システムでは、「求人や応募者情報」「面接の選考」「応募者の評価」「内定者の情報」などに関する管理業務を一手に引き受けてくれるのです。

こうしたシステムを活用すれば、「効率的な採用活動」「漏れのない情報管理」が可能になるでしょう。

人事評価

人事評価とは、従業員一人ひとりの「勤怠」「能力」「保有資格」「職場内経験」「実績」といったデータを集めたうえで、評価者が従業員を評価すること。

人事管理システムでは、評価履歴の管理や数値化できない評価を記録できるため、適正な人事評価を実現します。こうした評価をもとにすれば、効果的な人材配置や昇進などが実施できるでしょう。

人事管理システムの機能でできることは、「人事・給与を管理できる」「人材をマネジメントできる」の2つです

3.人事管理システムの導入によって得られるメリット5つ

人事管理システムの導入によって得られるメリットについて、下記5つの観点から解説します。

  1. 業務の効率化
  2. セキュリティの強化
  3. 人為的なミスの削減
  4. 継続的な人材育成
  5. 法令改正への対応が容易

①業務の効率化

人事管理システムでは、「属性」「人事考課」「人材育成」「異動」「配置」「勤怠管理」「採用」など、従業員に関する情報を一元管理できるのです。管理が効率化するうえ、人事担当者の業務負担も軽減するでしょう。

②セキュリティの強化

情報の漏えいは、リスク管理の脆弱さを象徴します。企業はデータ管理に目を光らせなければならず、人事関係のデータに関しても、「パスワードの管理」「バックアップの実行」などのセキュリティ対策が不可欠です。

人事管理システムには情報漏洩の防止機能が搭載されているので、こうしたセキュリティ対策にも対応できます。

③人為的なミスの削減

勤怠管理や給与計算などに象徴されるとおり、人事が担う業務は正確性が求められます。しかし人事管理システムには自動計算の機能があるため、システムを導入すれば計算ミスといった人為的なミスを軽減できるのです。

④継続的な人材育成

人材育成は、従業員一人ひとりのデータベースを元にした育成計画が欠かせません。人事管理システムを導入すれば、蓄積されているデータをもとにした継続的な育成計画が進められるでしょう。

⑤法令改正の対応が容易

社会保険や税金に関する制度には、法改正があります。しかしこうした法改正の調査には、時間がかかります。そこで人事管理システムを導入すると、法改正を適宜通知してくれるため、漏れなく迅速・正確に対応できるのです。

人事管理システムを導入すると、人事担当者の負担が軽減するだけでなく、効率的で効果的な人事業務を実現できるのです

4.人事管理の課題から見えてくる人事管理システムの選び方4つ

人事管理の課題から見えてくる人事管理システムの選び方とは、一体何でしょうか。ここでは下記4つのポイントについて解説します。

  1. 業務効率化につながるか
  2. セキュリティ管理はしっかりしているか
  3. 必要な人事管理機能が備わっているか
  4. 長期的なサポート体制は整っているか

①業務効率化につながるか

人事担当者の業務は、多岐にわたるもの。給与計算などは正確で迅速な処理が求められるものもあり、業務効率化は必須の課題です。人事管理システムを選ぶ際は、「作業工程の軽減」「作業効率の向上」などが実現できるかどうか、検討しましょう。

②セキュリティ管理はしっかりしているか

個人情報の漏えいは、必ず避けなければなりません。人事管理システムを選ぶ際は、「不特定の者がかんたんシステムにアクセスできないか」「万全なセキュリティ体制が構築されているか」といったポイントを選択基準に入れておきましょう。

③必要な人事管理機能が備わっているか

人事管理システムの多くは、人事データ管理などの基本機能のほかにもさまざまな機能が搭載されています。システムを選ぶ際は、「どのような機能があるか」「自社の求める機能と合致するか」などを見極めましょう。

④長期的なサポート体制は整っているか

人事管理では、「社会保険制度や税制の改正」「マイナンバー制度の適用」など、制度改正への対応が求められます。制度変更を適宜アップデートできるなど、長期にわたるサポート機能があるかどうか、見極めておきましょう。

人事管理システムを選ぶ際のポイントは、「業務効率化につながるか」「セキュリティ管理はしっかりしているか」「必要な人事管理機能が備わっているか」「長期的なサポート体制は整っているか」の4つです